20 советов ниндзя, чтобы максимально использовать возможности Gmail

В 2015 году Gmail превысило 900 миллионов пользователей. Неплохо для проекта, кодовое название которого взято из мультфильма Дилберта. Когда он был запущен, никто не поверил - он дебютировал в День дурака.

Отчасти из-за серьезного интерфейса Gmail люди редко утруждают себя изучением его многочисленных функций. В конце концов, это уже так просто. Но для тех, кто не торопится изучать все тонкости, Gmail становится гораздо более мощным инструментом. Вот 20 советов, которые помогут вам стать ниндзя Gmail.

Это самый важный инструмент для навигации по Gmail. Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, никогда им не пользовались. Щелкните значок Механизм - расположен в правом верхнем углу экрана Gmail - в него и войдите в дивный новый мир.

Первое, что вы заметите, когда нажмете кнопку Механизм - это несколько вариантов под заголовком, называемым

Вы также можете выбрать, сколько писем будет отображаться на странице. Щелкните значок Механизм а потом Настройки> Общие. Под Максимальный размер страницы вы можете выбрать количество разговоров (т. е. электронных писем) на странице от 10 до 100.

Помните, что всякий раз, когда вы вносите изменения в Настройки, вы должны спуститься вниз страницы и выбрать Сохранить изменения или ваши изменения не будут сохранены.

Выбор темы - одно из самых значительных визуальных изменений, которые вы можете внести в Gmail. Перейти к Механизм и выберите Темы. Вас встретит множество фонов. Красочный фон дает ощущение, что вы работаете прямо со своего рабочего стола, а не в браузере. И вы также можете выбрать одно из ваших собственных изображений в качестве фона.

Если вы хотите вернуться к фону Gmail по умолчанию, выберите тот, который отмечен Светлый.

Вы также можете выбрать свой стиль текста. Перейти к Механизм и выберите Настройки> Общие и ты увидишь Стиль текста по умолчанию. Здесь вы можете выбрать шрифт, стиль и цвет вашего текста.

Как вы платите за свои темы? Мы не имеем в виду одежду. Потоки - это функция многих почтовых программ, которая группирует сообщения с их ответами. Вам может это понравиться, а может и не понравиться; возможно, вы хотите, чтобы каждое электронное письмо отображалось отдельно. Если вы не хотите, чтобы ваши электронные письма были вложены друг в друга, вы можете отключить эту функцию. Направляйтесь к Механизм и выберите Настройки> Общие а потом Просмотр разговора. Установите переключатель рядом с Просмотр разговора отключен положить конец тредам.

Вы также можете изменить свой стиль почтового ящика. Перейти к Механизм и выберите Настройки> Входящие. Выберите раскрывающееся меню рядом с Тип почтового ящика. Для него установлено значение по умолчанию, при котором электронные письма представлены в том порядке, в котором они были получены. Но, может быть, вы предпочтете другой путь. Может быть, вы хотели бы сначала видеть непрочитанные электронные письма, или помеченные письмами, или даже важные письма вверху.

Но вы спрашиваете: как Gmail может узнать, что важно? Отличный вопрос! И это подводит нас к следующему совету.

Вы можете указать Gmail, какие сообщения важны для вас. Рядом с каждым электронным письмом есть небольшой значок в виде флажка, который становится желтым при нажатии (подробности см. На снимке экрана). Нажимая на нее, вы сообщаете Gmail, что это важно. Через некоторое время Gmail поймет и начнет автоматически определять эти электронные письма как важные. Например, каждое электронное письмо от вашего начальника будет помечено как важное. И наоборот, вы можете отменить выбор писем, которые не являются важными, но которые Gmail ошибочно определяет таким образом. Вскоре Gmail будет выполнять сортировку вашей электронной почты за вас.

Визуальная организация электронных писем может помочь вам идентифицировать важные электронные письма, когда вы быстро просматриваете свой почтовый ящик. Два основных инструмента Gmail для этого: этикетки и звезды. Начнем с ярлыков, которые также служат папками в Gmail. Чтобы создать этикетку, вы переходите в верхнюю часть окна и выбираете Перейти к значок в виде папки.

Когда вы нажмете на нее, вы увидите раскрывающийся список. Выбирать Создать новое. Дайте название своей новой этикетке и нажмите Создавать.

Как мы уже упоминали, ярлыки - это просто имя, которое Gmail использует для папок. Они появляются в левой части вашего почтового ящика под Сочинять кнопка. Вы можете сделать электронные письма с ярлыками более привлекательными, назначив им цвет. Если вы наведете курсор на название ярлыка, вы увидите небольшую стрелку справа. Щелкните по нему, и появится окно. Вверху окна вы увидите Цвет ярлыка. Щелкните стрелку справа от нее, и появится поле выбора цвета метки. Просто нажмите на нужный цвет, и он будет цветом вашей этикетки.

