Cum să imprimați etichete de adresă în Excel

Microsoft Excel servește ca un program excelent pentru gestionarea listelor de e-mail. Listele mari de corespondență sunt deosebit de ușor de gestionat în Excel, în timp ce se clasifică și se organizează contactele într-un format personalizat.

Formatele Excel și CSV sunt folosite pentru a importa și exporta liste de la managerii de corespondență, iar diviziunile celulare înseamnă că puteți separa numele, adresa și orice alte informații relevante în coloane individuale. De asemenea, puteți alege să plasați întregul contact într-o singură celulă.

Flexibilitatea pentru utilizatorii calificați de Excel este convenabilă, dar imprimarea etichetelor direct din Excel nu este ușoară. Deși procesul nu este prea complex, nici nu este evident și puteți crea un dezastru tehnic. Utilizarea unui proces de îmbinare a corespondenței este cel mai eficient mijloc de a configura etichete pentru imprimantă.

Cel mai rapid și mai eficient mod de a imprima etichete din lista de corespondență Excel este prin procesul de îmbinare a corespondenței. Acest proces preia informațiile dvs. organizate Excel și compilează fiecare adresă într-o etichetă individuală pentru imprimantă.

Deși acest lucru sună simplu, există o captură. Foaia Excel trebuie formatată într-un aspect specific care utilizează coloane pentru fiecare categorie. Dacă ați folosit o metodă diferită când ați introdus adresele, reformatarea necesită mult timp.

În mod ideal, începeți din nou și puteți introduce fiecare contact în formatul corect. Dacă aveți deja totul împărțit în categorii, este posibil ca acestea să necesite doar modificări și ajustări simple ale etichetelor pentru a îndeplini cerințele de formatare.

Configurați foaia de calcul Excel cu titluri de coloană. Fiecare coloană reprezintă o categorie specifică. Creați o coloană separată pentru prenume, prenume, adresă, oraș, stat și cod poștal.

Informațiile pentru fiecare individ se află într-un rând orizontal. Utilizați ortografia exactă, abrevierile și majusculele dorite în fiecare câmp. De exemplu, utilizați NV în loc de Nevada, dacă nu doriți să scrieți numele complet al statului.

De asemenea, luați în considerare cum doriți să arate numele pe etichete. Modul în care stilați literele este o chestiune de preferință personală. Unora le place să scrie cu majuscule toate literele, în timp ce altora doar prima literă din fiecare cuvânt.

De asemenea, aveți opțiunea de a adăuga coloane după cum este necesar. De exemplu, dacă doriți ca primul rând al etichetei să citească numele companiei, modificați prima coloană pentru a reflecta aceste informații.

După ce coloanele sunt setate, următorul pas este sarcina plictisitoare de introducere pentru fiecare contact. Adăugați toate datele și faceți o rundă sau două de editări pentru a vă asigura că totul arată bine.

După ce contactele și toate informațiile asociate sunt în foaia de calcul, evidențiați totul, inclusiv titlurile coloanelor. Puteți trage cursorul peste toate câmpurile în timp ce țineți apăsat butonul mouse-ului pentru a evidenția totul sau puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură pentru selectarea tuturor, Ctrl+A.

După ce informațiile sunt evidențiate, selectați fila etichetată Formule și faceți clic Definiți Numele. Introduceți un nume de listă în caseta care apare. De exemplu, folosiți Invitatii de nunta sau Felicitări de Crăciun.

Dacă imprimați etichete cu orice regularitate, adăugarea unei date la fiecare listă este, de asemenea, utilă. Listele de contacte sunt actualizate frecvent, iar data vă oferă o idee despre când lista a fost actualizată ultima dată. De asemenea, vă asigură că imprimați versiunea corectă și cea mai actuală.

Salvați foaia de lucru Excel de contact nou numită și părăsiți documentul pentru a continua cu îmbinarea corespondenței.

