20 de sfaturi Ninja pentru a profita la maximum de Gmail

Gmail a depășit 900 de milioane de utilizatori în 2015. Nu e rău pentru un proiect al cărui nume de cod provine dintr-un desen animat Dilbert. Când s-a lansat, nimeni nu a crezut -- a debutat în ziua păcălelii.

Parțial din cauza interfeței intuitive a Gmail, oamenii rareori își fac problemele să învețe numeroasele sale funcții. La urma urmei, este deja atât de ușor. Dar pentru cei care își fac timp să învețe dezavantajele sale, Gmail devine un instrument mult mai puternic. Iată 20 de sfaturi pentru a te ajuta să devii un ninja Gmail.

Acesta este cel mai important instrument pentru navigarea prin Gmail. Dacă ești ca majoritatea oamenilor, probabil că nu l-ai folosit niciodată. Apasă pe Angrenaj -- situat în partea dreaptă sus a ecranului Gmail -- și intrați într-o lume nouă și curajoasă.

Primul lucru pe care îl veți observa când faceți clic pe

De asemenea, puteți alege câte e-mailuri să afișați pe o pagină. Apasă pe Angrenaj și apoi Setări > General. Sub Dimensiunea maximă a paginii puteți selecta numărul de conversații (adică, e-mailuri) pe pagină, de la 10 la 100.

Amintiți-vă că ori de câte ori faceți o modificare în Setări, trebuie să mergeți în josul paginii și să selectați Salvează schimbarea sau modificările dvs. nu vor fi păstrate.

Alegerea temei este una dintre cele mai dramatice modificări vizuale pe care le puteți face în Gmail. Du-te la Angrenaj și selectați Teme. Veți fi întâmpinat de o varietate de fundaluri. Un fundal colorat vă oferă senzația că lucrați chiar de pe desktop și nu într-un browser. Și puteți alege una dintre propriile imagini ca fundal.

Dacă doriți să reveniți la fundalul implicit al Gmail, alegeți-l pe cel marcat Ușoară.

De asemenea, puteți alege stilul de text. Du-te la Angrenaj și alegeți Setări > General si o sa vezi Stilul de text implicit. Aici puteți alege fontul, stilul și culoarea textului.

Cum te simți în legătură cu firele tale? Nu ne referim la haine. Fire este o caracteristică a multor programe de e-mail care grupează mesajele cu răspunsurile lor. S-ar putea să vă placă sau nu acest lucru; poate doriți să vedeți fiecare e-mail afișat separat. Dacă nu doriți ca conversațiile dvs. prin e-mail să fie imbricate una în cealaltă, puteți dezactiva această funcție. Îndreptați-vă spre Angrenaj și selectați Setări > General și apoi Vizualizare conversație. Alegeți butonul radio de lângă Vizualizare conversație dezactivată a pune capăt firelor.

De asemenea, puteți schimba stilul căsuței primite. Du-te la Angrenaj și alegeți Setări > Inbox. Selectați meniul derulant de lângă Tip inbox. Este setat implicit, care prezintă e-mailurile în ordinea în care au fost primite. Dar poate ai prefera o altă cale. Poate ați dori să vedeți mai întâi e-mailuri necitite, sau e-mailuri marcate cu stea sau chiar e-mailuri importante în partea de sus.

Dar vă întrebați: Cum poate Gmail să știe ce este important? Excelenta intrebare! Și asta ne duce la următorul nostru sfat.

Puteți învăța Gmail care mesaje sunt importante pentru dvs. Lângă fiecare e-mail există o mică pictogramă asemănătoare unui steag, care devine galbenă atunci când dați clic (consultați captura de ecran pentru detalii). Făcând clic pe el, îi spui lui Gmail că este important. După un timp, Gmail începe să identifice automat acele e-mailuri ca fiind importante. De exemplu, fiecare e-mail primit de la șeful tău va fi marcat ca important. În schimb, puteți deselecta e-mailurile care nu sunt importante, dar pe care Gmail le identifică în mod eronat în acest fel. În curând, veți avea Gmail să facă treaba de sortare a e-mailurilor pentru dvs.

