Mulți proprietari de afaceri mici nu au nevoie de sisteme de fișiere elaborate.
Credit imagine: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Organizarea tradițională a fișierelor se referă la o abordare a organizării fișierelor pe computer sau electronice. Înainte de bazele de date computerizate, multe companii pur și simplu organizau fișierele creând structuri de foldere și plasau documente și fișiere în foldere în funcție de categorie sau tip. Această metodă a făcut loc sistemelor de baze de date în multe cazuri. Cu toate acestea, depunerea tradițională este uneori avantajoasă dacă aveți un număr relativ mic de fișiere.
Simplu de utilizat
Sistemul de fișiere tradițional este foarte simplu de configurat și utilizat, presupunând că numărul de fișiere pe care le mențineți este mic. Dacă aveți cinci categorii de bază de documente și un număr limitat de fișiere în fiecare, de exemplu, nu aveți nevoie de un sistem de baze de date pentru a stoca, întreține și recupera cu ușurință fișierele. De asemenea, nu trebuie să vă faceți griji în ceea ce privește învățarea unui sistem software și instruirea angajaților să-l folosească.
Videoclipul zilei
Investiție minimă
Dacă utilizați un sistem de fișiere tradițional, nu trebuie, de asemenea, să faceți o investiție într-o bază de date software care poate include o achiziție în avans și taxe de licență în curs. Desigur, aveți nevoie de un computer, ceea ce este destul de obișnuit în afaceri, indiferent dacă stocați fișiere sau nu. Structura de bază a fișierelor este menținută chiar în hard disk-ul computerului. Alternativ, puteți achiziționa un hard disk extern foarte ieftin, care vă permite să transportați fișiere de la un computer la altul.
Integrare slabă a datelor
O deficiență majoră a sistemului de fișiere tradițional este că nu permite integrarea datelor între fișiere sau partajarea datelor. Cu un sistem de arhivare bazat pe software, puteți menține mai multe foldere, dar puteți face căutări încrucișate pentru a prelua documente din mai multe fișiere. În plus, puteți permite mai multor angajați să caute prin fișierele de date partajate. Această integrare reduce timpul de căutare prin toate fișierele individuale, un beneficiu care este deosebit de important dacă mențineți o cantitate mare de fișiere sau aveți o bază mare de clienți.
Dublare și lipsă de securitate
De asemenea, riscați duplicarea datelor dacă nu vă integrați fișierele printr-o bază de date. Într-un sistem tradițional, computerul nu recunoaște că creați documente similare și le stocați în diferite locații ale fișierelor. În plus, sistemul dvs. de arhivare tradițional nu oferă nici pe departe nivelul de securitate pe care îl oferă un sistem de arhivare a bazelor de date atent conceput. Datele criptate și securitatea actuală sunt caracteristici cheie, deoarece compania dezvoltă în mod regulat sisteme de baze de date îmbunătățite.
