Хранение документов в единой системе означает, что она не будет дезорганизована.
Файловая система - это метод организации документов и хранения документов. Хранится шкаф или ящик, в котором хранятся бумажные копии документов, а электронная система хранит данные на компьютере. Это могут быть электронные письма или сканированные документы. После того, как система настроена, важно, чтобы она поддерживалась, чтобы она оставалась в порядке с регулярным добавлением обновленной информации. Для обслуживания системы вам необходимо создать процедуру для использования обеих систем.
Хранение бумажных копий
Шаг 1
Пометьте каждую папку, файл, ящик или коробку. Название должно включать предмет документации, а также дату начала оформления документов. Например, «Квитанции с июня 2010 г. по настоящее время» или «Папка отдела кадров, февраль 2008 г.».
Видео дня
Шаг 2
Создавайте новые папки, файлы и ящики или ящики, когда у вас есть новая категория документов для сохранения или когда старые папки, файлы и ящики заполнены. Используйте цветовую кодировку, чтобы различать годы и месяцы.
Шаг 3
Добавляйте новые документы в наиболее подходящую папку или ящик. Размещение документов в папках наугад испортит файловую систему, так как информация будет искать не в том месте. Если система упорядочивает документы в алфавитном порядке, продолжайте использовать этот процесс вместо переключения на другой формат.
Шаг 4
Ежегодно удаляйте старые ненужные документы. По мере того, как вы продолжаете добавлять файлы, некоторая информация станет неактуальной и устаревшей. Измельчите его и освободите дополнительное место для хранения.
Электронная подача
Шаг 1
Создавайте папки или каталоги на своем компьютере. Регулярно консолидируйте данные, чтобы они не стали дезорганизованными. Наличие нескольких сетевых дисков или нескольких папок, содержащих аналогичную информацию, не является эффективным способом организации данных.
Шаг 2
Регулярное резервное копирование данных. Для этого используйте DVD-диски, USB-накопитель, внешний жесткий диск или стороннюю компанию. Это защищает данные от потери.
Шаг 3
Защитите данные, заблокировав каждый файл, предоставив доступ делегированным пользователям или добавив пароль при открытии файла. Это предотвращает неправомерное использование данных, мошенничество или несанкционированный доступ. Кроме того, вы можете быть уверены, что ею пользуются только люди, знающие, как работает система.
Шаг 4
Напишите порядок использования электронной системы подачи документов. Включите пошаговые инструкции о том, как находить, ссылаться, категоризировать и архивировать данные, чтобы каждый пользователь работал с системой одинаково. Держите его в курсе, если вы дорабатываете систему, чтобы избежать путаницы между пользователями.
Шаг 5
Проверяйте файловую систему каждые два года. Убедитесь, что он функционирует нормально - это можно определить по тому, насколько эффективно ведение архива, насколько легко найти данные и насколько они организованы. Кроме того, удалите ненужные файлы и сведите к минимуму электронный беспорядок.
Вещи, которые вам понадобятся
Картотека или ящик
Папки
Пустые этикетки
Ручки или маркеры
Компьютер
Подсказка
Проведите групповой тренировочный день, чтобы объяснить, как работает каждая файловая система, чтобы ею можно было управлять и поддерживать ее ежедневно.
Попросите поделиться мнением о том, как разработать файловую систему, чтобы она была более удобной для пользователя или лучше организованной.