Organizarea vizuală a e-mailurilor vă poate ajuta să identificați e-mailurile importante, pe măsură ce vă dați o singură dată inbox-ul primit. Cele două instrumente principale ale Gmail pentru a face acest lucru sunt etichete și stele. Să începem cu etichetele, care se dublează și ca dosare în Gmail. Pentru a crea o etichetă, mergeți în partea de sus a ferestrei și selectați Mutare la pictogramă, în formă de folder.

Când faceți clic pe el, veți primi o casetă drop-down. Selectați Creaza nou. Dați un nume noii etichete și faceți clic Crea.

După cum am menționat, etichetele sunt de fapt doar numele pe care Gmail îl folosește pentru dosare. Acestea apar în partea stângă a căsuței dvs. de e-mail, sub Compune buton. Puteți face e-mailurile etichetate să apară mai mult, atribuindu-le o culoare. Dacă treceți cu mouse-ul peste numele unei etichete, veți vedea o mică săgeată la dreapta. Faceți clic pe el și va apărea o casetă. În partea de sus a cutiei vei vedea Culoarea etichetei. Faceți clic pe săgeata din dreapta acesteia și va apărea o casetă de selectare a culorii etichetei. Pur și simplu faceți clic pe culoarea dorită și aceasta va fi culoarea etichetei dvs.

Stelele sunt o altă modalitate excelentă de a vă face e-mailurile să iasă în evidență vizual. Privește la marginea dreaptă a listei de e-mail din căsuța de e-mail și ar trebui să vezi stele goale. Când faceți clic pe o stea, aceasta va deveni galbenă. Bum, acum ai semnalat mesajul. Poate însemna orice vrei; e-mailurile cu stea ar putea eticheta e-mailul ca important, care necesită urmărire sau altceva. Depinde de tine.

Galbenul este grozav, dar aveți și multe mai multe culori din care să alegeți, extinzând foarte mult valoarea organizațională a acestor mici pictograme. De fiecare dată când faceți clic pe o stea, aceasta parcurge una dintre culorile disponibile.

Dar iată un truc: tu controlezi ce culori (și chiar forme) sunt disponibile. Apasă pe Angrenaj și selectați Setări > General. Derulați în jos la Stele. Puteți trage stele (și forme) între secțiunile Neutilizat și În uz, oferindu-vă toată puterea de a determina ce se întâmplă când faceți clic pe stele înapoi în căsuța de e-mail.

După ce ați selectat ceea ce doriți, nu uitați să faceți clic Salvează modificările.

Odată ce ați revenit în căsuța de e-mail, puteți selecta culoarea stea pe care o doriți (sau altă pictogramă) făcând clic în mod repetat pe pictograma stea de lângă e-mailul dvs. Acesta va rula succesiv prin opțiunile de culoare.

Crearea filtrelor este o modalitate excelentă de a îmbunătăți productivitatea Gmail. În esență, creați reguli care automatizează răspunsul Gmail la e-mailurile primite. Acest lucru vă economisește timp, deoarece nu mai trebuie să vă ocupați de fiecare e-mail individual. Regulile pot fi orice, de la mutarea e-mailurilor, la redirecționarea lor, la trimiterea unui răspuns predefinit.

Mai întâi, selectați e-mailul pentru care doriți să creați un filtru. Apoi selectați Mai mult din bara de meniu de sus și mergeți în jos la Filtrați astfel de mesaje.

În exemplul de mai jos, am selectat un e-mail de marketing de la simfonia Phoenix. Prima cutie care apare are Din: rând completat. Click unde scrie Creați un filtru cu această căutare.

După ce ați terminat, veți fi adus într-o altă casetă în care puteți crea regula sau filtrarea dorită. În acest caz, vom crea două reguli: sări peste inbox și clasificați aceste tipuri de e-mailuri ca o promoție. După ce ați selectat regulile, faceți clic Creați un filtru. După aceasta, toate e-mailurile de la departamentul de marketing al simfoniei Phoenix vor trece pe lângă căsuța de e-mail și vor merge direct la Promoții.

