Denumiți și creați o nouă bază de date din comanda „Nou” din fila „Fișier”. Selectați fila „Acasă” și se deschide un nou tabel. Comutați la „Vizualizare design”.
Introduceți numele „Cheii primare” în coloana „Nume câmp” de pe rândul 1. „ID” este implicit, cu un „AutoNumber” în coloana „Data Type”. Acesta poate fi păstrat sau schimbat cu un alt identificator unic de înregistrare, cum ar fi un număr de identificare a angajatului sau un număr de securitate socială. „Tipul de date” poate fi păstrat ca „Număr automat” sau modificat într-o intrare manuală, atâta timp cât proprietatea „Indexat” este setată la „Da (Fără duplicate).”
Creați câmpuri pentru toate informațiile solicitate de la noii angajați. Aceasta include: 1. Numele și prenumele, inițialele sau al doilea nume, dacă se dorește 2. Adresele de domiciliu și adresele poștale 3. Numere de telefon, de acasă și de telefon mobil 4. Numărul de deduceri pentru reținerea impozitului pe venit federal și de stat 5. Numărul de securitate socială 6. Permis de conducere sau alt număr de identificare de stat 7. O casetă de selectare care se asigură că eligibilitatea pentru „dovada angajării” a fost verificată 8. O casetă de text pentru înregistrarea documentelor verificate 9. Data oficială de începere a angajării 10. Data oficială de încetare a angajării (de completat la plecarea angajatului) 11. Rata salariala 12. Titlul postului și alte informații dorite de angajator CV-urile și cererile pot fi digitizate și atașate la dosar, dacă se dorește
Atribuiți tip de date fiecărui câmp, setând proprietățile necesare pentru a formata numere, definiți numărul de caractere permis într-un câmp și determinați dacă datele trebuie indexate. În construirea unei baze de date, este, de asemenea, prudent să adăugați o descriere a câmpului care să-i definească scopul, o acțiune de a avansa mai târziu în memorie atunci când baza de date trebuie modificată sau revizuită.
Selectați fila „Creare” și faceți clic pe butonul „Formular” din grupul „Formular”. Adăugați toate sau unele câmpuri în formular și salvați-l. Formatați proprietățile câmpului pentru a se potrivi cu proprietățile tabelului. Salvați-l încă o dată înainte de a reveni la „Vizualizare formular” pe butonul „Vizualizare” din fila „Acasă”. Utilizați formularul pentru introducerea datelor.
Selectați fila „Creare” și faceți clic pe butonul „Raportare” din grupul „Raportare”. Adăugați toate câmpurile sau unele dintre ele și apoi comutați la vizualizarea „Aspect”. Modificați lățimile coloanelor și formatați câmpurile și etichetele. Modificați fonturile, culorile sau selectați un design preformatat din caseta drop-down „Design”. Salvați raportul. Șablonul de raport vă va permite să imprimați rapoarte de salarizare.
Criptați baza de date pentru securitate. Închideți baza de date, redeschideți în modul exclusiv folosind săgeata în jos de pe butonul „Deschidere” din fereastra „Deschideți fișierul” și selectând „Deschideți exclusivitate”. Faceți clic pe fila „Fișier”, selectați comanda Info, apoi faceți clic pe „Criptare cu parolă” în „Informații” panou. Când apare caseta de dialog „Set Database Password”, setați o parolă și introduceți-o a doua oară pentru verificare. Faceți clic pe OK. Data viitoare când se deschide baza de date, va fi necesară parola. Introduceți parola în caseta Parolă, introduceți-o din nou în caseta Verificare, apoi faceți clic pe OK.
Bacsis
Parolele puternice au minimum opt caractere și includ cifre, litere mari și mici, și un caracter special, cum ar fi „!” sau „&.” Utilizați proprietățile „Caption” pentru a oferi câmpurilor un limbaj simplu nume. Schimbarea numelui câmpului „Prenume” în „Prenume” pare mai profesionistă în rapoarte. Există pachete software de salarizare online și de pe raft care se ocupă de calculul cardului de pontaj și al salariului. Pentru a face acest lucru în Access necesită abilități de programare extrem de sofisticate și înțelegere dincolo de conținutul unui articol rezumat.
