Как выполнить поиск в электронной таблице Excel

Excel - чрезвычайно полезный инструмент, когда дело доходит до анализа и синтеза больших объемов информации, но найти одну фразу или цифру в огромной таблице может быть похоже на поиск иголки в стог сена. При таком большом количестве столбцов и строк данных найти единичный фрагмент информации вручную непросто и непрактично. почему Microsoft включила несколько функций, которые вы можете использовать для выполнения поиска в Excel и поиска той информации, которую вы искать. Однако вы можете подойти к проблеме несколькими способами, поэтому лучше узнать обо всех, прежде чем решать, как лучше всего двигаться дальше.

Самый простой способ найти в электронной таблице определенную фразу или число - использовать Находить окно так же, как в Microsoft Word и многих других программах Office. Эта опция не требует кода и возвращает именно то, что вы ищете - расположение ячеек с конкретными строками текста или чисел. Другие варианты поиска определенной информации в электронной таблице более полезны для поиска чего-либо в определенной ячейке и требуют немного больше работы, чтобы получить именно то, что вы хотите.

Под Домой вкладку, посмотрите в дальний правый угол ленты, чтобы найти Найти и выбрать в Редактирование группа. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите Находить или Заменять из отображаемых опций. В Находить Эта опция предназначена только для поиска определенных фрагментов текста и вызывает простейшую версию окна. Введите искомый текст в Найти то, что поле, а затем щелкните либо Найти следующий для циклического перебора всех вхождений слова, числа или фразы или Найти все чтобы перечислить все местоположения ячеек, содержащих поисковый запрос.

Нажмите Опции >> чтобы получить больше вариантов выбора того, что именно вы хотите вернуть в окно. Вы можете изменить В пределах поле для поиска на листе или во всей книге. Поиск можно организовать по строкам или по столбцам с помощью Поиск поле, и вы можете выбрать для просмотра формул, значений или комментариев, используя Заглянуть поле. У вас также есть варианты для Учитывать регистр, который возвращает только ячейки с совпадающими регистрами, или для Соответствие всему содержимому ячейки когда вам нужны только результаты, в которых поисковый запрос занимает всю ячейку. Вы можете использовать Формат возможность найти экземпляры определенного форматирования.

В Находить опция определяет местонахождение искомого термина, но что, если вы хотите что-то менять в каждом случае, когда это происходит? Например, если вы указали имя клиента как Смит, но это на самом деле Смит, вы захотите изменить каждый экземпляр Смит к Смит. Использовать Заменять функцию для этого, которую вы выбираете в раскрывающемся меню под Найти и заменить или переключившись на Заменять вкладка из окна, которое вы открыли на последнем шаге с помощью Находить вариант.

Этот метод работает точно так же, как и Находить раздел, за исключением того, что есть дополнительное поле с именем Заменить где вы вводите текст или номер, который хотите вместо него. В этом примере вы должны ввести Смит в Найти то, что поле и Смит в Заменить поле. Все остальные параметры такие же, поэтому вы можете найти определенный термин и переформатировать каждую из ячеек, содержащих его, например, используя Формат вариант рядом с Заменить поле.

Как в Находить раздел, вы можете нажать Заменять или Заменить все чтобы либо заменить каждый экземпляр по очереди, либо заменить их все сразу.

Существуют специальные функции Excel, предназначенные для обработки различных аспектов поиска в Excel, с Поиск функция является одной из двух самых важных. Эта функция предназначена для помощи в поиске строки символов в определенной ячейке. Изучение основ того, как его использовать, может быть полезно во многих ситуациях, особенно когда у вас есть ячейки, содержащие много символов.

В Поиск функция в Excel имеет три аргумента в формате ПОИСК (найти_текст; внутри_текста; [начальное_число]) используя терминологию Excel. В find_text - это место, где вы вводите искомую текстовую строку, а внутри_текст Здесь вы вводите ссылку на ячейку, содержащую текст, который вы хотите найти. Это возвращает число, которое сообщает вам номер символа, с которого начинается ваш поисковый запрос или #ЦЕННОСТЬ! если его вообще нет в ячейке. Вы можете использовать последний необязательный аргумент [_start_num_], чтобы ввести номер символа, который начинает поиск с этого номера символа и игнорирует все, что перед ним.

Например, если вы искали почтовый индекс 98199 из серии адресов, чтобы найти в таблице людей, которые жили в определенном месте, вы должны ввести = Поиск ("98199", [ссылка на ячейку_]) со ссылкой на конкретную ячейку в месте [_ссылка на ячейку_], поэтому _ = Поиск ("98199", A3), Например. Оттуда вы можете перетащить формулу вниз по столбцу или по строке, чтобы проверить другие ячейки, помня, что она вернет #ЦЕННОСТЬ! если термин не появляется.

