Cele mai bune sfaturi și trucuri Microsoft Excel pentru a începe

Cine nu iubește foi de calcul? Probabil că mulți oameni, de fapt, dar chiar dacă gândul să umple rândurile și coloanele cu diverse date punctele nu vă fac pulsul în creștere, există o serie de industrii în care foile de calcul sunt o necesitate. Cu toate acestea, deși există o mulțime de alternative terțe la suita de birou emblematică a Microsoft, Excel rămâne aplicația principală pentru realizarea și gestionarea foilor de calcul. Dacă ești nou excela – sau o persoană bătrână care dorește să analizeze adâncimea Excel – sfaturile și trucurile noastre Excel vă vor ajuta cu siguranță să vă creșteți productivitatea. Citiți mai departe pentru toate detaliile.

Dacă sunteți în căutarea unor indicatoare Excel suplimentare, am creat ghiduri despre

cum să protejați cu parolă un document Excel și cum se face un grafic în Excel.

Selectează tot

Dacă doriți să evidențiați o anumită grilă de celule, puteți pur și simplu să faceți clic și să trageți, dar ce se întâmplă dacă doriți să le selectați pe toate? Există două moduri. Puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură - Ctrl + „A” în Windows 10, Comandă + „A” în MacOS High Sierra și iterația anterioară a MacOS - sau accesați celula mai mică din colțul din stânga sus (marcată cu o săgeată albă) și faceți clic pe ea.

Cum să umbrezi fiecare alt rând

Foile de calcul pot fi îngrozitor de monotone și, dacă aveți o mulțime de date la care să vă uitați, ochii cititorului ar putea începe să se deplaseze fără țintă peste pagină. Cu toate acestea, adăugarea unei stropi de culoare poate face o foaie de calcul mai interesantă și mai ușor de citit, așa că încercați să umbriți fiecare rând.

Pentru a începe, evidențiați zona în care doriți să aplicați efectul. Dacă doriți să adăugați culoare întregii foi de calcul, selectați-le pe toate. În timp ce vizualizați Acasă fila, faceți clic pe Formatarea condițională buton. Apoi, selectați Regulă nouă din meniul derulant rezultat.

În meniul derulant Stil, alegeți Clasic.

După aceea, selectați Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați.

Formula de introdus este „=MOD(ROW(),2).”

Alegeți culoarea de umplere dorită, apoi faceți clic Bine. Acum rândurile ar trebui să fie umbrite în culori alternative.

Ascunde/afișează rândurile

Uneori, poate doriți să ascundeți unele rânduri sau coloane de date. Acest lucru poate fi util dacă doriți să imprimați copii pentru o prezentare, de exemplu, dar publicul trebuie să vadă doar elementele esențiale. Din fericire, este ușor să ascundeți un rând sau o coloană în Excel. Doar faceți clic dreapta pe el, apoi selectați Ascunde.

Coloana sau rândul va fi notat printr-un chenar gros între coloanele sau rândurile adiacente.

Dacă doriți să afișați un anumit rând sau coloană, va trebui să evidențiați coloanele sau rândurile de pe ambele părți ale acesteia. După ce ați terminat, faceți clic dreapta și selectați Afișează din lista de opțiuni rezultată.

Dacă ați ascuns mai multe rânduri și/sau coloane, le puteți afișa rapid selectând rândurile sau coloanele în cauză, apoi făcând clic dreapta și selectând Afișează. Notă: dacă încercați să afișați atât rândurile, cât și coloanele, va trebui să afișați câte o axă.

Uneori, este posibil să doriți să puteți prelua informații dintr-o anumită celulă. Să presupunem, de exemplu, că aveți un inventar pentru un magazin și doriți să verificați prețul unui anumit articol. Din fericire, puteți face acest lucru folosind funcția de căutare virtuală a Excel.

În acest exemplu, avem un inventar în care fiecare articol are un număr de identificare și un preț. Dorim să creăm o funcție în care utilizatorii să poată introduce ID-ul și să obțină prețul automat. Funcția vlookup face acest lucru, permițându-vă să specificați o gamă de coloane care conțin date relevante, o coloană specifică din care să extrageți rezultatul și o celulă pentru a livra rezultatul.

