De ce să folosiți Microsoft Excel

Microsoft Excel este un software pentru foi de calcul utilizat pentru calcularea financiară, statistică și de inginerie informații și este utilizat într-o gamă largă de locuri, de la gospodării individuale până la Fortune 500 companiilor. Componentele Excel sunt celule, foi de calcul și registre de lucru. Caietele de lucru conțin foi de calcul, iar foile de calcul conțin celule. Prin urmare, mii de celule sunt într-o foaie de calcul și două sau mai multe foi de calcul alcătuiesc un registru de lucru. Caracteristicile oferite de Excel permit utilizatorului să economisească timp atunci când calculează formule, creează diagrame și grafice și partajează și securizează informații.

Microsoft Excel este la îndemână atunci când efectuați calcule. Software-ul conține formule încorporate pentru matematică de bază, statistică și chiar funcții de inginerie. Calculele care pot necesita mai multe iterații pentru a ajunge la un răspuns necesită doar introducerea câtorva componente de bază ale formulei pentru ca Excel să calculeze răspunsul final. În plus, timpul necesar pentru a obține răspunsul este mult redus prin utilizarea Microsoft Excel.

Microsot Excel poate fi folosit și pentru a crea diagrame și grafice. Datele introduse într-o foaie de calcul pot alimenta numeroasele tipuri de grafice disponibile în Excel. Microsoft Excel are capacitatea de a crea diagrame circulare, grafice cu bare, grafice 3-D și chiar grafice scattergram. Crearea acestor tipuri de diagrame pe hârtie ar consuma foarte mult timp, dacă nu imposibil pentru unele tipuri de grafice. Excel conține și vrăjitori (instrucțiuni pas cu pas) pentru a ghida utilizatorul în crearea tipului de grafic de care are nevoie.

Mai multe foi de calcul pot fi legate între ele folosind Excel. De exemplu, dacă datele departamentului de vânzări sunt într-o foaie de calcul, iar datele de marketing sunt în alta, cele două foi de calcul pot fi legate fără a reintroduce informațiile. Conectați informațiile calculând celulele unei foi de calcul cu celulele alteia. Rezultatul final va fi combinația dintre datele de vânzări și datele de marketing. Rețineți că dacă informațiile dintr-o foaie de calcul sunt modificate, rezultatul final se va schimba și el.

Excel are o altă caracteristică care permite utilizatorului să formateze celule. Caracteristica de formatare a celulelor este deosebit de utilă pentru înțelegerea performanței. În Excel, celulele pot fi formatate pentru a afișa într-un anumit mod dacă există un anumit rezultat. De exemplu, dacă obiectivul financiar este să fie cu 10% sub buget, dar rezultatul actual este cu 1% peste buget, atunci celula poate fi formatată pentru a fi afișată în roșu. Pe de altă parte, dacă rezultatul este cu 12% sub buget, acesta poate fi formatat pentru a fi afișat în verde.

Excel poate proteja, de asemenea, informațiile. Există o funcție de blocare a celulei în Excel care împiedică alți utilizatori să modifice informațiile din celulă. În plus, întreaga foaie de lucru sau registrul de lucru poate fi protejată prin parolă. Dacă există părți ale registrului de lucru care nu ar trebui să fie văzute, plasați o parolă pe acele părți ale registrului de lucru sau pe întreg registrul de lucru în sine.

Microsoft Excel poate fi integrat și cu alte programe. Datele Excel pot fi importate în Microsoft Access, iar datele Access pot fi exportate în Excel. Microsoft Word și PowerPoint folosesc Excel pentru a crea tabele în documentele lor. Dacă un tabel, o diagramă sau un grafic este creat în Excel, acesta poate fi copiat și lipit în Microsoft Word și PowerPoint.