Utilizări ale e-mailului în afaceri

E-mailul este unul dintre cele mai răspândite instrumente de comunicare în afaceri din ultimii ani. Utilizările e-mailului în afaceri includ comunicarea cu colegii și clienții, programarea întâlnirilor, trimiterea de notificări automate și partajarea de buletine informative cu clienții vechi și noi. Unul dintre avantajele e-mailului în comunicarea de afaceri este că este atât de omniprezent încât toată lumea presupune că oricine are acces la Internet poate trimite și primi e-mail. E-mailul a fost folosit și de unii escroci și hackeri în ultimii ani, așa că este important să fiți vigilenți la mesajele frauduloase.

Un rol major al e-mailului în comunicarea de afaceri este conectarea oamenilor din cadrul aceleiași companii sau organizații. E-mailurile sunt folosite foarte frecvent pentru a pune întrebări colegilor de serviciu fără a fi nevoie să-i deranjeze cu un apel telefonic sau cu o apăsare pe umăr. Sunt obișnuiți pentru a trimite anunțuri și procese-verbale de întâlnire, pentru a distribui formulare importante și pentru a efectua sondaje la locul de muncă.

Multe birouri au diverse liste de corespondență interne căreia oamenii îi pot trimite mesaje pentru a-i duce la o anumită unitate a companiei, indiferent dacă este vorba de toți cei care lucrează în oameni resurse care ar putea avea nevoie să vadă o actualizare a politicii de vacanță sau toți cei care lucrează la un anumit etaj care ar trebui să știe că este vorba de un coleg de muncă zi de nastere. E-mailul este, de asemenea, folosit frecvent cu instrumentele de calendar integrate de la furnizori precum Microsoft și Google pentru a programa întâlniri și alte evenimente.

E-mail atașamente sunt utilizate în mod obișnuit ca o modalitate de a partaja fișiere, de la documente Microsoft Word până la mostre de materiale publicitare precum logo-uri sau jingle-uri.

Oamenii verifică din ce în ce mai mult e-mailul companiei pe dispozitive personale precum smartphone-urile, care le permite să păstreze legătura cu colegii din afara biroului. Acest lucru poate fi atât pozitiv, cât și negativ: oamenii pot lucra mai ușor de acasă sau pot face check-in rapid în timpul unei navete de dimineață, dar pot avea, de asemenea, mai puține ore libere adevărate când nu sunt la birou.

Rolul vital al e-mailului în comunicarea de afaceri face să nu fie surprinzător faptul că au evoluat reguli formale și informale de etichetă în jurul e-mailului.

Oamenii încearcă, în general, să adreseze e-mail-uri cu a un anumit grad de profesionalism, asigurându-vă că aveți un clar și linie de subiect concisă care face ca e-mailurile să fie ușor de găsit în căsuța de e-mail și să le acorde cel puțin o oarecare atenție gramatică, ortografie și scriere cu majuscule. Majoritatea oamenilor încearcă evitați să faceți orice fel de comentarii decolorate în e-mailurile companiei, inclusiv glume cu un gust îndoielnic, referiri la politică și religie sau orice lovituri la angajatori.

Unii oameni încearcă, de asemenea, să pară veseli în e-mailurile companiei, deoarece este greu de determinat tonul privind doar un mesaj scris. Acest lucru se poate face folosind semne de exclamare sau emoji, deși exagerarea poate părea neprofesională. În general, vei dori urmați exemplul altora din organizația dvs când vine vorba de cum să redactați e-mailuri către colegi sau clienți.

Multe organizații au propriile politici despre e-mail, cum ar fi solicitarea ca un anumit format de semnătură să fie atașat la fiecare e-mail trimis. Unele locuri de muncă au politici despre când, dacă este vreodată, e-mailul companiei poate fi folosit din motive personale. Mulți au, de asemenea, politici privind momentul în care e-mailurile ar trebui reținute sau șterse din motive de securitate.

Primirea de e-mailuri automate de la organizațiile cu care faceți afaceri a devenit obișnuită. Punctele de cumpărături online trimit notificări cu privire la vânzări, confirmări de achiziție și actualizări despre programul de livrare. Ziarele și alte organizații media trimit e-mailuri automate cu titluri și actualizări ale poveștii.

