Cum să programați o vacanță în Outlook

Credit imagine: Robert Daly/OJO Images/Getty Images

Deschideți Calendar în Outlook 2013, trageți cursorul peste zilele în care veți fi în vacanță și faceți clic dreapta pe blocul de timp evidențiat. Alternativ, puteți doar să faceți clic pe butonul „Număr nou” și să introduceți orele de început și de sfârșit în meniurile corespunzătoare.

Tastați „Vacanță!” sau un alt titlu aplicabil pentru timpul liber în caseta „Subiect”. Introduceți o locație dacă doriți în caseta „Locație”. „Hawaii” funcționează întotdeauna bine, chiar dacă stai acasă doar o săptămână pentru a viziona Netflix.

Faceți clic pe caseta „Afișați ca” aflată în grupul Opțiuni din fila Numire și selectați „În afara biroului” pentru a permite tuturor celor care au acces la calendarul dvs. să vadă când veți pleca. Faceți clic pe „Salvați și închideți” pentru a vă finaliza planurile de vacanță -- cel puțin în ceea ce privește Calendarul Outlook.

Faceți clic pe meniul „Fișier” din Outlook 2013 și selectați „Răspunsuri automate (în afara biroului)”. Dacă această opțiune nu este disponibilă, nu aveți un cont Microsoft Exchange. Se deschide fereastra Răspunsuri automate.

Faceți clic pe opțiunea „Trimiteți răspunsuri automate”. Rețineți că fila „În interiorul organizației mele” este selectată.

Faceți clic pe câmpul de text mare și introduceți mesajul pe care doriți să îl trimiteți oricui din organizația dvs. în timp ce sunteți plecat. În mod normal, aceasta ar trebui să includă data la care vă întoarceți. Dacă cineva vă acoperă în timp ce sunteți plecat, puteți include informațiile de contact ale acelei persoane sau informațiile dvs. de contact în caz de urgență, dacă doriți. Utilizați opțiunile de formatare de deasupra câmpului de text pentru a personaliza formatarea așa cum ați proceda pentru orice mesaj de e-mail.

Faceți clic pe fila „În afara organizației mele” dacă doriți ca Outlook să răspundă automat și persoanelor care nu lucrează în compania dvs. Faceți clic pe opțiunea „Răspuns automat persoanelor din afara organizației mele”. Selectați fie opțiunea „Numai persoanele de contact” sau „Oricine din afara organizației mele”. Textul pe care l-ați folosit pentru răspunsurile automate în cadrul organizației dvs. apare automat în câmpul de text al mesajului. Editați acest mesaj după cum doriți sau ștergeți-l și scrieți un alt mesaj.

Faceți clic pe meniurile „Ora de început” și „Ora de sfârșit” pentru a selecta data și ora la care veți pleca în vacanță și când vă veți întoarce la birou. Outlook vă va trimite răspunsul automat în această perioadă de timp.

Dezactivați răspunsurile automate dacă reveniți mai devreme făcând clic pe meniul „Fișier” și apoi făcând clic pe butonul „Dezactivați” de sub opțiunea Răspunsuri automate.

Faceți clic pe butonul „E-mail nou” în Outlook 2013. Introduceți un titlu adecvat în linia „Subiect”, cum ar fi „Away This Week”, apoi introduceți un mesaj în afara biroului în câmpul „Mesaj”.

Selectați „Salvare ca” din meniul Fișier. Faceți clic pe meniul „Salvare ca tip” și selectați „Șablon Outlook”. În mod implicit, titlul fișierului este același cu subiectul dvs., dar puteți modifica acest lucru dacă este necesar. Faceți clic pe butonul „Salvare”.

Faceți clic pe butonul „Reguli” situat în fila Acasă a Panglicii. Selectați „Gestionați regulile și alertele” din meniul derulant. Se deschide fereastra Reguli și alerte.

Faceți clic pe butonul „Regulă nouă”. Aceasta deschide Expertul Reguli noi. Faceți clic pe opțiunea „Aplicați reguli la mesajele pe care le primesc” aflată în secțiunea Începe de la o regulă necompletată. Faceți clic pe „Următorul”. Apare o listă de opțiuni pentru a filtra cine ar trebui sau nu ar trebui să primească mesajul dvs. de lipsă de la birou. De exemplu, puteți specifica că mesajul este trimis numai către mesaje când numele dvs. este în „Către” câmp și nu câmpul „CC”, sau puteți specifica că răspunsul este trimis doar la mesajele cu mare importanţă.

Selectați opțiunile pentru a determina cine primește sau nu răspunsul automat. Dacă lăsați opțiunile necompletate, răspunsul automat este trimis tuturor celor care vă trimit un e-mail. Faceți clic pe „Următorul”.

Faceți clic pe opțiunea „Răspuns folosind un anumit șablon” din secțiunea Pasul 1, apoi faceți clic pe linkul „un anumit șablon” din secțiunea Pasul 2. Se deschide o fereastră de navigare. Faceți clic pe meniul „Look In” și selectați „User Templates in File System” și apoi faceți dublu clic pe șablonul de mesaj de răspuns automat pe care tocmai l-ați creat acum câteva minute.

Faceți clic pe butonul „Următorul”, revizuiți alegerile și faceți clic din nou pe „Următorul”. Faceți clic pe „Terminare”. Lăsați Outlook să ruleze pe computer. Dacă computerul intră în stare de repaus, se oprește sau dacă Outlook este închis, mesajul de răspuns automat nu va fi trimis nimănui.

Atingeți pictograma „Căutare” de pe ecranul de pornire Windows 8.1, tastați „sleep” și selectați „Setări de alimentare și de repaus”. Clic meniul „Sleep” și selectați „Never”. Pe un laptop, acest lucru este disponibil numai în secțiunea „Când este conectat, opriți după” meniul.

Dezactivați răspunsul automat când vă întoarceți din vacanță, revenind la opțiunea „Gestionați regulile și alertele” din butonul Reguli. Faceți clic pe bifa de lângă regulă pentru a dezactiva răspunsul automat și faceți clic pe „Aplicați”. Nu uitați să readuceți la normal setarea Sleep a computerului.

Bacsis