Если вы ведете малый бизнес, расчет заработной платы - дорогостоящая и отнимающая много времени часть операций.
Кредит изображения: ijeab / iStock / GettyImages
Если вы ведете малый бизнес, расчет заработной платы - дорогостоящая и отнимающая много времени часть операций. Однако благодаря технологиям вам не нужно платить сторонним сервисам или инвестировать в дорогостоящее программное обеспечение для создания бумажных чеков. Вы можете легко распечатать чеки заработной платы из Excel, но важно иметь подходящую бумагу и чернила для печати, чтобы ваши сотрудники могли вносить свою зарплату.
Проверить шаблон печати Excel
Первый шаг, если вы хотите распечатать чеки заработной платы из Excel, - это найти шаблон. Вы можете легко найти их с помощью веб-поиска. Базовые шаблоны, поставляемые с Excel, не включают проверки, но вы можете найти полезные шаблоны для вспомогательной документации, например, расписания.
Видео дня
После того, как вы нашли и загрузили шаблон печати чеков для Excel, вы вводите информацию, относящуюся к получателю и выплачиваемым деньгам. Вы сохраняете чек в формате PDF, который затем можете распечатать и передать сотруднику.
Недостаточно иметь шаблон PDF для печати чеков. Финансовые учреждения стараются предотвратить мошенничество, поэтому вы не можете распечатать чек на обычной бумаге и выдать его за официальный. Если возможно, получить требования в финансовых учреждениях, которыми пользуются ваши сотрудники, чтобы ваши чеки не были отклонены. Сюда могут входить спецификации бумаги, размера и шрифта.
В поисках подходящей бумаги
После того, как вы воспользуетесь шаблоном печати чеков в Excel и создадите чеки в формате PDF, следующий Шаг - убедиться, что бумага и чернила, которые вы должны использовать для чеков, работают с принтером, который вы уже используете. имеют. Если нет, вам нужно купить новый принтер.
Когда вы распечатываете чек на принтере, он должен быть на более плотной бумаге, чем вы используете для повседневной печати. Например, Банк Америки требует наличия чеков на бумаге со следующими характеристиками:
- Размеры от 7,75 на 2,75 дюйма до 8,75 на 3,667 дюйма
- Между 24 фунтами. и 44 фунта. масса
- Бумажное зерно идет горизонтально.
Хорошая новость в том, что вы можете купитьбумага для чеков что удовлетворяет большинству требований банка. Посетите местный магазин канцелярских товаров или сделайте покупки в Интернете и убедитесь, что бумага совместима с типом вашего принтера.
В поисках подходящих чернил
Вы не можете просто пропустить чеки через принтер, используя стандартные картриджи с чернилами. Банки требуют Распознавание символов магнитными чернилами чернила или тонер для чеков. Если вы печатаете на струйном принтере, вам нужны чернила MICR, а при печати чеков на лазерном принтере требуется тонер MICR.
Если вы планируете распечатывать чеки заработной платы из Excel, вам также следует обратить внимание на требования банка к чернилам. В Bank of America вы не можете использовать двусторонний режим для печати чеков. Если ваши платежные чеки двусторонние, обратная сторона должна быть напечатана чернилами, отличными от MICR. Если вы воспользуетесь функциями безопасности для предотвращения несанкционированного доступа, например водяными знаками или химическими пустотами, убедитесь, что ваш процесс печати соответствует правилам целевых банков.
