Sarcinile Outlook vă ajută să vă gestionați elementele importante din lista de activități.
Credit imagine: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Puteți integra metodologia lui David Allen Getting Things Done cu Microsoft Outlook 2013 utilizând categorii, semnale de urmărire și priorități. Deși puteți configura manual Outlook pe computer pentru a implementa metodologia GTD, mai multe programe de completare Outlook oferă instrumente avansate de integrare GTD. Puteți crea sarcini direct din celelalte elemente Outlook, cum ar fi e-mailul și întâlnirile, și apoi le puteți atribui proiectelor și listelor de acțiuni pentru a vă ajuta să procesați mai eficient inbox-ul.
Configurarea manuală a Outlook pentru GTD
Pasul 1
Introduceți fiecare dintre proiectele dvs. în Outlook ca categorii, astfel încât să puteți asocia articole cu proiecte specifice. Faceți clic dreapta pe un e-mail, o întâlnire sau o sarcină, faceți clic pe „Categorizare” și apoi pe „Toate categoriile”. Faceți clic pe butonul „Nou…”. Adăugați fiecare nume de proiect și atribuiți o culoare.
Videoclipul zilei
Pasul 2
Transformați alte elemente Outlook în sarcini pe măsură ce vă atrag atenția. De exemplu, puteți converti un mesaj de e-mail într-o sarcină. Trageți și plasați o întâlnire, un mesaj de e-mail, un contact sau o notă peste „Sarcini” în panoul de navigare pentru a crea automat o sarcină nouă din conținutul articolului.
Pasul 3
Atribuiți steaguri și priorități sarcinilor dvs. Deschideți o sarcină și apoi faceți clic pe comenzile din grupul Urmărire din panglica Acasă din Sarcini pentru a adăuga un semnalizator. Faceți clic pe butonul „Prioritate” din grupul Etichete pentru a marca un articol ca „Importanță ridicată”. Puteți utiliza acest indicator pentru a marca elementele de acțiune urmând metodologia GTD.
Pasul 4
Vizualizați lista de sarcini în funcție de proiect, dată sau importanță. Faceți clic pe „Activități” în panoul de navigare. Faceți clic pe fila „Vizualizare”. Selectați din opțiunile de vizualizare disponibile în caseta derulantă din grupul Aranjament. De exemplu, selectați „Categorii” pentru a vă aranja sarcinile pe proiecte, „Data de începere” sau „Data scadentă” pentru a vă aranja sarcinile după dată sau „Prioritate” pentru a vă aranja sarcinile în funcție de prioritate.
Folosind programul de completare NetCentrics GTD Outlook
Pasul 1
Descărcați și instalați versiunea de încercare gratuită a programului de completare Outlook Getting Things Done de la NetCentrics. Acest program de completare este conceput pentru a vă simplifica capacitatea de a procesa elemente Outlook urmând metodologia lui David Allen.
Pasul 2
Selectați dintre acțiunile cheie din bara de instrumente NetCentrics pentru a procesa elementele Outlook în sarcini. De exemplu, selectați una dintre aceste acțiuni din grupul Derulare lucruri din panglica Acasă: „Acțiune”, „Acțiune următoare”, „Delegat”, „Amână” sau — Într-o zi. Când selectați una dintre aceste comenzi dintr-un articol de e-mail, o sarcină este înregistrată în folderul respectiv și acțiunea este atribuită sarcină.
Pasul 3
Gestionați toate proiectele dvs. în derulare folosind Project Central. Faceți clic pe butonul „Project Central” din grupul Getting Things Done din panglica Acasă. Puteți folosi această fereastră pentru a vă ajuta să organizați sarcinile în proiecte specifice.
Pasul 4
Generați un raport de proiect. Faceți clic pe butonul de meniu „Proiect” din Project Central și apoi faceți clic pe „Creați raport...”. Selectați opțiunile de inclus în raport. De exemplu, selectați „Data scadentă” din meniul derulant Sortare sarcini după. Faceți clic pe „OK” pentru a genera raportul. Faceți clic pe butonul Imprimare pentru a imprima raportul -- este etichetat cu o pictogramă asemănătoare cu o imprimantă.
Utilizarea programului de completare TaskCracker pentru Outlook
Pasul 1
Descărcați și instalați versiunea de încercare gratuită de 30 de zile a TaskCracker pentru Outlook. TaskCracker vă ajută să vă organizați elementele Outlook folosind o reprezentare vizuală a sarcinilor și proiectelor dvs. cu o interfață de tip drag-and-drop.
Pasul 2
Faceți clic pe comanda „Deschideți TaskCracker” din grupul Deschidere al panglicii TaskCracker. Alternativ, puteți face clic pe „TaskCracker” în partea de jos a panoului Foldere din stânga.
Pasul 3
Organizați-vă sarcinile în funcție de prioritate. Faceți clic pe o sarcină, trageți-o într-un alt cadran din interiorul ecranului TaskCracker și apoi eliberați-o pentru a atribui sarcina acelei priorități. Puteți utiliza această metodă pentru a atribui rapid acțiuni listei dvs. de activități fără a fi nevoie să deschideți fiecare sarcină individuală.