Звезды - еще один отличный способ выделить вашу электронную почту визуально. Посмотрите на правый край списка адресов электронной почты в своем почтовом ящике, и вы увидите пустые звезды. Когда вы нажимаете на звезду, она становится желтой. Бум, вы отметили сообщение. Это может означать все, что вы хотите; пометки писем могут пометить их как важные, требующие доработки или что-то еще. Тебе решать.

Желтый - это здорово, но у вас есть гораздо больше цветов на выбор, что значительно увеличивает организационную ценность этих маленьких значков. Каждый раз, когда вы щелкаете звезду, она меняет один из доступных цветов.

Но вот уловка: вы контролируете, какие цвета (и даже формы) доступны. Щелкните значок Механизм и выберите Настройки> Общие. Прокрутите вниз до Звезды. Вы можете перетаскивать звезды (и фигуры) между разделами «Не используется» и «Используется», что дает вам все возможности определять, что происходит, когда вы снова нажимаете звездочки в папке «Входящие».

После того, как вы выбрали то, что хотите, не забудьте нажать Сохранить изменения.

Вернувшись в свой почтовый ящик, вы можете выбрать цвет звездочки (или другого значка), нажимая несколько раз на значок звездочки рядом с вашим электронным письмом. Он будет последовательно пробегать ваши варианты цвета.

Создание фильтров - отличный способ повысить производительность Gmail. По сути, вы создаете правила, которые автоматизируют ответ Gmail на входящие электронные письма. Это экономит ваше время, так как вам больше не нужно обрабатывать каждое электронное письмо индивидуально. Правила могут быть любыми: от перемещения писем до их пересылки и отправки шаблонного ответа.

Сначала выберите адрес электронной почты, для которого вы хотите создать фильтр. Затем выберите Более из верхней строки меню и спуститесь к Фильтровать подобные сообщения.

В приведенном ниже примере мы выбрали маркетинговое письмо от Phoenix symphony. В первом появившемся окне Из: строка заполнена. Щелкните там, где написано Создать фильтр с этим поиском.

Когда вы закончите, вы попадете в другое окно, где вы можете создать правило или фильтр по своему усмотрению. В этом случае мы собираемся создать два правила: пропускать входящие и относить эти типы писем к категории рекламных. После выбора правил нажмите Создать фильтр. После этого все электронные письма от отдела маркетинга Phoenix symphony будут проходить мимо входящей почты и попадать прямо в Акции.

В этом поле вы увидите, что у вас есть много вариантов для создания фильтра. Вы можете пометить все письма, приходящие от отправителя (в данном случае phoenixsympony.org), пометить их, пометить их как прочитанные или удалить, среди других возможностей.

Создавая фильтры, вы создадите поток в своем почтовом ящике, который будет поддерживать движение электронной почты в нужном вам направлении, что значительно повысит эффективность вашей электронной почты.

Когда вы создаете фильтр, он не повлияет на уже полученные электронные письма - если вы не выберете Также применить фильтр к совпадающим беседам который является флажком справа от Создать фильтр кнопка.

Вы, вероятно, отправили хотя бы одно электронное письмо, на которое хотите вернуться.

Хотите, чтобы вы могли нажать кнопку «Отменить» через мгновение после того, как нажали «Отправить»? К счастью, в Gmail это возможно. Щелкните значок Механизм тогда Настройки> Общие. Установите флажок, чтобы включить Отменить отправку и выберите количество времени, которое вы хотите уделить себе. Имейте в виду, что чем дольше вы установите период отсрочки отмены, тем дольше будет фактически отправляться каждое электронное письмо из вашего почтового ящика, поэтому 10 или 20 секунд, вероятно, будет достаточно.

Сочетания клавиш - отличный инструмент для более быстрого перемещения по Gmail. Вы можете использовать их для навигации по Gmail, а также для сортировки сообщений. Первое, что вам нужно сделать, это включить сочетания клавиш, поскольку их положение по умолчанию отключено. Вы делаете это, нажимая на шестеренку, затем Настройки> Общие. Перейти к Горячие клавиши и выберите переключатель рядом с Сочетания клавиш на.

Чтобы увидеть полный список быстрых клавиш Gmail, посетите здесь. Вы также можете найти шпаргалку по Gmail здесь.

У большинства из нас более одной учетной записи электронной почты. И можно добавить эти учетные записи в Gmail, поэтому вам не придется входить в несколько учетных записей, чтобы проверить свою электронную почту, если это обычные учетные записи POP3.

Вам необходимо знать настройки учетных записей электронной почты, которые вы планируете добавить. Получив эту информацию, перейдите в Gear, затем Настройки> Учетные записи и импорт. Затем выберите Добавьте свой почтовый аккаунт POP3.

