Utilizați computerul pentru a crea o bază de date PDF.
Un fișier Portable Document Format (PDF) este adesea folosit pentru a păstra orice formatare a unui document creat într-un alt program, cum ar fi un document Word, o foaie de calcul sau un fișier de design complex. PDF-urile sunt create și gestionate folosind Adobe Acrobat. Pentru a configura un fișier de bază de date PDF, cel mai bun pariu este să îl creați mai întâi folosind o bază de date sau un program de foi de calcul, cum ar fi Microsoft Excel. Apoi puteți converti fișierul într-un PDF și puteți adăuga bara de căutare și funcțiile de index ale Adobe Acrobat, facilitând căutarea utilizatorilor în baza de date.
Convertiți baza de date în PDF (ref. 1, 2)
Pasul 1
Deschideți o aplicație de foaie de calcul pe computer și introduceți toate datele pe care doriți să le includeți în baza de date. Dacă utilizați un program de bază de date, veți putea introduce datele mult mai eficient decât dacă ați începe un PDF de la zero. Salvați fișierul când este finalizat.
Videoclipul zilei
Pasul 2
Salvați fișierul ca PDF dacă utilizați un program care permite acest lucru. Toate programele Microsoft Office oferă această abilitate, atâta timp cât aveți deja instalat Adobe Acrobat pe computer. De exemplu, în Excel, faceți clic pe „Butonul Microsoft Office”, derulați peste „Salvare ca” și selectați „PDF sau XPS”. Introduceți un nume de fișier și faceți clic pe „Publicați”. În alte programe, este posibil să puteți imprima în PDF utilizând Adobe PDF Imprimanta. Deschideți fișierul PDF în Adobe Acrobat.
Pasul 3
Convertiți fișierul prin Adobe Acrobat dacă Pasul 2 nu este posibil. Deschideți Acrobat și faceți clic pe „Fișier, Creați PDF, Din fișier”. Selectați fișierul foaie de calcul din caseta de dialog „Deschidere” și faceți clic pe „Deschidere”. Fișierul va converti și va deschide un nou document PDF. Faceți clic pe „Fișier, Salvați ca” pentru a salva fișierul.
Adăugați funcții de căutare (ref. 3, 4)
Pasul 1
Accesați bara de instrumente „Găsiți” din Adobe Acrobat. Va fi deschis în mod implicit, dar îl puteți găsi oricând din nou selectând „Editați, Găsiți”. Folosiți-l pentru a găsi orice cuvânt din document.
Pasul 2
Utilizați fereastra „Căutare” pentru a permite o căutare mai complexă. Faceți clic pe „Editați, căutați” pentru a-l afișa sau faceți clic pe săgeata de lângă bara de instrumente „Găsiți” și faceți clic pe „Deschideți căutarea completă Acrobat”. Această funcție este disponibilă și pentru utilizatorii Adobe Reader.
Pasul 3
Creați un index pentru PDF, astfel încât utilizatorii să poată căuta în baza de date. Pentru a adăuga un index, faceți clic pe „Advanced, Document Processing, Manage Embedded Index”. Faceți clic pe „Încorporați index”. Urma instrucțiunile și faceți clic pe „OK”. Indexul va fi inclus cu PDF-ul atunci când îl distribuiți destinatarii.
Lucruri de care veți avea nevoie
Adobe Acrobat
Program tabelar
