Microsoft Word are o funcție de îmbinare prin corespondență care leagă un document Word cu informațiile stocate într-un fișier de date, numit sursă de date. Sursa de date poate fi o bază de date. Înainte de îmbinare, puteți crea și gestiona o bază de date în Word. Baza de date este salvată ca fișier de bază de date Access în Word.
Bacsis
Nu veți efectua efectiv îmbinarea corespondenței, totuși, trebuie să selectați tipul de document de îmbinare a corespondenței pe care îl faceți înainte de a crea baza de date.
Aspectul principal al documentului
Deschideți un document Word gol.
Videoclipul zilei
Pe Trimiteri filă, faceți clic Porniți fuziunea corespondenței și selectați Director. A Director tipul de document îi spune Word să creeze o listă și să utilizeze câmpuri dintr-o sursă de date, cum ar fi o bază de date.
Personalizați câmpurile bazei de date
Clic Selectați Destinatari și selectați Tastați Listă nouă pentru a deschide Noua listă de adrese căsuță de dialog. Utilizați-l pentru a personaliza câmpurile care vor fi utilizate în baza de date. Clic
Personalizați coloanele. The Personalizați lista de adrese apare caseta de dialog.- Pentru a elimina numele câmpurilor, selectați numele câmpului, faceți clic Șterge și faceți clic da pentru a elimina numele câmpului.
- Pentru a edita numele câmpurilor, selectați numele câmpului, faceți clic Redenumiți, cel Redenumiți câmpul apare caseta de dialog, schimbați numele câmpului și faceți clic Bine.
- Pentru a adăuga nume de câmpuri suplimentare, faceți clic Adăuga, cel Adăugați câmp apare caseta de dialog, introduceți un nou nume de câmp și faceți clic Bine.
- Pentru a schimba ordinea numelor câmpurilor, evidențiați un nume de câmp și faceți clic Deplasați-vă în sus sau Mutați în jos.
Clic Bine când ai terminat. The Noua listă de adrese caseta de dialog afișează numele câmpurilor personalizate într-un tabel.
Introduceți informațiile bazei de date
Introduceți date în fiecare câmp. Folosiți tasta Tab pentru a trece de la un câmp la altul. Clic Intrare nouă pentru a trece la următoarea înregistrare din baza de date. După ce ați tastat ultima înregistrare, nu faceți clic Intrare nouă pentru a trece la o nouă înregistrare.
Verificați înregistrările și faceți orice modificări
- Pentru a edita o înregistrare, evidențiați datele și introduceți modificările.
- Pentru a căuta o înregistrare, faceți clic Găsi, cel Găsiți intrarea apare caseta de dialog, introduceți cuvântul (cuvintele) de căutare și faceți clic Găsește următorul.
- Pentru a șterge o înregistrare, faceți clic pe pătratul situat în stânga primului câmp, faceți clic Ștergeți intrarea și faceți clic da pentru a elimina înregistrarea.
Clic Bine cand e gata.
Salvați baza de date și documentul principal
The Salvați lista de adrese apare caseta de dialog. Alegeți unde doriți să salvați fișierul bazei de date, introduceți numele fișierului și faceți clic salva.
Bacsis
Tastați doar numele fișierului și Word va adăuga extensia .mdb, salvând fișierul ca fișier de bază de date Microsoft Access.
Salvați documentul principal, un director gol care face legătura cu baza de date, în cazul în care decideți să efectuați o îmbinare a corespondenței mai târziu. Închideți documentul principal și Ieșiți din Word.
Vizualizați baza de date
Navigați la fișierul bazei de date Access și deschideți-l. Se deschide Microsoft Access. Clic Listă_adrese_birou sub Mese se afișează titlul și tabelul bazei de date care a fost creat în Word.
Reveniți la baza de date și editați datele
Deschideți documentul principal în cuvânt. The Microsoft Word apare caseta de dialog. Clic da astfel încât documentul principal să poată prelua informații din baza de date. Pe Trimiteri filă, faceți clic Editați lista de destinatari. The Îmbinare corespondențăDestinatari apare caseta de dialog. Sub titlul Sursă de date, selectați numele fișierului bazei de date. Clic Editați | × si Editați sursa de date apare caseta de dialog. Editați datele. Când ați terminat, faceți clic Bine și faceți clic da pentru a actualiza baza de date. În Îmbinare corespondențăDestinatari caseta de dialog, puteți rafina informațiile bazei de date folosind Fel, Filtru, Găsiți duplicate, Găsidestinatar și Validați adresele Opțiuni.
Clic Bine cand e gata. Închideți documentul principal. Clic salva. Ieșiți din Word.
Bacsis
Puteți efectua o îmbinare a corespondenței de director în Word folosind baza de date creată și documentul principal.
