Credit imagine: oatawa/iStock/GettyImages
Pierderea unui e-mail ocazional este greu de evitat. Căsuțele de e-mail sunt pline cu buletine informative zilnice, e-mailuri de afaceri și e-mailuri personale, iar unul va scăpa inevitabil prin fisuri. Deși nu există intenții rele, a explica de ce a fost ratat e-mailul și a cere scuze necesită o strategie de bază. Majoritatea destinatarilor sunt îngăduitori când văd un e-mail „Ne pare rău pentru răspunsul întârziat”, deoarece toată lumea este predispusă să rateze un e-mail ocazional.
Luați în considerare contextul
Contextul și mizele sunt esențiale pentru răspunsul dvs. și în cele din urmă vor modela răspunsul. Dacă pierdeți un e-mail obișnuit sau un anunț de rutină la serviciu, o simplă scuze este suficientă. Dacă pierdeți un e-mail important, totuși, sunt atașate consecințele. Răspunsul tău ar trebui să aibă un ton serios și de scuze. Lipsa unui e-mail de la un potențial client vă poate costa veniturile dvs. și ale angajatorului dvs., iar ratarea unui e-mail cu instrucțiuni sau sarcini care sunt esențiale pentru locul dvs. de muncă poate avea consecințe negative grave. În acest caz, răspunsul dvs. se schimbă din „Ne pare rău pentru răspunsul întârziat” în ceva mai mult de genul „Scuze urgente pentru lipsa e-mailului”.
Videoclipul zilei
Nu te complica
Scuzele lungi sunt tulburi și reflectă mai degrabă disperarea decât o simplă greșeală. Pentru e-mailurile care nu sunt de importanță critică, rămâneți la scuze de bază și spuneți expeditorului e-mailului că ați ratat e-mailul din căsuța dvs. de e-mail și că doriți să revedeți conversația. Reaprinderea conversației în acest fel oferă persoanei un motiv pentru a răspunde și a reveni la schimbul dvs. normal.
E-mailurile scurte sunt mai ușor de citit, iar destinatarul are mai multe șanse să vă citească răspunsul. Limitați-l la un paragraf dacă este posibil și încheiați scuzele cu o întrebare sau un îndemn la acțiune. Solicitați o întâlnire sau un telefon pentru a face discuția mai personală. Când pierdeți un e-mail important, cereți cu siguranță o întâlnire personală sau un apel telefonic. Oportunitatea de a vă conecta în persoană face scuzele dvs. mai autentice și poate restabili relația sau remedia problema.
Utilizați un șablon
Dacă te străduiești să scrii un e-mail eficient de scuze, folosește unul care este dovedit și deja scris. Șabloanele sunt ușor de găsit printr-o căutare de bază pe internet. Totuși, aveți grijă să faceți o copie și lipire completă. În mod ideal, ar trebui să personalizați și să personalizați șablonul pentru a vă asigura că textul este autentic și se citește corect pentru situația dvs. Șabloanele sunt cel mai bine folosite ca ghid pentru e-mailul de scuze, nu ca înlocuitor.
