Ce este un tabel în Microsoft Access?

Microsoft Access este o aplicație software care este folosită pentru a crea baze de date. MS Access este pachet cu Microsoft Office Suite, dar poate fi achiziționat separat. Bazele de date MS Access stochează date în tabele și pot exista ca un singur fișier care permite stocarea și recuperarea de bază a datelor. Fiecare fișier de bază de date este format din obiecte, inclusiv tabele, interogări, formulare și rapoarte.

Bazele de date îndeplinesc funcția de colectare, gestionare și stocare a datelor. Bazele de date MS Access sunt folosite adesea pentru personal și/sau afaceri pentru stocarea datelor din agende, informații despre clienți, liste de corespondență sau liste de inventar. Rememorarea conținutului bazei de date este intuitivă și poate fi interogată, tipărită sau publicată pe Internet.

Tabelele MS Access sunt obiectele cheie din fișierul Access, deoarece conțin datele care sunt stocate în baza de date. Tabelele sunt alcătuite din rânduri și coloane și permit introducerea directă a datelor în grilele lor. Rândul este înregistrarea care conține piesele de date individuale care formează o înregistrare individuală. Coloanele, denumite și câmpuri, constau din informații clasificate. De exemplu, câmpurile sunt coloane formate din informații clasificate, cum ar fi numerele de telefon.

Rândul este înregistrarea în care este introdus numărul de telefon. Datele sunt sortabile și pot fi filtrate. Datele din Excel pot fi importate sau tăiate și lipite într-un tabel Access. Un fișier poate conține mai multe tabele, care pot fi legate prin interogări, rapoarte și formulare.

Există mai multe moduri de a crea un tabel: în vizualizarea design, folosind un șablon sau un expert sau prin introducerea datelor. Utilizatorul alege metoda pe care dorește să o utilizeze evidențiind-o și selectând „Deschidere” în caseta de obiecte a fișierului. Odată ce un tabel este creat, utilizatorul poate introduce date în tabel.

După introducerea primei înregistrări și apăsarea butonului „Enter”, următoarea linie va apărea pentru introducerea datelor unei a doua înregistrări și așa mai departe. Odată ce introducerea datelor este finalizată, utilizatorul va închide tabelul ca în orice fereastră. Tabelul este salvat sub „Obiecte” și „Tabel” în lista de obiecte a fișierului. La deschiderea fișierului, lista de obiecte va apărea întotdeauna.

În funcție de versiunea de MS Access, utilizarea unui expert sau a unui șablon este cea mai simplă modalitate de a crea un tabel care este gata pentru introducerea datelor. În MS Access 2007, șabloanele de tabel sunt tabele goale care pot fi folosite ca atare sau personalizate după cum este necesar. Șabloanele includ contacte, sarcini, probleme, evenimente și active. Tabelul de contacte creează o bază de date pentru informații de contact, cum ar fi liste de corespondență și numere de telefon. Coloanele sunt create cu ușurință prin tragerea dintr-o listă de câmpuri sugerate.

În MS Access 2003 și versiuni anterioare, vrăjitorii sunt o caracteristică care ghidează utilizatorul de la început până la sfârșit în crearea obiectului dorit. În doar câteva clicuri puteți crea un tabel care este gata pentru introducerea datelor. Deși câmpurile tabelului din expert sunt predefinite, utilizatorul are posibilitatea de a le modifica în timp ce folosește expertul și după ce tabelul a fost creat.

MS Access permite utilizatorului să personalizeze câmpurile, datele și formatarea dintr-un tabel. Utilizatorul are capacitatea de a formata fontul tabelului, înălțimea rândului, lățimea coloanei, îngheța și/sau ascunde coloanele. Utilizatorul are capacitatea de a modifica elementele cheie ale tabelului, cum ar fi redenumirea câmpurilor de tabel și editarea înregistrărilor din tabel din mers, de aproape oriunde în aplicație.