Veți vedea în această casetă că aveți multe opțiuni pentru a crea un filtru. Puteți să aplicați o etichetă, să le marcați ca citite sau să le ștergeți, printre alte posibilități.

Prin crearea de filtre, veți introduce un flux în căsuța dvs. de e-mail care menține e-mailurile în mișcare în direcția dorită, adăugând puternic eficiența e-mailului.

Când creați un filtru, acesta nu va avea niciun efect asupra e-mailurilor pe care le-ați primit deja -- cu excepția cazului în care selectați Aplicați, de asemenea, filtrul conversațiilor care se potrivesc care este o casetă de selectare imediat în dreapta Creați un filtru buton.

Probabil ați trimis cel puțin un e-mail pe care ați dori să îl puteți primi înapoi.

Doriți să faceți clic pe Anulare la câteva momente după ce ați făcut clic pe Trimitere? Din fericire, în Gmail poți face exact asta. Apasă pe Angrenaj atunci Setări > General. Faceți clic pe caseta de selectare pentru a activa Anulați trimiterea și alegeți timpul pe care doriți să-l acordați. Rețineți că, cu cât setați mai mult perioada de grație pentru anulare, cu atât va dura mai mult ca fiecare e-mail să fie trimis efectiv din căsuța de ieșire, așa că 10 sau 20 de secunde sunt probabil suficiente.

Comenzile rapide de la tastatură sunt un instrument excelent pentru a vă deplasa mai rapid prin Gmail. Le puteți folosi pentru a naviga prin Gmail și, de asemenea, pentru a vă ajuta să vă sortați mesajele. Primul lucru pe care va trebui să-l faceți este să activați comenzile rapide de la tastatură, deoarece poziția lor implicită este dezactivată. Faceți acest lucru făcând clic pe Roată, apoi Setări > General. Mergi la Comenzi rapide de la tastatură și selectați butonul radio de lângă Comenzi rapide de la tastatură activate.

Pentru o listă completă a comenzilor rapide de la tastatură din Gmail, vizitați aici. Puteți găsi, de asemenea, o foaie de cheat pentru Gmail Aici.

Majoritatea dintre noi avem mai mult de un cont de e-mail. Și este posibil să adăugați aceste conturi la Gmail, astfel încât să nu trebuie să vă conectați la mai multe conturi pentru a vă verifica e-mailul, atâta timp cât sunt conturi POP3 obișnuite.

Va trebui să cunoașteți setările pentru conturile de e-mail pe care intenționați să le adăugați. După ce aveți aceste informații, accesați Gear Setări > Conturi și import. Apoi selectați Adăugați un cont de e-mail POP3 pe care îl dețineți.

De aici, trebuie doar să introduceți informațiile pe care Gmail le solicită. Gmail va încerca să completeze o parte din acestea în mod automat, dar s-ar putea să greșească. Este mai bine să cunoașteți aceste informații din timp și să le introduceți manual. Veți observa și un buton lângă Lăsați o copie a mesajelor preluate pe server. Selectați această opțiune dacă verificați des e-mailurile pentru acel cont din alte locuri. După ce ați completat informațiile, faceți clic Adaugă cont. Acum ați configurat Gmail pentru a primi e-mailuri din celălalt cont.

De asemenea, vei fi întrebat dacă vrei și tu să poți trimite e-mailuri din acest cont. Dacă selectați da, veți observa în caseta următoare că veți fi întrebat dacă doriți Tratați ca un alias. Aceasta este o alegere personală care afectează mai mult decât orice setările de căutare. Puteți afla mai multe detalii Aici. În esență, dacă selectați Tratați ca un alias, când căutați „De la: Eu”, Gmail va trata această nouă adresă și ca „Eu” -- adică dvs. -- și va extrage toate e-mailurile din noul cont pe care l-ați adăugat.

