В чем сходство между таблицами Excel и Access?

Максимально эффективное использование пакета Microsoft Office зависит от понимания всех возможных вариантов хранения информации. И Microsoft Excel, и Access предоставляют таблицы со строками и столбцами, которые позволяют хранить, сортировать и форматировать записи. Таблицы Excel содержат мощные инструменты для хранения информации и использования формул. Таблицы доступа являются основой базы данных и служат отправной точкой для ввода и просмотра информации. Обе программы предоставляют многие из основных функций.

Электронные таблицы Microsoft Excel и таблицы Access предоставляют формат для хранения информации в одном наборе или в нескольких наборах. В Excel несколько наборов данных можно разместить на отдельных вкладках одного и того же файла Excel. Точно так же вы можете разделить данные на несколько таблиц Access в базе данных Access. Электронные таблицы Excel и таблицы Access имеют одни и те же узнаваемые функции, включая ячейки, организованные в столбцы и строки, заголовки столбцов и выбор строк.

Электронные таблицы Excel и таблицы Access позволяют настроить способ отображения вашей информации. Вы можете сортировать по одному или нескольким столбцам в алфавитном или числовом порядке. Например, вы можете отсортировать список продуктов по идентификационному номеру продукта, затем по имени, а затем по дистрибьютору в обеих программах. Кроме того, вы можете просмотреть ограниченный объем информации, отфильтровав таблицу или электронную таблицу. Это не удаляет записи, но временно отображает записи на основе критериев.

Вы можете установить определенные типы данных для ячеек и столбцов как в таблицах Excel, так и в таблицах Access. Установка типа данных улучшает читаемость вашего набора данных, поскольку пользователь может различать разные типы информации. Тип данных по умолчанию в обеих программах - текст, который не требует какого-либо особого форматирования. Но вы можете захотеть, чтобы столбец со списком «Стоимость» содержал числа в валюте. Если вы установите тип данных для валюты, отобразится соответствующий формат.

Ваши электронные таблицы Excel и таблицы Access выиграют от настраиваемого форматирования текста и ячеек. В обеих программах вы можете установить форматирование текста, высоту ячейки и ширину столбца. Вы также можете установить выравнивание текста по левому краю, центру или правому краю. Линии сетки могут помочь отличить ячейки друг от друга и могут быть настроены на отображение по вертикали, горизонтали или и того, и другого. Настройка этих форматов повышает удобство использования электронных таблиц и таблиц и обеспечивает профессиональный вид вашей электронной таблицы.