Как печатать этикетки с помощью Word

В течение очень долгого времени Microsoft Word включал шаблоны для печатных листов этикеток, а также для обычных документов, таких как письма. С макетами этикеток для различных поставщиков Word может либо напечатать одну запись на конкретной этикетке, либо создать целый лист этикеток сразу.

Если у вас есть список контактов в адресной книге Outlook, электронной таблице Excel или базе данных Access, слияние почты может импортировать информацию для автоматического создания серии этикеток. Кроме того, вы можете создать свой собственный список рассылки прямо в Word во время слияния. Mail Merge от Microsoft - это не волшебство, но оно может работать почти так же быстро.

Очевидно, что Mail Merge предоставляет массу преимуществ для почтовых отделений и крупных корпораций, проводящих массовые рассылки. Но даже простому народу это очень удобно. Если вам больше не нужно передавать адрес на каждом конверте, ваша семья может вернуться в духе рассылки красивых (бумажных) праздничных открыток каждый декабрь. Если вы помогаете управлять местным PTA или отрядом разведчиков, Mail Merge может очень пригодиться для рассылки листовок.

Объединение писем включает три документа. Когда дело доходит до этикеток, основным документом является тот, который вы используете для настройки макета, включая логотип компании или ваш обратный адрес на транспортных этикетках, если вы хотите их включить. Ваш список рассылки, содержащий адреса, которые будут напечатаны на этикетках, является источником данных. Эти два документа вместе образуют адресные этикетки. Вот диаграмма:

Есть несколько неожиданных "подводных камней".

Например, если вы используете Excel, Outlook или Access в качестве источника данных, вам необходимо соблюдать определенные правила, которые могут быть не сразу очевидны. Например, при использовании электронной таблицы Excel необходимо убедиться, что столбец для почтовых индексов или почтовых индексов отформатирован как текст, чтобы не потерять нули.

Кроме того, вы не можете использовать свои контакты Outlook в качестве источника данных, если не сделали Outlook своей почтовой программой по умолчанию.

Может быть проще просто использовать Word в качестве источника данных, особенно если вы имеете опыт работы с Word, но плохо разбираетесь в других офисных инструментах Microsoft.

Вот как вы можете быстро создавать и распечатывать базовые почтовые этикетки в большинстве редакций Word, все в Word, не прибегая к более трудоемкой процедуре полного пошагового мастера слияния почты.

В Word перейдите в меню "Файл". Выберите «Новый документ», а затем «Пустой документ».

на вкладке «Рассылки» перейдите в группу «Начать слияние» и выберите «Начать слияние», «Ярлыки». В диалоговом окне «Параметры этикетки» отметьте, планируете ли вы использовать принтер с непрерывной подачей или листовой.

Затем в разделе «Информация о этикетке» выберите поставщика этикеток и номер продукта, соответствующий пакету этикеток, который вы будете использовать. Нажмите ОК.

Перейдите в раздел «Выбрать получателей» и выберите «Введите новый список».

В появившемся диалоговом окне «Новый список адресов» введите информацию о каждом члене вашего списка рассылки в каждом столбце, если это необходимо. (Мы сделали это ниже с кратким списком вымышленных персонажей.)

Используйте клавишу TAB, чтобы перейти от одного столбца к следующему или перейти к следующей строке в таблице. Чтобы создать новую строку в таблице, выберите «Новая запись» или нажмите ALT + N.

Простая в использовании функция под названием Настроить столбцы дает вам большую гибкость в отношении информации, которую нужно включить в ваши почтовые ярлыки. Как указано ниже, вы можете удалить такие столбцы, как Заголовок или Строка адреса 2. Вы также можете удалить номера телефонов и адреса электронной почты, так как они обычно не нужны на адресных этикетках.

Также в настройке столбцов вы можете добавлять новые столбцы, переименовывать существующие столбцы или изменять порядок столбцов в списке. После того, как вы внесли все необходимые изменения в столбцы, нажмите ОК.

Когда вы закончите добавлять всех людей, которых хотите, в свой список, нажмите OK.

В диалоговом окне «Сохранить список адресов» дайте новому файлу имя и нажмите «Сохранить».

После того, как вы добавили все адреса в свой список рассылки, вы в конечном итоге получите список получателей слияния, который выглядит примерно так:

Word не обязательно знает, как вы хотите, чтобы были разработаны ваши этикетки. На следующем шаге перейдите к блоку адресов, чтобы определить, где должны отображаться адреса на этикетках.

После выбора блока адреса нажмите кнопку ОК. Word вставит блок адреса в первую адресную метку на странице. После этого выберите Обновить все ярлыки, чтобы реплицировать адресную книгу на все ярлыки на странице.

На странице результатов предварительного просмотра вы должны увидеть предварительный просмотр всех адресов на странице.

Если все выглядит хорошо, перейдите в Finish & Merge, чтобы распечатать этикетки. Если вы столкнулись с каким-либо провалом или решили, что вам нужны более красивые ярлыки, вернитесь в меню «Файл» и создайте новый пустой документ.

Вернитесь в группу «Начать слияние», на этот раз выбрав мастера - разумеется, в «Слияние», а не в Стране Оз Дороти.