Cum să scanezi documente în Excel

Foile de calcul Excel se referă în special la câmpuri și la modul în care acestea sunt umplute cu date. Scanarea documentelor în Excel este posibilă și, în unele cazuri, puteți chiar converti un PDF în Excel. Acestea fiind spuse, nu toate tipurile de documente se convertesc într-o foaie de calcul Excel. De asemenea, este posibil să vă fie dificil să scanați datele în document cu precizie. Unele câmpuri pot necesita ajustări manuale pentru a funcționa corect. Scanarea economisește o cantitate considerabilă de timp, deoarece datele dvs. nu necesită introducere manuală, dar trebuie să introduceți orice formule relevante după scanarea informațiilor.

Scanarea unui document în Microsoft Word înainte de a-l transfera în Excel este o practică bună. Puteți utiliza și OneNote. Aducerea datelor într-un document Word face posibilă copierea și lipirea anumitor rânduri și coloane în Excel. Metoda de introducere durează puțin mai mult decât un import direct în Excel, dar vă permite să lucrați cu datele și să vă asigurați că intră în Excel așa cum este prevăzut. Într-o situație de scanare directă către Excel, este posibil ca datele să nu se alinieze corect în rânduri și coloane. Efectuarea ajustărilor necesare după fapt este mai dificilă decât a începe cu o foaie de calcul nouă și a extrage conținutul din Word.

Convertoarele de documente nu sunt un pariu sigur, dar există versiuni gratuite online și pot funcționa. Scanați documentul pe care doriți să-l convertiți și salvați-l ca PDF. Apoi căutați un convertor de documente gratuit. Numeroase opțiuni sunt disponibile cu ușurință. Încărcați PDF-ul în convertor, iar software-ul face conversia. Majoritatea convertoarelor gratuite funcționează într-un browser web și generează o foaie de calcul pentru descărcare. Alții vă cer să descărcați software-ul. Deși această opțiune nu este neapărat proastă, lucrul în interiorul unui browser economisește spațiu pe unitate și este ruta mai bună.

Puteți lucra scanarea în Excel direct prin Microsoft, de asemenea. Accesați instrumentele Microsoft Office și deschideți Microsoft Office Document Imaging. Faceți clic pe „Fișier” și „Deschidere”, apoi selectați documentul. Priviți în colțul din dreapta jos al ecranului și găsiți pictograma globului ocular. Treceți mouse-ul peste această pictogramă și ar trebui să scrie „OCR” sau „Recunoaștere optică a caracterelor”. Faceți clic pe pictogramă pentru a rula scanarea prin procesul de recunoaștere a caracterelor. Apoi, evidențiați întregul document, copiați-l și apoi lipiți-l în Excel. Puteți opta în continuare să lipiți rezultatele într-un document Word mai întâi pentru a lucra prin datele înainte de a le introduce în Excel.