Aceste trucuri Microsoft Excel au fost o salvare pentru fluxul meu de lucru

Când lucrați cu o foaie de calcul, comenzile rapide și sfaturile care vă ajută să finalizați sarcinile mai rapid sau mai bine sunt de neprețuit. Similar modurilor de a îmbunătățiți-vă fluxul de lucru în Microsoft Word, Excel are propriul set de trucuri utile.

Cu această listă de sfaturi utile, puteți elimina munca obositoare, puteți efectua rapid operațiuni, puteți reduce erorile și inserați grafice sau tabele cu un clic. Folosiți unul sau folosiți-le pe toate pentru a vă simplifica sarcinile zilnice Excel.

Efectuați operațiuni speciale de lipire

Copiaza si lipeste sunt acțiuni simple pe care majoritatea oamenilor știu să le folosească. Cu toate acestea, Excel oferă mai multe opțiuni speciale de lipire care vă permit să lipiți date și să efectuați ecuații de bază în același timp.

Aceasta înseamnă că puteți adăuga, scădea, înmulțiți sau împărțiți fiecare valoare dintr-un interval de celule cu un anumit număr cu paste special.

Pasul 1: Copiați celula care conține numărul pe care doriți să-l utilizați în calcul într-unul dintre următoarele moduri:

• Faceți clic dreapta și selectați Copie.
• Selectați Copie în secțiunea Clipboard a panglicii de pe Acasă fila.
• Utilizați comanda rapidă de la tastatură Ctrl + C pe Windows sau Comanda + C pe Mac.

Pasul 2: Selectați celulele care conțin valorile în care doriți să efectuați calculul.

Pasul 3: Deschide Pastă specială meniu una dintre aceste moduri:

• Faceți clic dreapta și alegeți Pastă specială.
• Selectați Pastă > Pastă specială în secțiunea Clipboard a panglicii de pe Acasă fila.

Pasul 4: Cand Pastă specială apare caseta, alegeți calculul pe care doriți să îl efectuați în Operațiune secțiune.

Pasul 5: Faceți clic Bine.

Veți vedea apoi actualizarea datelor cu calculul efectuat. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la adăugarea, scăderea, inmultindu-se, sau împărțirea unui grup de celule, ceea ce este o sarcină obositoare și crește riscul de erori.

Învață să iubești funcțiile

Funcțiile și formulele pot fi intimidante. Dar odată ce începeți să le utilizați, veți aprecia cât de mult timp vă pot economisi. În plus, veți reduce șansele de erori la efectuarea manuală a calculelor.

Dacă nu ați mai folosit niciodată funcții, puteți începe cu elementele de bază ale sumei, mediei, minimului, maximului și numărării.

Pasul 1: Selectați celula în care doriți să utilizați funcția. Aceasta este celula în care se află formula și se afișează rezultatul acesteia.

Pasul 2: Selectați săgeata de lângă AutoSum în Editare secțiunea panglicii de pe Acasă fila. Alegeți calculul pe care doriți să îl utilizați.

Pasul 3: Veți vedea Fungere apar în celula care așteaptă valorile pe care doriți să le utilizați.

Să presupunem că doriți să adăugați valorile din celulele de la A1 la A5. Trageți prin acel interval de celule sau adăugați-l după paranteza de deschidere din formulă ca A1:A5. Asigurați-vă că finalizați formula cu o paranteză de închidere ca în captura de ecran de mai sus.

Pasul 4: Apasă pe introduce sau Întoarcere cheie.

Veți vedea apoi calculul efectuat în funcție de funcția pe care ați selectat-o.

Pentru setul complet de funcții disponibile în Excel, mergeți la Formule fila. Apoi, utilizați Biblioteca de funcții din panglică pentru a alege o logică funcţionează ca IF sau referință funcția ca CĂUTARE V.

Utilizați analiza rapidă pentru a adăuga formate, diagrame, totaluri și tabele

Excel vă ajută să formatați automat celulele cu formatare condiționată, să creați diagrame cu recomandări, să inserați tabele și tabele pivotși obțineți totaluri. Dar ceea ce s-ar putea să nu știți este că puteți face astfel de lucruri foarte rapid cu instrumentul de analiză rapidă. Iată cum funcționează.

Pasul 1: Selectați un interval de celule în care doriți să efectuați una dintre acțiunile de mai sus.

