Наличие системы управления цифровыми файлами имеет серьезные преимущества для бизнеса.
По мере того, как ваш бизнес вступает в эпоху цифрового распространения, вам нужно будет решить, следует ли переходить с бумажной файловой системы на цифровую систему управления файлами. Хотя переход на полностью компьютеризированную файловую систему может показаться устрашающим, очевидные преимущества наличия цифровой файловой системы побудили многих сделать этот переход.
Сниженная стоимость
Из-за стоимости аренды недвижимости для хранения документации цифровая архивация начинает окупаться, как только она будет внедрена. Поскольку нет физического оформления документов, затраты на обработку и пересылку документов туда и обратно значительно снижаются. Это также позволяет хранить документы, которые должны храниться в виде бумаги, в меньших и менее дорогих местах.
Видео дня
Going Green
Снижение углеродного следа вашего бизнеса может стать важным фактором в достижении сегодняшней экологической потребительской базы. Это может значительно улучшить имидж компании, дать налоговые льготы и снизить стоимость поставок. Цифровая файловая система может положительно изменить всю основу для бизнеса, а переход на более «зеленую» систему может дать широкие рекламные возможности.
Более плавный рабочий процесс
Получение бумажных копий документов, поданных и хранящихся на физическом носителе, может оказаться длительным процессом, который может привести к человеческим ошибкам, проблемам с безопасностью и физическим потерям. С цифровой системой дело обстоит иначе. В считанные секунды документ может быть доступен на столе того, кому он нужен. Это приводит к более короткому рабочему периоду, позволяя быстрее продвигаться и уделять больше времени разработке проектов.
Повышенная безопасность
В то время как традиционная система хранения бумажных документов может быть открыта и проверена любым, у кого есть доступ к ней, цифровая файловая система может обеспечивать различные уровни защиты, позволяющие хранить документы конфиденциально. Используя пароли, указанные папки для разных пользователей, шифрование данных и контрольные журналы, которые позволяют вам сохранять запись того, кто и когда обращался к файлам, система управления файлами может сделать ваши документы намного более безопасными.
Надежное архивирование
Бумажные документы и файлы могут быть уничтожены в результате чрезмерного обращения, ущерба от пожара, наводнения и других стихийных бедствий. Поскольку данные могут храниться на серверах в любой точке мира, вы можете безопасно архивировать свои бизнес-документы, не беспокоясь о возможном повреждении имущества. Вы также можете сделать свои архивные данные переносимыми, используя такие вещи, как съемные жесткие диски, USB-накопители и компакт-диски.