Отсюда просто введите информацию, которую запрашивает Gmail. Gmail попытается заполнить некоторые из них автоматически, но может ошибиться. Лучше узнать эту информацию заранее и ввести ее вручную. Вы также заметите кнопку рядом с Оставить копию полученных сообщений на сервере. Выберите это, если вы часто проверяете почту для этой учетной записи из других мест. После того, как вы заполнили информацию, нажмите Добавить аккаунт. Теперь вы настроили Gmail для получения писем из другой учетной записи.

Вас также спросят, хотите ли вы также Отправить электронные письма из этого аккаунта. Если вы выберете «Да», то в следующем поле вас спросят, хотите ли вы Считать псевдонимом. Это личный выбор, который больше всего влияет на настройки поиска. Вы можете узнать подробности здесь. По сути, если вы выберете Считать псевдонимом, при поиске «От: Я» Gmail будет рассматривать этот новый адрес также как «Я» - то есть вы - и получать все ваши электронные письма из новой учетной записи, которую вы добавили.

Вам также будет предложено ввести информацию о вашем исходящем сервере и пароль. Когда вы нажмете «Далее», вас могут попросить ввести код подтверждения, подтверждающий, что вы действительно являетесь владельцем этой учетной записи, который будет либо отправлен по электронной почте, либо в текстовом сообщении на ваш телефон. Завершив этот шаг, вы готовы к работе. Вы увидите новое электронное письмо под Отправить письмо как: в Учетные записи и импорт в настройках.

Когда вы в следующий раз отправитесь по электронной почте, вы увидите раскрывающийся список в Из: строка вашего электронного письма. Это дает вам возможность отправить электронное письмо из своей исходной учетной записи Gmail или из новой учетной записи, которую вы добавили. Вы можете быть осторожны при отправке с того адреса, с которого хотите отправлять. Есть настройка в Аккаунты и импорт это позволяет вам Ответ с того же адреса, на который было отправлено сообщение. Выбрав этот параметр, вы должны избегать любых ошибок, если ваша цель - всегда иметь одно и то же.

Добавление других учетных записей электронной почты может быть немного сложным. Поэтому мы даем простой совет, который избавит вас от раздражения. Возможно, вы заметили, что накопили нечестивое количество рекламных писем. Пришло время поцеловать их на прощание и использовать драгоценные 15 ГБ пространства, которые Gmail выделяет вам для более важных дел.

Возможно, вы уже знаете, что если вы нажмете кнопку Выбрать все Значок в дальнем левом углу верхней панели меню, выбраны только 100 писем (или любое количество писем, которое вы установили для одной страницы). Если у вас много писем, на то, чтобы удалять их по 100 за раз, уйдет много времени.

Оказывается, решение скрывается у всех на виду - а вы, вероятно, никогда этого не замечали. Когда вы выбираете все, если в этой папке или метке больше писем, чем помещается на текущей странице, вы всегда получаете возможность выбрать все письма. Щелкните ссылку в желтом сообщении, чтобы выбрать все.

Выбрав одно из писем, нажмите Удалить. Готово и готово!

Операторы поиска - это горячие клавиши в мире поиска. Изучение их сейчас сэкономит вам много времени на просеивание. Они помогут уточнить ваш поиск, когда вы будете искать это письмо в стоге сена.

Операторы поиска в Gmail включают Из: который, если за ним следует имя, автоматически найдет все электронные письма от этого человека. Точно так же есть К: который указывает получателя. Например, если вы хотите быстро найти всю свою почту от фанатов легенде комиксов Стэну Ли, вы должны ввести Кому: Стэн Ли и список появится в вашем почтовом ящике. Вы также можете искать по теме с Тема: Комиксы. (Обратите внимание, что между двоеточием и поисковым запросом не должно быть пробелов.) Вы также можете выполнять поиск по меткам (Этикетка:) и сортировать электронные письма по прикрепленным файлам (Имеет: вложение).

Есть много других способов поиска, и Gmail предоставляет список поисковых операторов. здесь.

Инженеры Google часто добавляют «экспериментальные» возможности, чтобы улучшить Gmail. Google Labs - это то место, где вы можете в первую очередь опробовать некоторые из этих новых функций.

Нырните прямо сейчас, щелкнув Механизм и выбирая Настройки> Лаборатория. Вы только что вошли в зону тестирования. Здесь вы найдете такие вещи, как значок аутентификации для проверенных отправителей (инструмент для предотвращения спамеров от имитации сообщений, чтобы они выглядели так, как будто они пришли с надежного веб-сайта). Чтобы попробовать, нажмите Давать возможность.

Попробуйте то, что вам нравится; вы всегда можете отключить те, которые, по вашему мнению, вам действительно не нужны.