Există o varietate de companii care pot trimite e-mailuri automate pentru companii, inclusiv e-mailuri de marketing și cele declanșate de o achiziție, uneori numite e-mailuri tranzacționale. Anumite legi guvernează când companiile pot stoca adresele de e-mail ale oamenilor, când acestea sunt obligate să le permită oamenilor să renunțe la e-mailuri și când pot trimite mesaje de marketing. Asigurați-vă că respectați regulile din jurisdicția dvs și, potențial, în locurile în care lucrează sau locuiesc persoanele cărora le trimiți e-mail.

Unii furnizori comerciali de e-mail vă pot ajuta să gestionați renunțările, listele de abonamente și alte informații. Căutați pentru a găsi unul care să corespundă nevoilor dvs. la un preț care vă place.

E-mail buletine informative au devenit din ce în ce mai populare în ultimii ani. Unele companii le folosesc pentru a ajunge la clienți și a le informa despre vânzări, produse noi sau servicii existente. De exemplu, o afacere de curățare a piscinelor ar putea trimite un buletin informativ care să le reamintească oamenilor de serviciile sale în timpul verii abordări sau un studio de podcast ar putea trimite buletine informative prin e-mail care anunță o nouă serie sau un nou sezon al unuia existent spectacol.

In alte cazuri, buletinul informativ în sine este produsul. Unele organizații media și alte grupuri au avut succes cu buletine informative plătite care conțin informații care nu sunt disponibile în altă parte. Unele dintre acestea sunt create cu platforme specializate sau prin instrumente de crowdfunding precum Patreon.

Ca și în cazul altor e-mailuri comerciale, dacă trimiteți un buletin informativ prin e-mail, ar trebui să vă asigurați că aveți consimțământul explicit de la persoanele cărora le trimiteți mesaje și că acestea au o modalitate simplă de a vă dezabona. Ați putea invita oamenii să se înscrie pentru un buletin informativ atunci când vă vizitează site-ul sau când finalizează o tranzacție, de exemplu. Desigur, dacă oferiți un buletin informativ plătit, va trebui să vă asigurați că oamenii au o modalitate ușoară de a-și anula abonamentele și de a nu mai fi facturat.

Frauda prin e-mail, adesea cunoscută ca phishing, a devenit răspândită în ultimii ani. Escrocii trimit e-mailuri persoanelor care se uită la instituții de încredere sau chiar colegi individuali, care încearcă să-i păcălească pe destinatari să trimită bani sau să furnizeze informații valoroase, cum ar fi numele de utilizator și parolele. În unele cazuri, aceste e-mailuri sunt trimise în masă unui număr mare de destinatari, dar în alte cazuri sunt direcționate în mod special către anumiți destinatari.

Programele malware sunt uneori distribuite și prin e-mail, de obicei prin atașamente sau link-uri către site-uri umbrite incluse în mesajele de e-mail. În unele cazuri, dacă fișierul suspect este deschis, acesta va infecta computerul destinatarului și va folosi software-ul său de e-mail pentru a trimite mai multe copii ale lui persoanei de contact ale destinatarului inițial.

Pentru a evita căderea victimei înșelătoriilor prin e-mail, aruncați o privire atentă la adresele de la care vin mesajele și asigurați-vă că se potrivesc efectiv cu oamenii sau instituțiile din care pretind că sunt. Verificați dacă toate linkurile din e-mail ajung la site-urile la care pretind că le au. Dacă primiți un e-mail neașteptat cu un atașament, verificați dacă este de fapt de la persoana de la care pretinde că este, chiar dacă trebuie să suni sau să trimiți mesaje acelei persoane pentru a confirma identitatea.

Multe companii au program antivirus pentru a scana e-mailurile primite și trimise pentru malware, dar este totuși bine să fii vigilent pentru a evita escrocherii.

În unele birouri, e-mailul este din ce în ce mai mult înlocuit cu un software de mesagerie instantanee, cum ar fi Microsoft Teams sau Slack. Companiile folosesc, de asemenea, instrumente de mesagerie și software de rețele sociale pentru a vorbi cu clienții, deseori prin casete automate de chat sau link-uri plasate pe site-urile companiei.

Aceste platforme în timp real pot fi adesea mai rapide și mai convenabile decât utilizarea e-mailului. Mulți facilitează, de asemenea, partajarea fișierelor sau chiar configurarea sesiunilor de conferințe vocale și video, lucru care nu poate fi făcut direct prin e-mail.

Cu toate acestea, este puțin probabil ca aceste platforme să înlocuiască complet e-mailul în curând.