Cum să comprimați fișierele înainte de a le trimite prin e-mail

Când transferați fișiere mari într-un mesaj de e-mail, riscați să depășiți limita de dimensiune a atașamentului, ceea ce duce la eșecul trimiterii. Comprimarea fișierelor reduce dimensiunea acestora, facilitând trimiterea lor fără a atinge aceste limite. Unii dintre cei mai buni candidați pentru compresie sunt fișierele multimedia mari, cum ar fi videoclipurile, fotografiile și fișierele audio, deoarece acestea tind să depășească singure limitele de dimensiune -- în special videoclipurile.

Sunt utilizate în mod obișnuit mai multe formate de compresie, iar alegerea celui potrivit depinde de câțiva factori diferiți. Compresia ZIP este cea mai frecvent acceptată și este mai universală decât altele, dar oferă mai puțină compresie decât formatele precum RAR și 7Z. Aceste formate necesită însă programe specializate pentru a decomprima fișierele. Formatele pe care destinatarul fișierului dvs. le poate decomprima joacă un rol important în decizia dvs. În cele mai multe cazuri, acest lucru face ca ZIP cea mai bună alegere, deoarece compresia ZIP este integrată cu Windows, eliminând necesitatea de plug-in-uri sau descărcări suplimentare.

Procesul exact de comprimare a fișierelor variază în funcție de programul pe care îl utilizați. Pentru a utiliza compresia ZIP încorporată în Windows în Windows 7, faceți clic dreapta pe fișier sau folder, treceți mouse-ul peste „Trimite la”, apoi selectați „Dosar comprimat (zip)” din meniul derulant rezultat. Pentru Windows 8, selectați fișierul și faceți clic pe „Partajare”, urmat de „Zip”. În alte programe, de obicei creați arhiva, adăugați fișiere la ea și apoi instruiți programul să comprima. Pentru instrucțiuni specifice, consultați documentația programului dvs. de arhivare.

Cât de mic trebuie să fie fișierul comprimat depinde de serviciul de e-mail pe care îl utilizați pentru a-l trimite. Limitele variază de la un furnizor la altul, așa că va trebui să verificați cu furnizorul dvs. specific pentru detalii exacte. Opțiuni populare precum Gmail și Yahoo vă limitează la 25 MB per e-mail, în timp ce Outlook.com vă limitează la 10 MB per e-mail. Clienții de e-mail sunt adesea similari, Microsoft Outlook limitându-vă la 20 MB per atașament, Windows Live mail limitându-vă la 10 GB per e-mail și nu mai mult de 50 MB per fișier, iar Mozilla Thunderbird oferă dimensiune nelimitată.

Stocarea în cloud oferă o alternativă solidă dacă fișierul dvs. încă depășește limita de dimensiune, indiferent de cât de mult îl comprimați. Prin stocarea fișierului comprimat pe un server cloud cum ar fi OneDrive, Google Drive sau Dropbox și trimiterea unui link de descărcare către destinatarului, economisiți timpul necesar pentru a atașa fișierul și a trimite fișiere mari -- chiar și cele care se întind pe mai mulți gigaocteți teritoriu. Aceasta este, de asemenea, o modalitate mai convenabilă de a partaja fișierul cu mai multe persoane, deoarece trebuie încărcat o singură dată. Destinatarii dvs. pot apoi descărca fișierul după convenție.