Diferența dintre contacte și agenda de adrese din Outlook

În timp ce majoritatea oamenilor familiarizați cu Microsoft Outlook îl pot folosi în principal pentru a trimite și primi e-mailuri, Outlook este o aplicație puternică, cu multe instrumente utile, inclusiv un calendar, gestionarea sarcinilor și luarea de note caracteristică. Un alt element cheie al Outlook este capacitatea sa de a vă ajuta să organizați informațiile personale ale persoanelor de contact, fie că sunt colegi sau persoane din afara companiei. Faceți acest lucru cu instrumentele Contacte și Agendă de adrese.

Atât caracteristica Contacte din Outlook, cât și Agenda globală de adrese sunt foarte asemănătoare unui Rolodex electronic, unde puteți accesa informațiile de contact ale persoanelor cu care probabil aveți de-a face în mod regulat. Cu toate acestea, caracteristica Contacte este de obicei o listă de contacte externe, în timp ce Agenda de adrese conține informații pentru persoanele care lucrează în compania dvs. Aceasta este o configurare comună în lumea afacerilor, deoarece Agendele de adrese sunt stocate pe un server Exchange și pot fi partajate cu toată lumea din companie.

Caracteristica Contacte este concepută pentru a vă ajuta să accesați rapid informații despre persoanele cu care ați fost în contact înainte, dar nu lucrează neapărat pentru compania dvs. Lista globală de adrese este concepută pentru a vă pune rapid în legătură cu colegii sau cu listele de adrese definite de companie.

În timp ce atât instrumentele Contacte, cât și Agendă de adrese conțin informații de contact, numai persoanele de contact pot fi editate de utilizatori, deoarece sunt stocate pe computerul dvs. Puteți adăuga contacte noi, puteți edita informații despre contactul existent și puteți șterge contacte. Agenda de adrese, pe de altă parte, poate fi de obicei editată doar de un administrator de sistem. Pentru utilizatorii casnici, listele sunt ambele editabile.

Agenda de adrese conține de obicei o listă a fiecărui angajat și departament din cadrul unei companii, inclusiv o adresă de e-mail, o extensie de telefon sau un număr de telefon, titlul și locația. Făcând clic pe o intrare individuală, veți oferi detalii de contact suplimentare, cum ar fi un al doilea număr de afaceri și o adresă poștală. O listă de persoane de contact include un nume, un nume afișat și o adresă de e-mail. Făcând clic pe un contact individual, se va deschide un formular cu câmpuri pentru a fi introduse mai multe informații, inclusiv companie, adresa poștală, titlul postului, numerele de telefon și o fotografie.

Atât Contactele, cât și Agenda vă vor ajuta să găsiți rapid informațiile de contact ale persoanelor, astfel încât nu trebuie să pierdeți timpul căutând cărți de vizită sau răsfoind directoarele companiei. În partea de sus a interfeței programului, probabil că aveți o pictogramă mică care arată ca o carte deschisă. Când faceți clic pe el, apare o casetă de căutare. Puteți introduce un nume în acea casetă de căutare și puteți alege dacă doriți să căutați în Agenda de adrese sau în lista de contacte.