De asemenea, vi se va cere să completați informațiile despre serverul de ieșire și parola. Când faceți clic pe Următorul, vi se poate cere un cod de confirmare care să demonstreze că dețineți într-adevăr acel cont, care va fi fie trimis prin e-mail, fie trimis text pe telefon. Cu acel pas finalizat, sunteți gata de plecare. Veți vedea noul e-mail mai jos Trimite e-mail ca: în Conturi și import sub setări.

Atunci când trimiteți un e-mail, veți observa o casetă drop-down în Din: rândul dvs. de e-mail. Vă oferă posibilitatea de a trimite un e-mail din contul original de Gmail sau din noul cont pe care l-ați adăugat. Poate doriți să aveți grijă să trimiteți de la adresa de la care doriți să trimiteți. Există un cadru în Conturi și import asta te lasa Răspundeți de la aceeași adresă la care a fost trimis mesajul. Cu această selecție, ar trebui să evitați orice greșeală dacă scopul dvs. este să aveți întotdeauna la: și de la: la fel.

Adăugarea altor conturi de e-mail poate fi puțin complicată. Așa că urmăm un sfat simplu care vă poate scuti de multe agravări. Poate ați observat că ați strâns un număr necinstit de e-mailuri promoționale. Este timpul să le luați la revedere și să folosiți prețioșii 15 GB de spațiu pe care vi-l alocă Gmail pentru lucruri mai importante.

S-ar putea să știți deja că dacă faceți clic pe Selectează tot pictograma din colțul din stânga extrem al barei de meniu de sus, sunt selectate doar 100 de e-mailuri (sau câte e-mail-uri ați setat pentru o singură pagină). Dacă aveți o mulțime de e-mailuri, va dura mult timp să le ștergeți câte 100 o dată.

Se pare că soluția se ascunde la vedere - și probabil că nu ați observat-o niciodată. Când selectați toate, dacă există mai multe e-mailuri în acest dosar sau etichetă decât se potrivesc în pagina curentă, aveți întotdeauna opțiunea de a selecta toate e-mailurile. Faceți clic pe linkul din mesajul galben pentru a selecta totul.

După ce ați selectat dintre e-mailuri, faceți clic Șterge. Gata si gata!

Operatorii de căutare sunt comenzile rapide de la tastatură ale lumii căutării. Învățarea lor acum vă va economisi multă cernere mai târziu. Acestea vă vor ajuta să vă rafinați căutarea atunci când căutați acel e-mail într-un car de fân.

Operatorii de căutare din Gmail includ Din: care, atunci când este urmat de un nume, va găsi automat toate e-mailurile de la acea persoană. În mod similar, există La: care specifică un destinatar. De exemplu, dacă doriți să găsiți rapid toate e-mailurile fanilor către legenda de benzi desenate Stan Lee, ar trebui să tastați Către: Stan Lee iar lista va apărea în căsuța dvs. de e-mail. De asemenea, puteți căuta după subiect cu Subiect: benzi desenate. (Rețineți că nu poate exista niciun spațiu între două puncte și termenul de căutare.) Puteți căuta și după etichete (Eticheta:) și sortați e-mailurile după atașamente (Are: atașament).

Există multe alte moduri de căutare, iar Gmail oferă o listă de operatori de căutare Aici.

Inginerii Google adaugă frecvent lucruri „experimentale” pentru a îmbunătăți Gmail. Google Labs este locul unde puteți încerca mai întâi unele dintre aceste funcții noi.

Scufundați-vă direct făcând clic pe Angrenaj și selectând Setări > Laboratoare. Tocmai ați intrat în zona de testare. Aici veți găsi lucruri precum o pictogramă de autentificare pentru expeditorii verificați (un instrument pentru a împiedica spammerii să imite mesajele pentru a le face să pară că provin de la un site web de încredere). Pentru a-l încerca, faceți clic Permite.

Încercați pe care vă plac; le puteți dezactiva oricând pe cele de care decideți că nu aveți cu adevărat nevoie.