Puteți programa mai multe săli de conferințe într-un calendar Outlook.
Într-un birou aglomerat, cu mai multe săli de conferință, poate fi dificil să țineți evidența sălilor de conferințe care sunt utilizate la ce oră. Calendarul din Microsoft Outlook poate fi folosit pentru a vă programa întâlniri, întâlniri și evenimente și poate fi folosit și pentru evenimente la nivelul întregului birou, cum ar fi programul pentru sălile de conferințe. Puteți configura un calendar pentru a programa toate sălile de conferință, astfel încât personalul să poată vedea cu ușurință disponibilitatea sălii de conferință pentru orice oră și dată.
Pasul 1
Deschideți Microsoft Outlook. Faceți clic pe „Calendar” în panoul Favorite. Faceți clic dreapta pe „Calendar” și selectați „Calendar nou”. Introduceți un nume pentru noul calendar, cum ar fi „Programul sălii de conferințe”.
Videoclipul zilei
Pasul 2
Faceți clic pe „Vizualizare program” în interfața Panglică. Faceți clic dreapta în calendar și selectați „Întrevire nouă”.
Pasul 3
Faceți clic pe „Categorizare” în Panglică și selectați „Toate categoriile”. Evidențiați o categorie de culoare și faceți clic pe „Redenumiți”. Introduceți un nume pentru categorie, cum ar fi „Sala de conferințe 1” sau „Sala de conferințe din hol”. Redenumiți categorii de culori suplimentare, câte una pentru fiecare conferință cameră. Faceți clic pe „OK”.
Pasul 4
Introduceți un titlu de întâlnire sau eveniment în caseta de text Subiect. Introduceți numele sau numărul sălii de conferințe în caseta de text Locație. Introduceți ziua și ora de începere a utilizării sălii de conferințe și ora până la finalizarea utilizării. Dacă este necesară o sală de conferințe pentru mai multe zile, puteți modifica și data de încheiere.
Pasul 5
Introduceți detaliile întâlnirii programate în sala de conferințe în fereastra principală. Puteți include o descriere a întâlnirii și o listă a celor prezenți.
Pasul 6
Faceți clic pe „Categorie” în Panglică și faceți clic pe sala de conferințe în care va avea loc întâlnirea. Această culoare codifică întâlnirea în calendar și diferențiază cu ușurință între mai multe săli de conferințe utilizate în același timp.
Pasul 7
Faceți clic pe „Salvați și închideți” pentru a închide evenimentul din sala de conferințe și a reveni la calendar.
