Cum să utilizați etichetele Avery 5160 pe Excel

Etichetele Avery sunt un produs de birou standard bine-cunoscut, iar etichetele 5160 (printre alte dimensiuni) sunt compatibile cu produsele Microsoft. Puteți imprima etichete Avery din Excel, dar procesul necesită în cele din urmă o îmbinare prin corespondență pentru a clasifica câmpurile de etichetă și a le importa într-un format de etichetă.

În timpul procesului de îmbinare a corespondenței, configurați coloane de date în Excel și apoi le potriviți cu câmpurile de formatare din Microsoft Word. Procesul nu este complicat, dar necesită timp pentru a configura corect formatarea. Listele mari de contacte sau alte forme de date în Excel necesită, de asemenea, mai mult timp pentru a fi completate.

Alternativa la utilizarea Excel cu Word este să tastați manual fiecare etichetă sau să executați o îmbinare prin corespondență printr-un alt program compatibil, cum ar fi Microsoft Outlook. Opțiunea Microsoft Outlook este atractivă doar dacă utilizați deja serviciul ca manager de e-mail.

Etichetele Avery sunt standard în formatarea etichetelor Microsoft Word, iar dimensionarea este deja stocată într-o presetare, ceea ce le face o alegere excelentă pentru procesul de etichetare. Alte mărci și machete comune de etichete sunt, de asemenea, stocate în formatarea etichetei pentru Microsoft.

Înainte de a accesa Excel și de a utiliza programul pentru a vă găzdui datele, luați în considerare dacă Excel este cea mai bună utilizare pentru situația dvs. particulară. Dacă faceți un număr mic de etichete – sub 100 cu informații minime, de exemplu – introducerea informațiilor direct într-un document Word formatat cu etichetă este o opțiune mai bună. Acest lucru este valabil mai ales pentru o listă de unică folosință.

Excel este ideal pentru a găzdui o cantitate mare de informații, cum ar fi o listă de contacte cu nume, adresă și alte informații pentru sute sau chiar mii de persoane. Listele care cresc și evoluează continuu sunt ușor de gestionat în Excel.

Registrul de lucru Excel nu este o alegere bună pentru tipărirea etichetelor pentru lista gestionată, dar formatarea facilitează mutarea datelor în alte programe și formate. De exemplu, puteți încărca cu ușurință o listă de contacte într-un manager de e-mail din Excel.

Utilizați Excel dacă informațiile sunt importante și vor fi utilizate în mod continuu. În caz contrar, luați în considerare introducerea manuală a informațiilor direct într-un document Word.

În Excel, formatați câmpurile de etichetă folosind titlurile de coloană. De exemplu, îndreptați fiecare coloană cu un câmp specific, cum ar fi Nume, nume, abordare, oraș, stat, cod poștal, Adresa de e-mail și orice alte informații pe care le păstrați despre contacte. Configurarea unei coloane pentru fiecare set specific de date este importantă atunci când vine timpul să formatați etichetele.

Fiecare rând corespunde unui singur contact sau unui set de date. Utilizarea unui titlu de coloană pentru fiecare informație vă maximizează capacitatea de a poziționa unde se află informațiile pe etichete mai târziu, atunci când utilizați procesul de îmbinare a corespondenței. În acest moment, salvați foaia de lucru Excel și părăsiți programul. Apoi, deschideți Microsoft Word pentru a rula îmbinarea corespondenței și, în cele din urmă, tipăriți etichetele.

Îndreptați-vă spre Trimiteri din noul document Word și selectați Porniți fuziunea corespondenței opțiune. Selectați Etichete și faceți clic Opțiuni de etichetă. Aici formatați documentul Word pentru etichetele Avery 5160.

Alegeți imprimanta cu alimentare continuă sau imprimanta de pagină în funcție de modelul pe care îl utilizați. Sub opțiunile de imprimantă sunt opțiunile de etichetă. Selectați meniul derulant pentru a vedea furnizorii și selectați Avery din această listă.

Se generează o altă listă cu toate stilurile de etichetă Avery. Apasă pe 5160 etichetele modelului și selectați Bine. Documentul Word dimensionează etichetele pentru a se potrivi exact cu spația și designul necesar.

