Cum se face backup pentru e-mailuri, contacte și altele în Outlook

Pentru mulți profesioniști, Microsoft Outlook este centrul fluxului lor de lucru. Așa fiind, este important să vă asigurați că fișierele aplicației - înregistrările dvs. de e-mail, contactele și calendarele - sunt copiate periodic într-o locație sigură. De asemenea, dacă vă mutați pe un computer nou, este mult mai ușor să reîncărcați un singur fișier decât să treceți prin procesul obositor de a vă configura din nou conturile de e-mail. Din fericire, Outlook simplifică crearea manuală de copii de rezervă a contului și setărilor și reimportarea acestora pentru o configurare ușoară. Ghidul de mai jos se aplică pentru Office 2010, Office 2013 și Office 2016.

Faceți copii de rezervă ale fișierelor dvs

Pasul 1: Pentru a începe copierea de rezervă a fișierelor în Outlook 2013 și 2016, faceți clic pe Fişier meniu și selectați Deschideți și exportați din meniul din stânga.

Pasul 2: Apasă pe Import Export butonul pentru a deschide Expertul de import și export, care, de asemenea, vă va scoate din sistemul de meniu ușor tactil - cel mai bine este să aveți o tastatură convențională și un mouse sau un touchpad pentru următorii pași. În Outlook 2010, faceți clic pe Fişier, Selectați Opțiuni, și faceți clic Avansat.

Pasul 3: Clic Export pentru a deschide vrăjitorul. Următorii pași sunt identici pentru toate cele trei versiuni de Outlook.

Pasul 4: Selectați Exportați într-un fișier din lista de acțiuni și faceți clic Următorul, ceea ce va avea ca rezultat două variante. Selectați Fișier de date Outlook (.pst), și faceți clic Următorul din nou. Pe ecranul următor, selectați ce fișiere și foldere doriți să faceți copii de rezervă. De cele mai multe ori, veți dori să creați o copie de rezervă completă a fișierelor pentru un singur cont. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe adresa de e-mail asociată contului, pe primul element din listă și faceți clic Următorul. Asigura-te ca Includeți subdosare este bifat astfel încât să captați toate informațiile.

Pasul 5: Dacă doriți un control mai mare asupra a ceea ce face backup, faceți clic pe un dosar individual de e-mail, pe secțiunea Contacte sau Calendare sau pe oricare dintre celelalte opțiuni din listă. În mod implicit, toate folderele dintr-un folder selectat vor fi, de asemenea, copiate de rezervă. Pentru a dezactiva acest comportament, debifați caseta marcată include subfolderele. Pentru a elimina anumite mesaje de e-mail din backup, cum ar fi e-mailurile trimise către sau de la adresa dvs. personală, faceți clic pe filtre. Pe acest ecran, puteți crea o căutare după cuvânt, subiect sau câmp de corp, către sau de la adresă sau oră. Filtre mai avansate, inclusiv dimensiune, steaguri și evaluări de importanță, sunt disponibile prin intermediul Mminereu Alegeri și Avansat file. Când ați terminat de configurat filtrele, faceți clic Bine pentru a reveni la meniul de export.

Pasul 6: Următorul ecran vă permite să selectați locația și numele fișierului de rezervă. Clic Naviga, apoi navigați la folderul dorit, denumiți fișierul și faceți clic Bine. Fereastra browserului se va închide apoi.

Pasul 7: Clic finalizarea. Puteți adăuga o parolă la acest fișier pentru securitate suplimentară sau puteți lăsa ambele câmpuri necompletate dacă nu doriți să atribuiți o parolă. Apoi apasa Bine pentru a crea fișierul de rezervă. Rețineți că poate dura câteva secunde dacă aveți o mulțime de e-mailuri stocate în Outlook.

Gestionarea backup-urilor

Fișierul PST pe care tocmai l-ați creat poate fi mutat sau copiat ca orice alt fișier. Acest lucru facilitează păstrarea acestuia în siguranță; pur și simplu aruncați-l pe o unitate USB, trageți-l pe un hard disk extern sau încărcați-l în cloud pentru a păstra o evidență a e-mailurilor separate fizic de computer. Fiți conștienți de faptul că fișierul este destul de mare - 1.000 de e-mailuri se ridică la aproximativ 100 MB, în testele noastre - și, prin urmare, este posibil să nu îl puteți trimite prin canalele obișnuite.

Amintiți-vă că acesta nu este un fișier live, ceea ce înseamnă că nu va înregistra sau nu va face backup pentru niciun e-mail pe care îl primiți sau le trimiteți după tu o creezi. Pentru un fișier mai actualizat, Outlook stochează automat e-mailurile și alte setări într-un fișier PST în Documente > Fișiere Outlook folder sub numele dvs. de utilizator. Acest fișier este întotdeauna actualizat, dar deoarece este stocat local, este vulnerabil la eșec. Puteți reduce riscul de a pierde e-mailurile recente, elementele din calendar și contactele prin setarea unui program de rezervă sau de stocare în cloud pentru a monitoriza folderul Fișiere Outlook.

Import de copii de rezervă

Pasul 1: Procesul de importare a fișierelor de rezervă PST este similar cu crearea acestora. În Outlook 2013 și 2016, faceți clic Fişier în fereastra principală Outlook și selectați Deschideți și exportați din multitudinea de opțiuni. Apoi, selectați Import Export pentru a deschide Expertul Import și Export. În Outlook 2010, faceți clic pe Fişier, Selectați Deschis,” și faceți clic Import. Pașii de mai jos se aplică tuturor celor trei versiuni de Outlook.

Pasul 2: Clic Importați dintr-un alt program sau fișier, urmată de Următorul. După aceea, selectați Fișier de date Outlook și faceți clic Următorul din nou. Clic Naviga, și navigați la fișierul pe care doriți să îl importați, fie pe computerul dvs. local, pe dispozitivul extern sau undeva într-o rețea conectată. În Opțiuni zonă, puteți alege să înlocuiți e-mailurile și contactele duplicate cu articole importate, să permiteți crearea de duplicate sau pur și simplu să nu importați duplicate.

Pasul 3: Dacă copia de rezervă din care importați este mai nouă decât e-mailurile pe care le aveți în prezent în Outlook, selectați Înlocuiți duplicatele. Dacă copia de rezervă este mai veche decât e-mailurile curente din Outlook, selectați Nu importați duplicate. În general, nu este nevoie să selectați Permite crearea de duplicate cu excepția cazului în care știți că aveți nevoie de informații specifice atât din fișierele vechi, cât și din cele noi. Clic Următorul când sunteți gata să continuați.

Pasul 4: Pe acest ecran, selectați ce foldere să importați și unde doriți să le importați. Dacă importați informațiile dintr-un singur cont, faceți clic pe Fișier de date Outlook. De asemenea, puteți selecta foldere individuale sau filtra fișierul, la fel ca în secțiunea de mai sus. Clic finalizarea când sunteți gata și, dacă vi se solicită, introduceți parola asociată fișierului dvs. Asta este! E-mailurile și alte setări vor apărea în Outlook odată ce procesul de import este încheiat.

Recomandările editorilor

• Nu vă pierdeți banii pe un MacBook Air. Cumpărați doar un Chromebook
• Mac-ul tău se comportă ciudat? Iată cum să resetați PRAM și SMC
• În curând, veți putea „reacționa” la e-mailurile din Outlook folosind emoji
• Cum să adăugați Zoom la contul dvs. Outlook
• Lucrand de acasa? Nu ratați această ofertă excepțională Microsoft Office 365