Cel mai bun mod de a salva e-mailuri din Outlook

În timp ce utilizați Microsoft Outlook pentru contul dvs. de e-mail, veți dori să vă asigurați că puteți urmări toate mesajele și că vă puteți referi înapoi la ele ori de câte ori aveți nevoie. Acesta este motivul pentru care este important să înțelegeți care este cea mai bună modalitate de a vă salva și stoca mesajele de e-mail din contul Outlook.

Potrivit Microsoft, cea mai bună practică este să păstrați căsuța de e-mail pentru mesajele pe care trebuie să le citiți și să le procesați și să creați alte foldere pe care le puteți utiliza pentru anumite tipuri de e-mail. Creați un folder „1-Reference”. Aruncă manual orice mesaj la care trebuie să revii mai târziu sau nu ai avut încă timp să citești. Puneți un „1” în fața acestuia, astfel încât să apară chiar sub căsuța de e-mail. Creați alte dosare, cum ar fi „Personal”, pentru a arhiva e-mailurile personale și păstrați-le separate de e-mailurile de la serviciu. În acest fel, nu va trebui să vă faceți griji că colegii tăi se uită peste umăr la mesajele personale. Puteți crea un set de foldere pentru e-mailurile listelor de corespondență, astfel încât aceste mesaje să fie redirecționate într-un folder. În acest fel, nu trebuie să vă aglomerați căsuța de e-mail cu o mulțime de mesaje pe care poate nici nu trebuie să le citiți.

Setați toate folderele pentru a se arhiva automat anual. Sistemul de arhivare vă permite să salvați e-mailurile care sunt importante fără a fi nevoie să faceți nimic. Outlook vă poate solicita să răspundeți dacă doriți să arhivați automat toate mesajele. Faceți clic pe „Da”, iar procesul de arhivare va începe. Mesajele dvs. sunt mutate din căsuța de e-mail sau din alte dosare într-un dosar „Arhivă”, pe care îl puteți accesa în orice moment. Toate dosarele tale vor fi imitate în folderul „Arhivă”. De exemplu, dacă aveți dosare de referință, personale și de afaceri, veți vedea aceleași trei dosare în „Arhivă”.

Funcția „Arhivare automată” din Outlook este activată în mod implicit, dar puteți personaliza și sistemul de arhivare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe meniul „Instrumente”. Faceți clic pe „Opțiuni” și faceți clic pe fila „Altele”. Selectați „Arhivare automată”. Selectați „Run AutoArchive Every n Days” și specificați câte doriți să fie (de exemplu, la fiecare 14 zile). Selectați orice alte opțiuni pe care doriți să le modificați. Dacă doriți să aplicați modificările tuturor dosarelor dvs., selectați „Aplicați aceste setări la toate folderele”.