Pasul 2: Selectează Analiză rapidă butonul care se afișează în colțul intervalului de celule. Alternativ, puteți face clic dreapta și alege Analiză rapidă.

Apoi vedeți o casetă mică cu o listă a acțiunilor și a opțiunilor disponibile pentru fiecare. Acestea variază în funcție de tipul de date din celulele dvs., așa că să ne uităm la un exemplu.

Aici avem notele studenților, iar gama de celule include nume, note de litere, note numerice și text de promovare/renunțare. Când deschidem instrumentul de analiză rapidă, putem apoi să aplicăm formatare condiționată, să inserăm o diagramă, să obținem totaluri, să creăm un tabel sau să adăugați linii sparkline.

Pasul 3: Pur și simplu selectați fila pentru acțiunea dorită și apoi alegeți opțiunea pentru acțiunea respectivă.

Bum! Tocmai te-ai economisit o grămadă de timp făcând unul dintre aceste lucruri de la zero.

Modele și formule de completare automată

Microsoft Excel oferă o funcție de completare automată la îndemână pentru popularea cu ușurință a celulelor. Puteți introduceți câteva elemente într-o listă, cum ar fi lunile anului și adăugați elementele rămase prin glisare. Completarea automată vă ajută, de asemenea copiaza si lipeste formulele pe care le creați cu funcțiile menționate mai devreme.

Umplere model: Introduceți (cel puțin) două elemente din listă, selectați celula care îl conține pe al doilea, apoi utilizați mânerul de umplere (semnul plus de pe marginea celulei) pentru a trage prin celulele rămase. Ca exemple, puteți introduce ianuarie și februarie, luni și marți sau chiar A și B. Apoi, umpleți restul celulelor!

Formula de umplere: Selectați celula care conține formula și utilizați mânerul de umplere pentru a trage formula în celulele rămase. Notă: dacă utilizați referințe absolute mai degrabă decât relative, va trebui să ajustați formulele după ce le completați.

Bacsis: Puteți completa celulele rămase pentru a se potrivi cu numărul de rânduri deja completate făcând dublu clic pe mânerul de umplere.

Completarea automată este un instrument enorm care economisește timp în Microsoft Excel.

Copiați din bara de stare

Bara de stare din partea de jos a aplicației este utilă pentru a vedea calcule rapide, cum ar fi suma, media și numărul. Dar cu o actualizați la Excel pentru Windows în martie 2022, puteți copia efectiv aceste calcule cu un clic.

Deși această caracteristică poate fi încă disponibilă pentru utilizatori și este posibil să nu o vedeți încă, este cu siguranță una de care trebuie să vă păstrați pe radar.

Pasul 1: În primul rând, asigurați-vă că aveți calculele marcate astfel încât să apară în bara de stare. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe Bara de stare și selectați fiecare pentru a plasa o bifă lângă ea.

Pasul 2: Selectați celulele pentru a afișa calculul dorit în bara de stare.

Pasul 3: Apoi, selectați valoarea calculată în bara de stare. Aceasta îl plasează în clipboard.

Pasul 4: apoi puteți lipi valoarea în foaia de calcul sau într-o aplicație complet diferită.

Abilitatea de a copia valori direct din clipboard vă împiedică să introduceți manual o formulă sau o funcție, dar obțineți totuși rezultatul de care aveți nevoie - mai rapid ca niciodată!

Vrei și mai mult? Aruncă o privire la acestea suplimentare Sfaturi Excel pentru stăpânirea foii de calcul.

Recomandările editorilor

• Folosești Office? PC-ul dvs. ar putea fi în pericol din cauza acestei modificări Microsoft
• Nu faceți un alt PowerPoint fără să cunoașteți aceste 3 trucuri
• Microsoft elimină treptat fontul Office implicit. Iată ce l-ar putea înlocui
• Microsoft Word, PowerPoint și Excel rulează acum mai rapid pe noile Mac-uri M1 de la Apple
• Lucrand de acasa? Nu ratați această ofertă excepțională Microsoft Office 365

Îmbunătățește-ți stilul de viațăDigital Trends îi ajută pe cititori să țină cont de lumea rapidă a tehnologiei cu toate cele mai recente știri, recenzii distractive despre produse, editoriale perspicace și anticipări unice.