Загрузите доступный шаблон главной книги Excel с одного из предоставленных бесплатных сайтов. Шаблон должен работать во всех версиях Excel. Главная книга - это запись транзакций каждой учетной записи в вашей системе бухгалтерского учета. Поскольку использование главной книги и надлежащих методов бухгалтерского учета требует использования бухгалтерского учета с двойной записью, каждая введенная транзакция влияет на два счета.
Щелкните ячейку чуть выше «1» и слева от «A». Это выделит всю страницу на листе главной книги. Удерживайте клавиши «CTRL» и «C», чтобы скопировать лист. Нажмите кнопку «Вставить» в верхней строке меню и прокрутите вниз до кнопки «Рабочий лист», затем нажмите. Щелкните ячейку в верхнем левом углу над цифрой «1» и слева от «A» на новом листе и удерживайте клавиши «CTRL» и «V», чтобы вставить шаблон главной книги на другой лист. В этом шаблоне есть место для ввода операций главной книги для девяти различных счетов.
Создайте не менее пяти одинаковых листов, что даст вам 45 различных учетных записей, которые вы сможете отслеживать. Первый лист должен быть для текущих, сберегательных счетов или счетов заработной платы; Назовите его "Банковские счета". Вы создаете заголовок, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку в нижнем левом углу с надписью «Лист 1» и выбрав кнопку «Переименовать». Второй лист должен быть для счетов «Доходы». Они будут включать доход от продаж, доход от услуг и возмещение уплаченных комиссий.
Третий лист должен быть для счетов «Расходы». Сюда входят уплаченная арендная плата, коммунальные услуги, рабочая сила, лицензии или налоги. Четвертый лист должен быть для счетов «Собственный капитал», включая начальные инвестиции для создания компании, любые полученные от владельца и любые реинвестиции в компанию. Наконец, пятый лист должен быть для «Обязательств», включая ссуды на строительство, транспортные средства, оборудование и кредитные карты.
Создайте дополнительные листы для тех областей, в которых больше девяти учетных записей. Если по какой-то случайности в одной из категорий более девяти учетных записей, например «Расходы», создайте еще один или еще два листа и переименуйте их «Расходы 2» и «Расходы 3». Каждой создаваемой учетной записи должен быть назначен количество. Как правило, все банковские счета начинаются с 10-, счета доходов с 20-, расходные счета с 30-, счета капитала с 40- и счета пассивов с 50-.
Обратите внимание на столбцы в каждой записи главной книги. Столбцы даты и описания не требуют пояснений. Сообщение "Ref." столбец предназначен для ввода номера другого счета, затронутого транзакцией, в строке. Остальные столбцы - это «Дебет», «Кредит» и «Баланс».
В большинстве случаев дебет счета добавляет деньги к этому счету, а кредит удаляет деньги со счета. Для каждого дебета должен быть кредит. Другой способ думать об этом: дебет - это «то, что у вас есть», а кредит - это «откуда это».
Например, вы платите 400 долларов за электричество. Вы платите за это чеком от вашей компании. Спросите себя, что вы получили? У вас есть электричество на 400 долларов, поэтому дебетуйте счет коммунальных услуг (# 3010) на сумму 400 долларов. Теперь спросите себя, откуда это взялось? Он поступил с вашего текущего счета, поэтому внесите на банковский счет (№ 1010) 400 долларов.
На счету коммунальных услуг введите # 1010 для Post Ref, а в банковском счете - # 3010 для номера счета.
