Sfaturi pentru scrierea e-mailurilor de afaceri directe și indirecte

Mesajele de afaceri urmează de obicei fie un model direct, fie unul indirect. Este o modalitate de organizare a informațiilor care sunt comunicate în mesaj, în funcție de faptul că ideea principală este o știre bună, rea sau neutră. Alegeți cel mai eficient model pentru e-mailurile dvs. de afaceri, în funcție de modul în care credeți că va reacționa cititorul dvs. la ideea principală.

În e-mailurile directe, punctul principal este la început, urmat de detalii, explicații sau dovezi care îl susțin. Un e-mail organizat astfel economisește timp cititorului, ajungând imediat la scopul mesajului. De asemenea, ajută cititorul să pună detaliile care urmează în context și perspectivă. Acest lucru împiedică cititorul să fie frustrat de a trebui să treacă prin paragrafe de informații pentru a găsi punctul principal. Modelul direct funcționează cel mai bine dacă cititorul tău va fi receptiv la punctul principal, nu rezistent.

Dacă cititorul dvs. va fi mulțumit, ușor interesat sau neutru (nu va avea sentimente despre asta într-un fel sau altul), utilizați modelul direct. Luați în considerare un e-mail de la un client în urma unei oferte pentru a îndeplini un contract. Dacă câștigați contractul, scrisoarea începe cu ceva de genul „Oferta dvs. a fost revizuită și suntem încântați să vă oferim Afaceți contractul.” Când punctul principal este o veste bună sau o veste neutră, comunicați-le imediat și continuați cu Detalii. Majoritatea e-mailurilor vor folosi această abordare, inclusiv cele care se ocupă de sarcini de rutină, comenzi și confirmări.

În e-mailurile indirecte, punctul principal merge mai târziu în mesaj, după detalii, explicații sau dovezi. Folosirea modelului indirect într-un e-mail arată că respecți sentimentele cititorului, care pot fi rănite de punctul principal. Prin construirea acestuia, îi permiteți cititorului să fie mai pregătit să îl primească. Este, de asemenea, o încercare de a încuraja cititorul să te asculte dacă exprimi o idee principală care îl va supăra pe cititor imediat la începutul unui mesaj, acesta poate înceta să citească. În general, scopul este de a minimiza orice reacție negativă ar putea avea cititorul dvs.

Dacă cititorul tău va fi neinteresat, nemulțumit sau ostil, folosește modelul indirect. Luați în considerare din nou e-mailul de la client. Dacă nu ați câștigat, scrisoarea începe altfel: „Vă mulțumim că ați depus o ofertă pentru a lucra la contractul nostru. Am analizat cu atenție fiecare ofertă etc.” Principalul punct, pe care deja credeți că îl cunoașteți, dar continuați să citiți oricum, vine mult mai târziu. Utilizați un e-mail indirect atunci când principalul aspect este o veste proastă, cum ar fi atunci când refuzați o cerere sau respingeți o revendicare. Această abordare funcționează bine și atunci când încercați să vindeți ceva sau când partajați informații sensibile.