Cum se face o căutare pe o foaie de calcul Excel

Excel este un instrument extrem de util atunci când vine vorba de analiza și sintetizarea unor cantități mari de informații, dar găsirea unei singure fraze sau cifră într-o foaie de calcul voluminoasă poate simți că ai căuta un ac într-o carul de fan. Cu atât de multe coloane și rânduri de date, localizarea manuală a unei singure informații nu este ușoară sau practică, ceea ce este de ce Microsoft a inclus mai multe funcții pe care le puteți utiliza pentru a efectua o căutare în Excel și pentru a găsi informația dvs căuta. Cu toate acestea, puteți aborda problema în câteva moduri, așa că vă ajută să aflați despre toate acestea înainte de a decide cea mai bună cale de urmat.

Cea mai simplă modalitate de a căuta într-o foaie de calcul o anumită expresie sau un anumit număr este folosirea Găsi fereastră în același mod în care ați face-o pentru Microsoft Word și multe alte programe Office. Această opțiune nu necesită niciun cod și returnează exact ceea ce căutați - locațiile celulelor de anumite șiruri de text sau numere. Celelalte opțiuni pentru a găsi informații specifice într-o foaie de calcul sunt mai utile pentru a găsi ceva într-o anumită celulă și necesită ceva mai multă muncă pentru a obține exact ceea ce doriți.

Sub Acasă fila, uita-te in extrema dreapta a panglicii pentru Găsiți și selectați în Editare grup. Faceți clic pe săgeata derulantă și apoi alegeți Găsi sau A inlocui din opțiunile afișate. The Găsi opțiunea este doar pentru găsirea unor fragmente specifice de text și afișează cea mai simplă versiune a ferestrei. Introduceți textul pe care îl căutați în Gaseste ce câmp și apoi faceți clic pe oricare Găsește următorul pentru a parcurge toate exemplele cuvântului, numărului sau expresiei sau Găsiți toate pentru a lista toate locațiile celulelor care conțin termenul de căutare.

Clic Opțiuni>> pentru a afișa mai multe opțiuni pentru exact ceea ce doriți să returneze fereastra. Puteți schimba În câmp pentru a căuta foaia sau întregul registru de lucru. Căutarea poate fi organizată pe rând sau pe coloană folosind Căutare câmp și puteți alege să căutați în formule, valori sau comentarii folosind Uită-te în camp. Ai si optiuni pt Cazul meciului, care returnează numai celulele cu cazuri care se potrivesc sau pentru Potriviți întregul conținut al celulei când vrei doar rezultate în care termenul de căutare ocupă întreaga celulă. Puteți folosi Format opțiunea de a găsi instanțe de formatare specifică.

The Găsi opțiunea localizează termenul pe care îl căutați, dar ce se întâmplă dacă doriți să schimbați ceva în fiecare caz în care apare? De exemplu, dacă ați enumerat numele unui client ca Smith, dar este de fapt Smyth, veți dori să schimbați fiecare instanță de Smith la Smyth. Folosește A inlocui caracteristică pentru aceasta, pe care o selectați folosind fie meniul derulant de sub Găsiți și înlocuiți sau prin trecerea la A inlocui fila din fereastra pe care ați deschis-o la ultimul pas folosind Găsi opțiune.

Această metodă funcționează exact în același mod ca și Găsi secțiune, cu excepția faptului că există un câmp suplimentar numit Înlocui cu unde introduceți textul sau numărul dorit în locul lui. În exemplu, ați tasta Smith în Gaseste ce câmp și Smyth în Înlocui cu camp. Toate celelalte opțiuni sunt aceleași, așa că puteți alege să găsiți un anumit termen și să reformatați fiecare dintre celulele care îl conțin, de exemplu, folosind Format opțiunea de lângă Înlocui cu camp.

Ca și în Găsi secțiunea, puteți da clic A inlocui sau Înlocuiește-le pe toate fie să înlocuiască fiecare instanță pe rând, fie să le înlocuiască pe toate deodată.

Există funcții specifice Excel concepute pentru a gestiona diferite aspecte ale căutării în Excel, cu Căutare funcția fiind una dintre cele mai importante. Această funcție este concepută pentru a vă ajuta să căutați într-o anumită celulă un șir de caractere. Învățarea elementelor de bază despre cum să-l folosești poate fi utilă în multe situații, mai ales când aveți celule care conțin multe caractere.

The Căutare funcția pe Excel are trei argumente în format SEARCH(găsește_text, în_text, [start_num]) folosind terminologia Excel. The găsi_text secțiunea este locul în care introduceți șirul de text pe care îl căutați și în_text secțiunea este locul în care introduceți referința pentru celula care conține textul pe care doriți să îl căutați. Aceasta returnează un număr, care vă spune numărul caracterului de unde începe termenul de căutare sau #VALOARE! dacă nu apare deloc în celulă. Puteți folosi argumentul opțional final [_start_num_] pentru a introduce un număr de caracter, care începe căutarea la acest număr de caracter și ignoră tot ce este înainte.

De exemplu, dacă ați căutat codul poștal 98199 dintr-o serie de adrese pentru a găsi persoane în foaia de calcul care locuiau în locația respectivă, ai tasta =Căutare(„98199”, [cell reference_]) cu o referință la o anumită celulă în locul [_cell reference_], deci _=Search("98199", A3), de exemplu. De acolo, puteți trage formula în jos pe coloană sau pe rând pentru a verifica alte celule, amintindu-vă că va reveni #VALOARE! dacă termenul nu apare.

