E-mailul a devenit o formă esențială de comunicare în afaceri. Deși e-mailul personal este informal, e-mailul pentru afaceri necesită profesionalism și curtoazie. Părțile de bază ale unei scrisori de afaceri pe hârtie se aplică și corespondenței pe internet.
Subiect
Faceți subiectul scurt și precis. Evitați să utilizați denumiri care ar putea declanșa filtrul de spam al destinatarului, cum ar fi „Re”, o abreviere tradițională pentru nota de birou pentru „Referitor” sau „Fwd”, care înseamnă un mesaj de e-mail redirecționat. Completați întotdeauna linia de subiect; Lăsându-l necompletat, îți poate trimite mesajul în dosarul de spam.
Videoclipul zilei
Salut
Utilizați un salut profesional pentru mesajele de e-mail de afaceri. „Dear Mr. Foster” creează o impresie mult mai bună decât „Hei, Bob” și reflectă imaginea ta ca om de afaceri. Lăsați un rând liber după salut, apoi începeți corpul e-mailului. Acest model face întregul mesaj mai ușor de citit de către destinatar.
Corp
Urmați instrucțiunile standard pentru scrisoarea de afaceri pentru corpul e-mailului dvs. Folosiți un limbaj politicos pentru a face o cerere sau a explica un punct. Dacă nu ești sigur că destinatarul își va aminti de tine sau dacă intri în contact pentru prima dată, prezintă-te în prima linie. „Vă mulțumesc că ați vorbit cu mine joia trecută cu privire la contractul Johnson” va trezi memoria destinatarului înainte de a intra în detaliile afacerii în cauză.
Semnătură
Adăugați o linie goală după corpul e-mailului, din nou pentru a face mesajul mai ușor pentru ochi, apoi încheiați mesajul cu un semnare politicoasă, cum ar fi „Cu adevărat”, „Cu stimă” sau chiar „Mulțumesc”. După numele dvs., adăugați adresa de e-mail, telefon număr. titlul dumneavoastră cu compania și chiar adresa biroului, dacă doriți. Acest lucru oferă destinatarului toate informațiile dvs. de contact într-un singur loc.
Citiți de două ori, trimiteți o dată
Înainte de a apăsa „Trimite”, recitiți e-mailul pentru a căuta probleme: adresa de e-mail a destinatarului este corectă în „Către” câmp, există o linie adecvată în câmpul „Subiect” și mesajul este lipsit de ortografie, context sau gramatică erori. Verifică-ți semnătura și informațiile de contact.
Rămâi profesionist
Utilizați numai text negru pe fundal alb. Alegeți un font business, cum ar fi Times New Roman sau Courier. Nu utilizați fonturi colorate, curbate, fundaluri cu grafică grea, emoticoane sau argou de pe internet, cum ar fi „LOL” (Laughing Out Loud). Evitați să introduceți un mesaj cu majuscule, care este considerat a țipa sub formă de text. Dacă trimiteți un e-mail de afaceri unui număr mare de destinatari, utilizați opțiunea Blind Carbon Copy (BCC). În acest fel, adresa de e-mail a fiecărui cititor este protejată și este mai puțin probabil să ajungă pe lista de spam a cuiva.