Microsoft Word este locul unde imprimați etichetele. Excel este ideal pentru organizarea și găzduirea datelor și funcționează bine pentru a încărca rapid lista în alte programe. Microsoft Word, totuși, are încorporat un șablon de imprimare a etichetelor care prezintă adresele în formatul cerut de imprimantă.

Procesul de îmbinare a corespondenței combină Excel pentru capacitatea de a organiza câmpurile și Word pentru capacitatea de a formata etichetele pentru imprimantă.

Deschideți un nou document Word și faceți clic pe Trimiteri pentru a deschide o listă de opțiuni. Faceți clic pe opțiunea drop-down pentru Porniți fuziunea corespondenței pentru a dezvălui un meniu secundar în care poate fi necesar să faceți clic Porniți fuziunea corespondenței din nou înainte de a putea selecta Etichete pentru a deschide un meniu de Opțiuni de etichetă.

În acest moment, aveți nevoie de informații despre imprimantă și etichete pentru a merge mai departe. Trebuie să alegi între imprimante cu alimentare continuă și imprimante de pagini. Consultați manualul imprimantei pentru a determina ce tip utilizați. Dacă aveți o imprimantă cu stil de pagină, un alt meniu drop-down necesită să selectați tipul specific de tavă pentru imprimanta dvs. de pagini. O tavă bypass este destul de comună.

Apoi, alegeți furnizorul de etichete. Fiecare furnizor are propriul aspect specific, iar acest lucru este important pentru imprimantă. Microsoft, Avery și multe alte opțiuni de furnizor sunt listate în meniul derulant. Selectați-o pe cea care se potrivește cu etichetele pe care le-ați achiziționat pentru lucrare.

În cele din urmă, selectați numărul produsului care corespunde cu numărul produsului de pe etichetele dvs. Acest lucru se găsește de obicei pe ambalaj și nu pe foile de etichetă în sine. Numărul produsului indică imprimantei dvs. dimensiunile hârtiei pentru a vă asigura că imprimarea este aliniată corect cu etichetele.

În cazuri rare, este posibil ca numărul produsului să nu fie disponibil pentru etichetele dvs. Imprimarea poate continua, dar trebuie să măsurați manual dimensiunea individuală a etichetei. De asemenea, trebuie să știți câte etichete sunt pe o pagină și câte sunt situate în fiecare coloană și rând.

Pentru a introduce o dimensiune de etichetă personalizată, selectați Detalii opțiunea în Opțiuni de etichetă fereastra pentru a afișa aspectul pentru foaia de etichete pe coloane și rânduri. Introduceți marginile, coloanele și rândurile în câmpul furnizat. Clic Bine dacă aceasta se potrivește cu configurația dvs. Dacă nu, faceți clic Anulare și apoi selectați Etichetă nouă si incearca din nou.

Introduceți un nume pentru etichetele dvs., astfel încât dimensiunile să fie salvate pentru referințe viitoare. Orice nume va fi suficient. Apoi, setați dimensiunile la înălțimea și lățimea măsurate. De asemenea, introduceți aspectul rândurilor și coloanelor. Continuați și faceți clic Bine pentru a salva noile setări de dimensiune, apoi faceți clic Bine din nou pentru a salva toate setările.

În acest moment, aveți etichetele pregătite în Excel și documentul Word formatat corect pentru a imprima etichetele. Acum trebuie să importați informațiile de contact pentru a popula etichetele.

În documentul Word, faceți clic Fişier și apoi Opțiuni și Avansat. Bifați caseta de selectare adiacentă Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere și alegeți Bine. Întoarce-te la Trimiteri filă și faceți clic Selectați Destinatari pentru a deschide un meniu derulant de opțiuni. Alege Utilizați Lista existentă pentru a găsi informațiile de contact Excel pe computer. Selectați fișierul și faceți clic Bine. Acest proces conectează foaia Excel la documentul Word. Deși programele sunt conectate, etichetele nu sunt încă completate cu informații.