The Găsi funcția din Excel funcționează la fel ca Căutare funcția, dar nu este la fel de eficient ca utilizarea Găsiți și înlocuiți opțiune dacă doriți să căutați întreaga foaie. Argumentele lui Găsi funcția sunt exact aceleași cu cele ale Căutare funcţie: găsi_text, în_text, [start_num]. Deci, îl folosești în același mod.

În exemplul anterior, ați tasta =Găsiți("98199",A3) pentru a căuta unde apare codul poștal în celula A3, dacă apare. Ieșirile sunt, de asemenea, aceleași ca pentru Căutare funcţie. Puteți introduce această formulă într-o singură celulă și apoi trageți-o pentru a copia formula, dar modificați orice celulă referințe în consecință, ceea ce vă permite să căutați o foaie de calcul sau o coloană sau un rând din ea pentru a termen specific.

S-ar putea să vă întrebați de ce Căutare și Găsi sunt funcții Excel separate dacă au aceleași argumente și produc aceleași informații de bază. Există două diferențe cheie între aceste două funcții, iar învățarea acestora vă va ajuta să determinați cea mai bună pe care să o utilizați în fiecare situație.

The Căutare funcția nu ține cont de majuscule, dar Găsi este. Daca esti in cautare verde, de exemplu, cel Găsi funcția nu va returna o valoare pentru celulele care conțin Verde, cu exceptia Căutare funcția va. Cealaltă diferență majoră între cele două este aceea Căutare vă permite să utilizați caractere wildcard în șirul dvs. de căutare, ceea ce poate fi util în multe situații, dar Găsi nu.

Când doriți să căutați începutul și sfârșitul unui anumit termen, dar doriți să returnați toate rezultatele, indiferent de ceea ce se află în mijlocul termenului de căutare, puteți utiliza caracterele joker ? și ***** cu funcția de căutare sau caseta de dialog Găsiți și înlocuiți.

The ? caracter plasat în mijlocul unui termen de căutare (the găsi_text argument) îi spune Excel să includă termenul specific cu orice caracter individual în spațiul în care se află semnul întrebării. De exemplu, dacă căutați s? t, primesti sat sau a stabilit ca rezultate, dar nu a petrecut, deoarece ultima opțiune are mai multe caractere între s și t.

The Caracterul **** funcționează practic în același mod ca semnul întrebării, cu excepția faptului că poate fi orice număr de caractere în spațiul pe care îl ocupă. De exemplu, dacă căutați _st, _ rezultatele pot include sat, sta, scuipat, loc, a petrecut și orice altă combinație cu s și t la începutul și la sfârșitul acesteia. Utilizarea oricărui caracter metacar în căutarea dvs. oferă toate rezultatele pe care le căutați fără să le ratați orice ar putea fi relevant, dar ai grijă cum îl folosești, deoarece poate duce și la străini rezultate.

Deci, ce faci când vrei să cauți un semn de întrebare? Cum ați împiedica Excel să-l trateze ca un caracter metacara? Acest lucru poate fi realizat prin tastarea unei tilde ~ în câmpul dinaintea personajului pe care îl cauți. De exemplu, dacă doriți să căutați un semn de întrebare în celula A2, ați tasta =Căutare(„~?”,A2) într-o celulă goală.

Când căutați unul dintre mulți termeni dintr-o anumită celulă, metodele descrise până acum nu funcționează decât dacă creați o căutare separată pentru fiecare termen. Cu toate acestea, folosind o formulă, este posibil să căutați mai mulți termeni simultan, deși această metodă durează ceva timp pentru a fi configurată corect. Această metodă implică Căutare funcția lucrând în combinație cu IsNumber funcţia şi SumProduct.

Deși acest lucru nu este necesar, crearea unui interval numit pentru că lista de lucruri pe care doriți să le testați simplifică procesul. Faceți acest lucru introducând fiecare dintre termenii de căutare în celulele învecinate, evidențiind toate celulele și apoi dându-le un nume tastând numele în câmpul din stânga sus, chiar în stânga barei de formule. Acest lucru vă permite să vă referiți la întreaga listă după numele său dat. Cu toate acestea, puteți include și toți termenii de căutare fără a crea un interval denumit, separându-i cu virgule în interior { } paranteze.

Pentru a testa o celulă, utilizați formula:

=SUMPRODUS(--ISNUMĂR(CĂUTARE([interval denumit],[celulă])))>0

Unde [gamă numită] este înlocuit cu numele intervalului sau cu parantezele { } care conţin fiecare termen separat şi [celula] este înlocuit cu referința pentru celula pe care doriți să o testați.

Formula returnează a ADEVĂRAT valoare dacă celula în cauză conține unul dintre termenii sau FALS dacă nu. Poate fi tras în jos pentru a verifica alte celule, deoarece referința celulei din formulă se va actualiza automat.

Există multe moduri în care puteți căuta în Excel, așa că pe care ar trebui să le folosiți? Răspunsul depinde foarte mult de scopul tău. Dacă căutați o listă mare de celule pentru un anumit termen - și în majoritatea situațiilor în general -, Găsiți și înlocuiți box este cel mai simplu și mai eficient mod de a obține rezultatul. Cu toate acestea, dacă doriți să găsiți un anumit termen într-o serie de celule lungi, cel Căutare funcția este probabil cea mai bună opțiune, deoarece nu face distincție între majuscule și minuscule și vă permite să utilizați caractere joker.

Dacă căutați unul dintre multele lucruri în anumite celule, formula din secțiunea anterioară este cea mai eficientă modalitate de a vă finaliza sarcina.