Возможности и функции Microsoft Excel

Для работы или дома электронная таблица Excel - лучший инструмент в Microsoft Office для организации данных и составления списков. Хотя документы Word могут включать таблицы и столбцы, Excel значительно упрощает размещение информации. В Excel также есть ряд функций для создания формул, автоматизирующих вычисления. Хотя Excel сначала выглядит устрашающе, макет программы аналогичен другим приложениям Office, поэтому, если вы использовали Word, вы почувствуете себя как дома после осмотра. Чтобы получить дополнительную помощь по определенной кнопке на ленте Excel, наведите на нее курсор, чтобы увидеть подсказку.

Основная часть окна Excel состоит из электронной таблицы или рабочий лист - ячеек. Как и в случае с бумажной таблицей, каждая ячейка может содержать любые числа или любой текст - в отличие от работы с базы данных Access, Excel позволяет вам просто щелкнуть любую ячейку и заполнить ее, как лучше всего подходит для вашего проект. В некоторых случаях, например для отслеживания расходов, вам может понадобиться использовать организованный ряд строк и столбцов. В других случаях, например, при составлении списка членов команды, порядок ячеек и их расположение не будут иметь большого значения. Одним из преимуществ Excel является простота реорганизации данных: выберите ячейку и перетащите ее границу, чтобы переместить ее в новое место на листе.

Каждый файл Excel, называемый рабочая тетрадь, содержит один или несколько листов. Для переключения между листами в книге используйте вкладки в нижнем левом углу окна. Начиная с Excel 2007, в большинстве книг используется расширение файла XLSX, тогда как более старые версии использовали XLS файлы. Новые копии Excel могут читать эти старые файлы, но чтобы открыть новую книгу в старой редакции, старому компьютеру требуется Пакет совместимости с Office.

Как и в остальной части Office с 2007 года, Microsoft заменила меню Excel вкладками на ленте. Вы можете думать о вкладках как о визуальных меню, которые остаются открытыми - каждая вкладка содержит набор связанных функций с пояснительными значками. Например, вкладка «Главная» содержит наиболее распространенные параметры, такие как цвет шрифта и текста, а вкладка «Вставка» предлагает способы вставки таблиц, текстовых полей и диаграмм. Одна вкладка, Файл, ведет себя иначе. Файл по-прежнему содержит основные задачи, включая «Создать», «Открыть» и «Сохранить», но отображает эти задачи в полноэкранной области с дополнительными параметрами, называемыми вид за кулисами. Например, кнопка «Создать» в представлении Backstage предлагает выбор шаблонов для новых книг с возможностью поиска.

Помимо обычного текста и чисел, ячейки могут содержать формулы, которые всегда начинаются со знака равенства. С формулой Excel отображает результат уравнения в ячейке, но автоматически поддерживает этот результат в актуальном состоянии при изменении его компонентов. Вместо калькулятора можно использовать простую формулу: напишите «= 2 + 4», и Excel отобразит «6». Формулы также работают с данными в других ячейках: «= A1 + B1» складывает значения ячеек A1 и B1.

Для процедур, отличных от прямой арифметики, используйте функции выполнять различные операции с данными. Возможности функций варьируются от простой математики, такой как «СРЕДНИЙ» для усреднения диапазона ячеек, до изменения текста, например «НИЖНИЙ» для преобразования строки в нижний регистр. Эти два термина часто путают, но помните, что каждая ячейка может содержать только один формула, но в каждой формуле можно использовать несколько функции, например «= СРЕДНЕЕ (A1, B1) + СУММ (A2, B2)», чтобы добавить сумму двух ячеек к среднему значению двух других ячеек.