Microsoft Word 2013 предлагает функции создания этикеток и массовой рассылки, позволяющие создавать и создавать почтовые этикетки любого размера. Чтобы создать адресные метки для отправки по почте нескольким получателям - это называется слиянием писем - вам необходимо предоставить Word адреса ваших контактов в той или иной форме - например, использовать контакты Outlook или создать электронную таблицу Excel с вашими контактами. Большинство приложений позволяют экспортировать данные в виде файла с разделителями-запятыми, который затем можно передать в Word во время слияния почты.
Если вам нужно напечатать небольшое количество адресов, вы можете ввести информацию во время слияния почты; введенные таким образом данные сохраняются для будущего использования.
Видео дня
Подсказка
Вы также можете создавать этикетки, используя Microsoft Publisher.
Вещи, которые вам понадобятся
Листы с адресными этикетками, например, сделанные Avery или Office Depot.
Принтер для печати листов этикеток
Создайте свои ярлыки
Используйте функцию слияния почты Word, чтобы создавать ярлыки для отправки по почте нескольким контактам.
Шаг 1. Запустите слияние
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
В пустом документе Word выберите Рассылки вкладка, а затем Начать слияние в группе «Начать слияние». Выбирать Этикетки из раскрывающегося меню.
Предупреждение
Убедитесь, что документ пустой, потому что Word удаляет все содержимое во время создания метки.
Шаг 2. Настройте ярлыки
Выберите параметры ярлыка.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
в Параметры метки диалоговом окне выберите эти параметры:
-
Информация о принтере: Вероятно, вы можете сохранить. здесь установлены настройки по умолчанию, если только ваш принтер не поддерживает непрерывную подачу. принтер, а не тот, который печатает отдельные страницы или у вас есть. несколько лотков для бумаги.
-
Поставщики этикеток: Выберите поставщика на этикетке. В раскрывающемся списке поставщиков и затем выберите номер продукта этого поставщика, например "5160 Easy Peel Address Labels", обычный. Продукт Эйвери.
Если вашего продукта нет в раскрывающемся списке Номер продукта, выберите продукт, который, по вашему мнению, похож, а затем щелкните либо Подробности или New Label, чтобы открыть диалог, в котором вы можете настроить размер страницы, поля, размер этикеток и т. д.
Шаг 3. Просмотрите свои ярлыки
Нажмите Ok чтобы установить свои ярлыки, а затем Ok снова в приглашении, предупреждающем вас, что любое содержимое документа будет удалено.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
На этом этапе вы можете не увидеть никаких изменений в своем документе, но Word создал таблицу для определения ваших меток. Чтобы увидеть линии, определяющие метки, выберите Макет вкладка и выберите Просмотр линий сетки из группы Таблица.
Настройте слияние почты со своим списком адресов
Шаг 1. Подготовьте файл данных
Перед использованием Word для настройки слияния почты убедитесь, что файл, содержащий ваши адреса, содержит нужную информацию.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Если ваши адреса находятся, например, в Excel, убедитесь, что ваш документ Excel содержит столбцы с полной информацией об адресе.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Если ваши адреса в Outlook, проверьте свою контактную информацию, чтобы убедиться, что она выглядит так, как вы ожидаете.
Шаг 2. Выберите получателей
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Выбирать Выберите получателей из группы «Начать слияние» на вкладке «Рассылки». Здесь выберите одно из:
-
Введите новый список: Используйте эту опцию, если у вас нет источника данных и вы планируете сделать это вручную. введите имена и адреса во время слияния.
-
Использовать существующий список: Выберите этот вариант, если у вас есть. файл, содержащий имена и адреса. Это может быть файл Excel или. Access или вы можете использовать другой тип файла данных, например. Файл HTML или Word, содержащий одну таблицу, или любой текстовый файл с расширением. поля, разделенные табуляцией, запятыми или другими символами.
-
Выберите из контактов Outlook: Эта опция позволяет вам., чтобы выбрать определенные контакты из ваших контактов Outlook.
Подсказка
Если вы не собираетесь печатать этикетки для всего списка рассылки, выберите «Изменить список получателей» и выберите только те контакты, которые вам нужны.
Шаг 3. Добавьте поля для слияния писем
Word автоматически не понимает, как вы хотите, чтобы ваши этикетки были разработаны, поэтому следующим шагом будет создание заполнителя, чтобы определить, где должны отображаться адреса на каждой этикетке. Хотя вы можете выбрать отдельные поля, такие как имя, адрес и город, для отображения на этикетках, Word предоставляет базовый блок адресов, который включает в себя основы адреса.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Выбирать Блок адреса в группе «Запись и вставка полей», чтобы открыть диалоговое окно «Вставить блок адреса». Здесь можно настроить способ отображения адреса, например формат имени получателя и необходимость вставки названия компании.
Подсказка
Выбирать Поля соответствия для настройки сопоставления, если предварительный просмотр адреса выглядит не так, как вы предполагали.
Шаг 4: отформатируйте текст
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Чтобы настроить шрифт, используемый для текста адреса - например, если стандартный шрифт Word по умолчанию не отображается должным образом - выберите поле <
> на этикетке, не забудьте также выбрать шевроны «<<...>>». На вкладке «Главная» настройте шрифт, если необходимо.В большинстве случаев вам также может потребоваться уменьшить интервал между строками при печати адресных этикеток. Откройте диалоговое окно «Абзац», щелкнув его стрелку раскрывающегося списка, а затем отрегулируйте интервал в Интервал раздел.
Шаг 5. Обновите ярлыки
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Когда форматирование метки и поля настроены, щелкните Обновить ярлыки из группы «Записать и вставить поля». Это распространяет <
Предварительный просмотр и печать этикеток
Шаг 1. Предварительный просмотр слияния
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Выбирать Предварительный просмотр результатов из группы «Результаты предварительного просмотра» на вкладке «Рассылки». Используйте право и лево стрелки для просмотра дополнительных страниц. Если текст требует дальнейшего форматирования, нажмите Результат предварительного просмотра еще раз, чтобы отключить предварительный просмотр, а затем при необходимости переформатировать.
Шаг 2. Завершите объединение и распечатайте
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Выбирать Завершить и объединить в группе «Готово», чтобы завершить слияние и распечатать этикетки.