Cel mai simplu mod de a importa întreaga listă este prin substituenți. Desemnarea substituentului corespunde coloanelor pe care le-ați creat în fișierul Excel. De exemplu, tastați <> unde doriți să apară prenumele pe etichetă. Rețineți că această secvență se repetă pe toate etichetele.

O secvență standard de adrese arată astfel:

<> <>

<>

<> <> <>

Fiecare etichetă corespunde direct unei coloane din foaia dumneavoastră Excel. Dacă doriți să adăugați informații personalizate, acestea trebuie să apară într-o coloană etichetată pe foaie. Apoi introduceți câmpul în secvența de plasare preferată pentru etichetă.

Dacă încărcați frecvent liste utilizând procesul de îmbinare a corespondenței, există și o comandă rapidă pentru blocul de adrese pentru a combina mai multe câmpuri de date sub un singur <

Acum că etichetele sunt setate cu secvența pentru fiecare câmp, puteți încărca efectiv sute sau chiar mii de contacte în timp ce creați o secvență de etichetare consistentă pentru imprimantă. Îmbinarea corespondenței este ideală pentru listele de contacte în bloc.

Trebuie să mapați îmbinarea corespondenței, astfel încât Word să citească coloanele corecte din Excel. Întoarce-te la Trimiteri filă, faceți clic Câmpuri de potrivire și alegeți Scrieți și inserați câmpuri. Apare o casetă cu un număr de etichete listate alături de casetele derulante.

Etichetele sunt elemente comune ale unei etichete de adresă. Enumeră Titlu, Nume, Nume, Adresă, si asa mai departe. În meniurile derulante corespunzătoare, vedeți etichetele coloanelor din foaia dvs. Excel. Multe dintre acestea vor fi deja potrivite, dar asigurați-vă că fiecare element este aliniat și potrivit corespunzător. Asta înseamnă când scrii <>, trage doar din Nume coloana din foaia Excel.

Acum că câmpurile sunt mapate și etichetele sunt construite, faceți clic previzualizare în Trimiteri fila. Înainte de a vă decide să imprimați, faceți o previzualizare amănunțită pentru a vizualiza etichetele. Verificați de două ori alinierea și formatarea cu această vizualizare.

Când sunteți gata să imprimați, faceți clic Terminați și îmbinați sub Trimiteri fila. Clic Imprimați documente pentru a trimite lucrarea finală către imprimantă. Asigurați-vă că imprimanta este stocată cu hârtie de etichetă înainte de a trimite lucrarea.

În timp ce Excel este un mijloc excelent de a rula o îmbinare prin corespondență, puteți importa și contacte din Outlook. Outlook vă permite să exportați contacte într-o foaie de lucru Excel, unde puteți utiliza procesul așa cum este descris mai sus.

Dacă doriți să extrageți contacte direct din programul de e-mail Outlook, trageți lista de contacte. Utilizare Schimb+Control pentru a selecta și evidenția mai multe contacte până când fiecare contact dorit este evidențiat.

Du-te la Acasă filă și selectați Îmbinare corespondență. Alege Doar contactele selectate urmată de Toate câmpurile de contact. Apoi, selectați Document nou și Etichete de corespondență ca tip de document.

Această acțiune declanșează un nou document Word cu o îmbinare prin corespondență. Selectați Scrieți și introduceți câmpuri sub Trimiteri fila și asigurați-vă că totul este aliniat corect. Clic Actualizați etichetele pentru a genera etichetele.

Utilizați funcția de previzualizare pentru a revizui și pentru a vă asigura că totul este aliniat corect. După ce editați și faceți toate revizuirile finale, previzualizați din nou și apoi rulați Finalizați îmbinarea corespondenței și Imprimare pentru a trimite lucrarea la imprimantă.

Outlook este excelent la gestionarea contactelor, iar executarea unei îmbinări de corespondență din program este ușoară. Cu toate acestea, nu toată lumea are Outlook ca manager de e-mail, iar procesul de tipărire a etichetelor-din-Excel rămâne cea mai bună opțiune alternativă pentru gestionarea contactelor.