Păstrarea documentelor într-un sistem uniform înseamnă că nu se va dezorganiza.
Un sistem de arhivare este o metodă de organizare a documentelor și a documentelor pentru depozitare. Se păstrează un dulap sau o cutie care conține versiuni tipărite ale documentelor, în timp ce un sistem electronic păstrează datele pe un computer. Aceste date pot fi e-mailuri sau documente scanate. Odată ce sistemul este configurat, este important ca acesta să fie întreținut, astfel încât să rămână în ordine, cu informații actualizate adăugate în mod regulat. Pentru a menține sistemul, va trebui să creați o procedură pentru utilizarea ambelor sisteme.
Depozitare pe hârtie
Pasul 1
Etichetați fiecare folder, fișier și sertar sau cutie. Titlul trebuie să includă subiectul documentației, plus data la care începe documentele. De exemplu, „Chitanțe iunie 2010 – prezent” sau „Dosar resurse umane februarie 2008”.
Videoclipul zilei
Pasul 2
Creați noi foldere, fișiere și sertare sau cutii atunci când aveți o nouă categorie de documente de salvat sau când dosarele, fișierele și sertarele mai vechi sunt pline. Utilizați coduri de culori pentru a diferenția între ani sau luni.
Pasul 3
Adăugați documente noi în cel mai relevant dosar sau sertar. Punerea la întâmplare a documentelor în dosare va distruge sistemul de arhivare, deoarece informațiile vor fi căutate în locul greșit. Dacă sistemul comandă documentele în ordine alfabetică, continuați să utilizați acest proces în loc să treceți la alt format.
Pasul 4
Eliminați anual documentele vechi, inutile. Pe măsură ce continuați să adăugați fișiere, unele informații vor deveni irelevante și depășite. Difuzați-l și eliberați spațiu suplimentar de stocare.
Depozitare electronică
Pasul 1
Creați foldere sau directoare pe computer. Consolidați datele în mod regulat, astfel încât acestea să nu devină dezorganizate. A avea mai multe unități de rețea sau mai multe foldere care conțin informații similare nu este o modalitate eficientă de organizare a datelor.
Pasul 2
Faceți o copie de rezervă a datelor în mod regulat. Utilizați DVD-uri, o unitate USB, un hard disk extern sau o companie externă pentru a face acest lucru. Acest lucru protejează datele de pierdere.
Pasul 3
Securizează datele prin blocarea fiecărui fișier, acordând acces utilizatorilor delegați sau adăugând o parolă la deschiderea unui fișier. Acest lucru previne utilizarea greșită a datelor, frauda sau accesul neautorizat. În plus, poți fi sigur că doar oamenii care știu cum funcționează sistemul îl folosesc.
Pasul 4
Scrieți o procedură de utilizare a sistemului de înregistrare electronică. Includeți instrucțiuni pas cu pas despre cum să găsiți, referiți, clasificați și arhivați datele, astfel încât fiecare utilizator să opereze sistemul în același mod. Păstrați-l actualizat dacă perfecționați sistemul pentru a preveni confuzia între utilizatori.
Pasul 5
Revizuiți sistemul de înregistrare la fiecare doi ani. Verificați dacă funcționează bine - acest lucru poate fi definit de cât de eficientă este înregistrarea, cât de ușor este să găsiți datele și cât de organizată este. De asemenea, ștergeți fișierele nedorite și minimizați dezordinea electronică.
Lucruri de care veți avea nevoie
Dosar sau cutie
Foldere
Etichete goale
Pixuri sau markere
Calculator
Bacsis
Organizați o zi de formare de grup pentru a explica cum funcționează fiecare sistem de înregistrare, astfel încât să poată fi gestionat și întreținut zilnic.
Solicitați feedback cu privire la modul de dezvoltare a sistemului de înregistrare, astfel încât să fie mai ușor de utilizat sau mai bine organizat.
