Importanța unei foi de calcul electronice

Înainte de foile de calcul electronice, întreprinderile foloseau computere mainframe pentru a procesa cantități mari de date; organizațiile nu au putut justifica costul ridicat al programării pentru aplicațiile desktop mici. Contabilii au folosit blocuri de jurnal și mașini de adăugare pentru a completa datele de pe imprimările lor mainframe. Primele foi de calcul electronice pentru computere personale, inclusiv Visicalc și Lotus 1-2-3, au revoluționat afacerile pentru că erau rapide, flexibile și cu costuri reduse. Software-ul de astăzi, cum ar fi Excel de la Microsoft, continuă beneficiile de productivitate inițiate în programele anterioare.

Software-ul electronic pentru foi de calcul îmbunătățește productivitatea prin reducerea forței de muncă pentru sarcinile contabile de zi cu zi. Pe măsură ce introduceți datele în foaia de calcul, formulele calculează instantaneu mai multe totaluri în același timp. De exemplu, nu mai trebuie să însumați manual totalurile în funcție de vânzător și de săptămână, lună și an, ca pași separati; foaia de calcul face acest lucru automat. De asemenea, face medii, funcții minime/maximum și formule și statistici mai avansate. Ca un bonus suplimentar, software-ul pentru foi de calcul, cum ar fi Excel de la Microsoft, produce grafice și diagrame cu câteva clicuri de mouse.

Ubicuitatea software-ului pentru foi de calcul înseamnă că puteți partaja fișiere de foi de calcul cu colegii de birou, partenerii de afaceri, auditorii și alții. Puteți trimite fișiere foi de calcul prin rețele locale sau prin e-mail în câteva secunde. Profesioniștii mobili își iau foaia de calcul cu ei pe computere notebook, tablete și telefoane mobile, actualizând informațiile din domeniu.

Configurarea unei noi foi de calcul este relativ ușoară, la fel ca și adăugarea de noi rânduri, coloane și formule la una existentă. O foaie de calcul urmează un sistem de grilă simplu, în care fiecare celulă poate conține o bucată de text, un articol de date numerice sau o formulă. Programul nu impune nicio structură pe foaia de calcul, în afară de grila rând-coloană; configurați textul titlurilor, rândurile și coloanele de date și formulele oriunde doriți și în orice combinație.

Costul foilor de calcul variază de la gratuit la câteva sute de dolari. Foile de calcul Calc și Google ale Apache OpenOffice sunt disponibile gratuit; puteți importa foi de calcul standard Microsoft Excel în ele sau puteți lucra cu formatele lor native. La momentul acestei publicații, Microsoft Office 2010 include Excel, Word, PowerPoint și alte programe la prețuri care variază de la 120 USD pentru edițiile acasă la o versiune de 500 USD pentru profesioniști. Costurile scăzute permit companiilor în curs de dezvoltare, organizațiilor nonprofit și proprietarilor de vitrine să obțină aceleași beneficii în foile de calcul ca și corporațiile globale.