Adăugați un titlu în partea de sus a foii de calcul. Acest lucru vă va ajuta să vă amintiți ce informații se află într-o anumită agendă de adrese. Poate fi necesar să configurați agende diferite pentru diverse scopuri, de exemplu, una pentru membrii unui club de carte și una pentru membrii familiei. A avea un titlu clar te va ajuta să ții totul organizat. Faceți titlul aldine și măriți dimensiunea fontului, folosind instrumentele din bara de instrumente de sus.
Omite câteva rânduri după titlu și introduceți titluri pentru coloanele din agendă. Următoarele titluri de coloană vor fi de mare ajutor: Nume, Adresă, Oraș, Stat, Cod poștal, Număr de telefon, Număr de fax și Adresă de e-mail. Introduceți aceste titluri în coloanele de la A la H, respectiv. Este foarte important ca fiecare articol să fie introdus într-o coloană separată.
Centrați și îngroșate titlurile coloanelor. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe numărul rândului din stânga rândului de titluri. Aceasta va evidenția sau selecta întregul rând. Și, apoi, utilizați instrumentele aldine și centrale din bara de instrumente de sus.
Introduceți informațiile de contact în fiecare coloană. Informațiile pentru fiecare contact trebuie introduse pe un rând separat. În funcție de câte contacte aveți, acest lucru ar putea dura ceva timp. Dar, amintiți-vă, va trebui să faceți asta o singură dată. În viitor, va trebui doar să adăugați contacte noi și să actualizați informații. Dacă nu aveți anumite informații pentru anumite contacte, lăsați celula goală. Nu uitați să utilizați abrevierile de stat din două litere pe care le solicită oficiul poștal.
Formatați textul în coloana Cod poștal pentru ca toate codurile poștale să arate la fel. Evidențiați tot textul din coloană, cu excepția antetului coloanei. Faceți clic dreapta pe celulele evidențiate și selectați „Format Cells”. Faceți clic pe fila „Număr”, apoi faceți clic pe „Special” în caseta „Categorie”. Faceți clic pe „Cod poștal” sau „Cod poștal+4” în caseta „Tip”. Faceți clic pe „OK”. Acest lucru va face ca toate codurile poștale să arate la fel.
Formatați textul din coloana Număr de telefon, astfel încât toate numerele de telefon din coloană să arate la fel. Evidențiați textul în coloana Număr de telefon, cu excepția antetului coloanei. Faceți clic dreapta pe el și selectați „Format Cells”. În fila „Număr”, selectați „Special” din caseta „Categorie”. Faceți clic pe „Număr de telefon” în caseta „Tip”. Faceți clic pe „OK”.