Acum, dă clic Fişier și selectați Avansat opțiunea de a conecta Excel la Word. Marcați Confirmați conversia formatului de fișier casetă de selectare și selectați Bine. Intoarce-te Trimiteri și faceți clic Selectați Destinatari pentru a vă localiza fișierul Excel. Selectați fișierul pentru a îmbina informațiile cu Word.

Formatați modul în care ar trebui să arate datele dvs. pe etichetele din setările de corespondență. Folosește <> styling pentru a prezenta informațiile. Acest lucru se corelează cu coloanele pe care le-ați creat mai devreme în Excel. Puteți configura aceste informații în orice mod doriți.

O etichetă de adresă găzduiește de obicei numele, adresa străzii, orașul, statul și codul poștal. De asemenea, puteți adăuga un nume de companie sau orice câmp personalizat, atâta timp cât acesta există într-o coloană Excel. Formatați fiecare antet de coloană exact în modul în care doriți să apară. Aceasta include distanța dintre cuvinte și linia pe care există.

Ajustați setările fontului și în această zonă. Folosirea fontului implicit așa cum este mapat din Excel funcționează bine, dar stilul personalizat este o opțiune ușoară pentru etichete. Doar rulați o previzualizare de tipărire după îmbinare pentru a vă asigura că fontul și dimensiunea textului se potrivesc pe etichetă.

Acum etichetele Avery sunt formatate, iar informațiile sunt conectate. Clic Câmpuri de potrivire sub Trimiteri și asigurați-vă că titlurile coloanelor din Excel se potrivesc cu <> formatarea pe care ați folosit-o mai devreme. Dacă totul se potrivește, mergi înainte. Dacă nu, utilizați meniurile derulante pentru a ajusta până când toate câmpurile se potrivesc. Aceasta mapează coloanele Excel la etichete.

Clic Terminați și îmbinați sub fila Mailings pentru a finaliza procesul. Clic Imprimare pentru a trimite lucrarea la imprimanta dvs. Puneți etichetele Avery în tava imprimantei înainte de a executa funcția de imprimare.

De asemenea, faceți o previzualizare de tipărire pentru a verifica alinierea și spațierea și pentru a localiza eventualele erori. Etichetele și cerneala de imprimantă sunt costisitoare, iar verificarea de două ori a fișierului asigură că nu trebuie să imprimați de mai multe ori.

Există o alternativă la executarea unei îmbinări de corespondență între Excel și Word. Opțiunea Outlook este specifică listelor de contacte, dar oferă o metodă ușoară de încărcare a contactelor din Excel în managerul de contacte Outlook.

Dacă mențineți contactul prin e-mail cu oricine din listă, această funcție este deosebit de utilă. Introduceți Outlook și alegeți Adauga contacte și selectați Din fisier. Puteți utiliza Excel sau un fișier CSV standard pentru a obține același rezultat. Selectați fișierul și importați totul în managerul Outlook.

Acum, rularea unei îmbinări de corespondență în Word este un proces mult mai scurt. Selectați toate contactele dorite folosind butonul Schimb+Control comandă de la tastatură pentru a evidenția mai multe contacte.

Du-te la Acasă fila în Outlook și alegeți Îmbinare corespondență urmată de Doar contactele selectate. Alegeți câmpurile de contact pe care le doriți pe etichete sau faceți clic Toate câmpurile de contact a transfera totul. Alege Document nou și selectați tipul de document. Etichete de corespondență este cea mai evidentă selecție de pe listă.

Această acțiune declanșează deschiderea unui document Word și toate informațiile de contact sunt mapate și gata. Încă trebuie să utilizați Word pentru a selecta stilul de etichetă Avery, dar procesul este același cu cel enumerat mai sus.

Dacă sunteți prudent, introduceți Scrie și IntroduceCâmpuri secțiunea din Word pentru a verifica de două ori maparea. De asemenea, puteți rula o previzualizare de tipărire pentru a vă asigura că totul este aranjat corect și gata de imprimare. În caz contrar, sunteți gata și puteți imprima rapid etichetele folosind procesul de îmbinare a corespondenței Outlook.