В Находить функция в Excel во многом похожа на Поиск функция, но она не так эффективна, как использование Найти и заменить вариант, если вы хотите искать по всему листу. Аргументы Находить функции точно такие же, как у Поиск функция: find_text, внутри_текста, [начальное_число]. Итак, вы используете его таким же образом.

В предыдущем примере вы должны ввести = Найти ("98199"; A3) чтобы посмотреть, где в ячейке A3 появляется почтовый индекс, если он вообще отображается. Выходы такие же, как у Поиск функция. Вы можете ввести эту формулу в одну ячейку, а затем перетащить ее, чтобы скопировать формулу, но изменить любую ячейку. ссылки соответственно, что позволяет вам искать в электронной таблице, столбце или строке в ней конкретный срок.

Вам может быть интересно, почему Поиск и Находить являются отдельными функциями Excel, если они имеют одинаковые аргументы и выводят одну и ту же основную информацию. Между этими двумя функциями есть два ключевых различия, и изучение их поможет вам определить лучшую из них для использования в каждой ситуации.

В Поиск функция не чувствительна к регистру, но Находить является. Если вы ищете зеленый, например, Находить функция не будет возвращать значение для ячеек, содержащих Зеленый, но Поиск функция будет. Другое важное различие между ними заключается в том, что Поиск позволяет использовать подстановочные знаки в строке поиска, что может быть полезно во многих ситуациях, но Находить нет.

Если вы хотите найти начало и конец определенного термина, но хотите вернуть все результаты, независимо от того, что находится в середине поискового запроса, вы можете использовать подстановочные знаки ? и ***** с помощью функции поиска или диалогового окна «Найти и заменить».

В ? символ, помещенный в середину поискового запроса ( find_text аргумент) указывает Excel, что необходимо включить конкретный термин с любым отдельным символом в место, где стоит вопросительный знак. Например, если вы ищете с? т, ты получаешь Суббота или установленный как результаты, но не потраченный, потому что последний вариант содержит несколько символов между s и т.

В Символ **** работает в основном так же, как вопросительный знак, за исключением того, что это может быть любое количество символов в занимаемом им месте. Например, если вы ищете _st, _ результаты могут включать Суббота, сидеть, плевать, пятно, место, потраченный и любая другая комбинация с s и т в начале и в конце. Использование любого подстановочного знака в поиске дает все результаты, которые вы ищете, не пропуская все, что может иметь значение, но будьте осторожны при использовании, потому что это также может привести к посторонним Результаты.

Итак, что вы делаете, когда хотите найти вопросительный знак? Как бы вы помешали Excel рассматривать его как подстановочный знак? Этого можно добиться, набрав тильду ~ в поле перед искомым персонажем. Например, если вы хотите найти вопросительный знак в ячейке A2, вы должны ввести = Поиск ("~?"; A2) в пустую ячейку.

Когда вы ищете один из множества терминов в определенной ячейке, описанные до сих пор методы не работают, если вы не создадите отдельный поиск для каждого отдельного термина. Однако с помощью формулы можно искать сразу несколько терминов, хотя для правильной настройки этого метода требуется время. Этот метод предполагает Поиск функция, работающая в сочетании с IsNumber функция и SumProduct.

Хотя это не обязательно, создание именованный диапазон список вещей, которые вы хотите протестировать, упрощает процесс. Сделайте это, введя каждый из условий поиска в соседние ячейки, выделив все ячейки и дав им имя, введя имя в верхнем левом поле слева от строки формул. Это позволяет вам ссылаться на весь список по его имени. Однако вы также можете включить все условия поиска, не создавая именованный диапазон, разделив их запятыми внутри { } скобки.

Чтобы проверить ячейку, используйте формулу:

= СУММПРОИЗВ (- ЕЧИСЛО (ПОИСК ([именованный диапазон], [ячейка])))> 0

где [именованный диапазон] заменяется именем диапазона или скобками {}, содержащими каждый отдельный термин и [клетка] заменяется ссылкой на ячейку, которую вы хотите проверить.

Формула возвращает ИСТИННЫЙ значение, если рассматриваемая ячейка содержит одно из условий или ЛОЖНЫЙ если это не так. Его можно перетащить вниз, чтобы проверить другие ячейки, потому что ссылка на ячейку в формуле обновится автоматически.

Есть много способов поиска в Excel, поэтому какой из них выбрать? Ответ во многом зависит от вашей цели. Если вы просматриваете большой список ячеек для одного конкретного термина - и в большинстве ситуаций в целом - Найти и заменить коробка - это самый простой и эффективный способ получить свой результат. Однако, если вы хотите найти конкретный термин в серии длинных ячеек, Поиск function, вероятно, будет лучшим вариантом, потому что он не чувствителен к регистру и позволяет использовать подстановочные знаки.

Если вы ищете одну из многих вещей в определенных ячейках, формула из предыдущего раздела - самый эффективный способ выполнить вашу задачу.