Vom scrie funcția vlookup în celula I4; aici vor fi afișate datele. Folosim celula I3 ca loc pentru introducerea datelor și spunem funcției că tabelul relevant rulează de la B2 la D11 și că răspunsurile vor fi în a treia coloană (vlookup citește de la stânga la dreapta).

Deci, funcția noastră va fi formatată astfel: „=vlookup (celulă de intrare, interval de celule relevante, coloană din care trageți răspunsuri)” sau „=vlookup (I3,B2:D11,3).”

Cum se creează o listă derulantă

Dacă doriți să restricționați gama de opțiuni pe care un utilizator le poate pune într-o celulă, a meniul derulant este o solutie buna. Din fericire, puteți crea cu ușurință unul care oferă utilizatorilor o listă de opțiuni din care să aleagă. Pentru a începe, alegeți o celulă, apoi accesați Date filă și selectați Valida.

Sub Setări, găsiți meniul drop-down etichetat Permite. Apoi, selectați Listă.

Acum, evidențiați celulele din care doriți să aleagă utilizatorii și faceți clic Bine.

Acum, când utilizatorii dau clic pe celulă, pot alege opțiuni dintr-un meniu derulant.

Păstrați zerourile vizibile

Uneori, este posibil să doriți să introduceți șiruri de numere care încep cu unul sau mai multe zerouri. Din păcate, este posibil ca Excel să nu afișeze aceste zerouri, în mod implicit. Pentru a remedia acest lucru, adăugați un singur ghilimele înaintea zerourilor, de ex. „‘00001” în loc de „00001”.

Cum se concatenează

Uneori, este posibil să doriți să reorganizați datele și să combinați informațiile din diferite celule într-o singură intrare. Puteți face acest lucru folosind funcția de concatenare.

În acest exemplu, avem o listă de ligă fantastică de baschet, cu câmpuri pentru numele de familie, prenumele și pozițiile jucătorilor. Dacă dorim să combinăm toate aceste informații într-un singur câmp, vom avea nevoie de o formulă care să scrie „=concat (prima celulă, a doua celulă, a treia celulă)” sau, în acest caz, „=concat (C6,B6,D6) " fără ghilimele.

Din păcate, concatenarea nu pune automat spații între textul din celule diferite. Pentru a face să apară un spațiu, va trebui să adăugați ghilimele cu un spațiu între ele. Acum funcția ar trebui să citească „=concat (C6”, „,B6”, „,D6).”

Pentru a aplica această formulă la toate rândurile de care avem nevoie, faceți clic pe caseta albastră din colțul celulei și trageți în jos.

Excel va copia automat formula și va completa în mod corespunzător.

Cum să împachetezi textul

Ai mult text într-o singură celulă? Probabil se va revărsa în alte celule, care ar putea să nu arate atât de frumos pe cât ți-ai dori. Din fericire, este ușor să împachetezi textul într-o celulă.

Începeți prin a selecta celula cu text excesiv în ea. Faceți clic dreapta și selectați Celule de format.

Sub Aliniere fila, bifați caseta de lângă Încadra textul.

Reglați lățimea celulei după bunul plac.

Cum să vezi fila pentru dezvoltatori

Dacă doriți să faceți lucrări mai avansate în Excel - cum ar fi creați macro-uri — va trebui să accesați panglica pentru dezvoltatori. Din păcate, această filă este ascunsă în mod implicit. Pentru a o vizualiza, faceți clic excela în colțul din stânga sus și selectați Preferințe.

Apoi, faceți clic pe Panglică buton.

Ar trebui să vedeți o listă de butoane și casete de selectare care determină dacă puteți vedea diferitele componente. Aici, derulați în jos la Dezvoltator caseta și verificați-o.

Acum ar trebui să vedeți panglica Devolper în partea de sus.

Recomandările editorilor

• Cele mai bune oferte Microsoft Office: obțineți gratuit Word, PowerPoint și Excel
• Cele mai bune șabloane de buget Excel
• Cum să utilizați iCloud pentru copii de rezervă pe iPhone, iPad sau Mac
• Cum să protejați cu parolă un fișier Excel
• Cele mai bune sfaturi și trucuri pentru Chromebook