Spreadsheet Compare и Spreadsheet Inquire помогут вам всегда быть в курсе ваших данных.
Кредит изображения: Launcher Ltd / Wavebreak Media / Getty Images
Даже для самых организованных бухгалтеров и бухгалтеров огромный объем информации, которую вы храните в Excel, вскоре может стать ошеломляющим. В Microsoft Excel есть два инструмента для сравнения данных электронных таблиц, которые могут оказаться очень полезными, если вы пытаетесь найти опечатку в ячейке или сравниваете документы для подготовки к аудиту. Оба доступны только в Office профессиональный плюс 2013 и Office 365 профессиональный плюс, электронная таблица. Сравнение и запрос электронной таблицы позволяют анализировать книги или создавать отчеты о различиях между двумя электронные таблицы. Эти два метода могут значительно сэкономить время по сравнению с ручным сравнением данных.
Таблица сравнения
Шаг 1
Щелкните «Сравнение электронных таблиц» на начальном экране Windows 8. Введите «Сравнение электронных таблиц» в поле поиска и выберите файл, если вам не удается найти его на экране.
Видео дня
Шаг 2
Щелкните вкладку «Главная» вверху и выберите «Сравнить файлы».
Шаг 3
Щелкните синий значок папки рядом с полем «Сравнить» в появившемся диалоговом окне. Просмотрите сохраненные файлы Excel и выберите первую таблицу, которую хотите сравнить.
Шаг 4
Щелкните значок зеленой папки рядом с полем «Кому» в следующей строке. Просмотрите свои файлы Excel, чтобы выбрать вторую электронную таблицу, которую вы хотите сравнить.
Шаг 5
Щелкните по кнопке «ОК».
ШАГ 6
Выберите критерии, которые вы хотите использовать при сравнении, в меню слева. Вы можете выбрать такие критерии, как «Значения ячеек», «Формулы» и «Формат ячейки», или просто установить флажок «Выбрать все».
Шаг 7
Нажмите «ОК», чтобы создать отчет о различиях. Сравнение электронных таблиц создает полный список всех различий между двумя файлами на основе указанных вами критериев.
Таблица Запросить
Шаг 1
Включите надстройку Inquire, если вы этого еще не сделали. Щелкните вкладку «Файл» в Excel и выберите «Параметры», а затем «Надстройки». В раскрывающемся меню «Управление» выберите «Надстройки COM», нажмите «Перейти» и убедитесь, что установлен флажок «Запросить надстройки».
Шаг 2
Щелкните вкладку «Запрос» в верхней части Excel, чтобы изучить возможности анализа и сравнения электронных таблиц.
Шаг 3
Щелкните команду «Сравнить файлы», чтобы запустить сравнение электронных таблиц прямо из Excel.
Шаг 4
Щелкните «Взаимосвязи в книгах», чтобы создать графический отчет о ссылках между вашими книгами, например о формулах, которые ссылаются на значение, содержащееся в другой электронной таблице. Используйте значки «Связи рабочего листа» и «Отношения ячеек», чтобы делать то же самое между листами в книге или ячейками на листе.
Шаг 5
Щелкните значок «Анализ рабочей книги», чтобы создать полный интерактивный отчет в открытой электронной таблице, включая информацию о значениях, форматировании, структуре и формулах.
Подсказка
Для управления версиями или по сети функция сравнения электронных таблиц позволяет сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.
Сообщение «Невозможно открыть книгу» в программе сравнения электронных таблиц может указывать на то, что определенная электронная таблица защищена паролем. В этом случае просто нажмите «ОК» и введите пароль книги.
Таблица Сравните различия цветовых кодов в зависимости от типа данных и характера различия. Левая нижняя панель отчета о различиях содержит легенду, показывающую, что означает каждый цвет.
Вы можете использовать анализ рабочей книги в параметрах запроса, чтобы дополнить сравнительные отчеты и лучше понять, как внесение изменений может повлиять на структуру вашей электронной таблицы. Используйте параметры «Ячейка», «Рабочий лист» и «Связи с рабочей книгой», чтобы узнать, как внесение изменений в одну ячейку может повлиять на все ваши файлы.
