Caracteristici și funcții ale Microsoft Excel

Fie pentru utilizare la serviciu sau acasă, o foaie de calcul Excel este cel mai bun instrument din Microsoft Office pentru organizarea datelor și realizarea de liste. Deși documentele Word pot include tabele și coloane, Excel ușurează mult aranjarea informațiilor. Excel are, de asemenea, o serie de funcții pentru proiectarea formulelor care automatizează calculele. Deși Excel pare intimidant la început, aspectul programului este similar cu alte aplicații Office, așa că dacă ați folosit Word, vă veți simți ca acasă după o privire în jur. Pentru a obține ajutor suplimentar cu un anumit buton din panglica Excel, plasați cursorul peste acesta pentru a vedea un sfat.

Partea principală a ferestrei Excel constă dintr-o foaie de calcul -- sau fisa de lucru -- de celule. La fel ca în cazul unei foi de calcul pe hârtie, fiecare celulă poate conține orice numere sau orice text - spre deosebire de lucrul cu o bază de date Access, Excel vă permite pur și simplu să faceți clic pe orice celulă și să o completați oricum vi se potrivește cel mai bine proiect. În unele cazuri, cum ar fi pentru a urmări cheltuielile, veți dori să utilizați o serie organizată de rânduri și coloane. Alte ori, cum ar fi construirea unei liste de membri ai echipei, ordinea celulelor și poziționarea nu vor juca un rol major. Un avantaj al Excel este cât de simplă face reorganizarea datelor: selectați o celulă și trageți chenarul acesteia pentru a o muta într-un nou loc de pe foaie.

Fiecare fișier Excel, numit a registru de lucru, conține una sau mai multe foi de lucru. Pentru a comuta între foile dintr-un registru de lucru, utilizați filele din colțul din stânga jos al ferestrei. Începând cu Excel 2007, majoritatea registrelor de lucru folosesc extensia de fișier XLSX, în timp ce versiunile mai vechi utilizate XLS fișiere. Noile copii ale Excel pot citi aceste fișiere vechi, dar pentru a deschide un nou registru de lucru într-o ediție veche, vechiul computer are nevoie de Pachet de compatibilitate Office.

Ca și în restul Office din 2007, Microsoft a înlocuit meniurile Excel cu file panglică. Vă puteți gândi la filele ca la meniuri vizuale care rămân deschise -- fiecare filă conține un set de caracteristici asociate cu pictograme explicative. De exemplu, fila Acasă conține cele mai comune opțiuni, cum ar fi fontul și culoarea textului, în timp ce fila Inserare oferă modalități de a insera tabele, casete de text și diagrame. O filă, Fișier, se comportă diferit. Fișierul conține încă sarcini de bază, inclusiv „Nou”, „Deschidere” și „Salvare”, dar afișează aceste sarcini într-o zonă pe ecran complet cu opțiuni suplimentare, numite vedere în culise. De exemplu, butonul „Nou” din vizualizarea în culise oferă o selecție de șabloane care pot fi căutate pentru noi registre de lucru.

Pe lângă faptul că conțin text simplu și numere, celulele pot conține formule, care încep întotdeauna cu semnul egal. Cu o formulă, Excel afișează rezultatul unei ecuații într-o celulă, dar păstrează automat acel rezultat actualizat pe măsură ce îi schimbați componentele. O formulă de bază poate lua locul unui calculator: scrieți „=2+4” și Excel afișează „6”. Formulele funcționează și cu datele din alte celule: „=A1+B1” adaugă valorile celulelor A1 și B1.

Pentru alte proceduri decât aritmetica directă, utilizați funcții pentru a efectua diverse operatii asupra datelor. Abilitățile funcțiilor variază de la matematică simplă, cum ar fi „MEDIE” la media unui interval de celule, până la modificarea textului, cum ar fi „MINUS” pentru a converti o linie în litere mici. Cei doi termeni sunt adesea confundați, dar rețineți că fiecare celulă poate conține doar una formulă, dar fiecare formulă poate folosi mai multe funcții, cum ar fi „=AVERAGE(A1, B1)+SUM(A2, B2)” pentru a adăuga suma a două celule la media altor două celule.