Credit imagine: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word oferă utilizatorilor funcția de a crea formulare simple și de a colecta date într-un format standard. De asemenea, tabelele din documentele Word pot organiza date. Word poate exporta aceste date într-un format de fișier care poate fi accesat de Microsoft Excel sau de programe de baze de date, cum ar fi MS Access. „.TXT” și „.RTF” desemnează formate de fișiere universale pentru Text și, respectiv, Rich Text Format. Salvarea unei copii a datelor în oricare dintre formatele asigură că datele pot fi importate într-o foaie de calcul Excel. Expertii de export și import în Word și Excel oferă utilizatorilor opțiuni și previzualizări despre modul în care sunt formatate datele.
Document Word
Pasul 1
Lansați Microsoft Word și deschideți documentul de date dorit selectând „Deschidere” sub „Fișier” din bara de meniu de sus (sau sub panglica Office 2007), selectând fișierul și făcând clic pe butonul „Deschidere”.
Videoclipul zilei
Pasul 2
Verificați dacă fiecare unitate de date din documentul Word este separată printr-o tabulatură sau o virgulă și că fiecare înregistrare este separată printr-o întrerupere de linie.
Pasul 3
Convertiți orice tabel în text selectând „Selectați” sub „Tabel” din bara de meniu de sus și alegând „Tabel”. Selectați funcția din „Instrumente” pentru a „Convertiți tabelul în text” și alegeți opțiunea de a separa datele fie printr-o „filă” fie printr-o „virgulă” înainte de a face clic pe butonul „OK” din caseta de dialog cutie.
Pasul 4
Selectați „Salvare ca” sub „Fișier” din bara de meniu de sus și introduceți numele documentului.
Pasul 5
Selectați „Format text îmbogățit (.rtf)” sau „Fișier text (.txt)” din meniul derulant de lângă „Format” și faceți clic pe butonul „Salvare”.
Date din Word Form
Pasul 1
Lansați Microsoft Word și deschideți formularul selectând „Deschidere” sub „Fișier” din bara de meniu de sus, alegând fișierul dorit și făcând clic pe butonul „Deschidere”.
Pasul 2
Selectați „Opțiuni” sub „Instrumente” din bara de meniu de sus și faceți clic pe fila „Salvare”.
Pasul 3
Bifați opțiunea „Salvați datele numai pentru formulare” pentru a bifa caseta și faceți clic pe butonul „OK”.
Pasul 4
Selectați „Salvați o copie” sub „Fișier” din bara de meniu de sus.
Pasul 5
Introduceți numele documentului și selectați „Format text (.txt)” ca tip de fișier înainte de a face clic pe butonul „Salvare”. Se va deschide un asistent de conversie a fișierelor pentru a mapa cu precizie datele.
Pasul 6
Examinați datele afișate în Asistentul de conversie a fișierelor și verificați dacă fiecare unitate de date este identificată între ghilimele și separată prin virgulă. Confirmați că câmpurile de date goale sunt înregistrate ca spațiu liber între două ghilimele înainte de a face clic pe butonul „OK”.
Importați date în Excel
Pasul 1
Lansați Microsoft Excel și deschideți un registru de lucru gol.
Pasul 2
Faceți clic pe prima celulă din foaia de calcul și selectați „Importați date externe” sub „Date” din bara de meniu de sus.
Pasul 3
Selectați opțiunea „Importați date” și lansați un expert pentru importarea textului.
Pasul 4
Examinați fiecare pas din Expertul de import text pentru a vă asigura că câmpurile sunt mapate corect selectând Opțiuni „delimitate” și previzualizarea distribuției datelor pe foaia de calcul în panoul de previzualizare din partea de jos a căsuță de dialog. Faceți clic pe butonul „Următorul” pentru a naviga prin Expertul de import text și faceți clic pe butonul „Terminare” pentru a închide expertul și a transfera datele.
Pasul 5
Salvați datele convertite în format Excel selectând „Salvare” sub „Fișier” din bara de meniu de sus, tastând numele fișierului, selectând „Carte de lucru Excel” ca format de fișier și făcând clic pe butonul „Salvare”.
Bacsis
Seturile de date individuale, cum ar fi cele din formulare, sunt importate într-o foaie de calcul Excel și produc un al doilea rând dezactivat. Pentru a continua importarea datelor, ComputorCompanion.com recomandă să selectați pur și simplu al treilea rând din foaia de calcul pentru a insera date și să ștergeți al doilea rând inutilizabil. Utilizatorii Microsoft Office 2007 (adică Word și Excel) pot accesa funcțiile prin bara de instrumente de sus și panglica Office din aplicații.
