Cum să imprimați etichete folosind Word

De foarte mult timp, Microsoft Word a inclus șabloane pentru foi de etichete imprimabile, precum și pentru documente obișnuite, cum ar fi scrisorile. Cu modele de etichete pentru diverșii furnizori, Word poate fie să imprime o singură intrare pe o anumită etichetă, fie să producă o foaie întreagă de etichete simultan.

Dacă aveți o listă de contacte în agenda Outlook sau o foaie de calcul Excel sau o bază de date Access, Mail Merge poate importa informațiile pentru a crea automat o serie de etichete. Alternativ, vă puteți crea propria listă de corespondență direct în Word în timpul îmbinării corespondenței. Mail Merge de la Microsoft nu este magic, dar poate funcționa aproape atât de repede.

Evident, Mail Merge include o mulțime de beneficii pentru casele de corespondență și marile corporații care efectuează corespondență în masă. Dar este chiar foarte la îndemână pentru oamenii obișnuiți. Dacă nu mai trebuie să înmânați adresa fiecărui plic, familia dvs. s-ar putea întoarce în spiritul de a trimite felicitări de sărbători frumoase (pe hârtie) în fiecare decembrie. Dacă ajutați la conducerea PTA locală sau a unei trupe de cercetași, Mail Merge ar putea fi foarte utilă pentru a trimite pliante.

Există trei documente implicate într-o îmbinare prin corespondență. Când vine vorba de etichete, documentul principal este cel pe care îl utilizați pentru a configura aspectul, inclusiv un logo al companiei sau adresa dvs. de retur pe etichetele de expediere, dacă doriți să le includeți. Lista dvs. de corespondență, care conține adresele care urmează să fie tipărite pe etichete, este sursa de date. Aceste două documente, combinate, produc etichetele de adresă. Iată o diagramă:

Există niște „probleme” neașteptate.

Dacă utilizați Excel, Outlook sau Access ca sursă de date, de exemplu, trebuie să respectați anumite reguli care ar putea să nu fie imediat evidente. De exemplu, atunci când utilizați o foaie de calcul Excel, trebuie să vă asigurați că coloana pentru coduri poștale sau coduri poștale este formatată ca text, astfel încât să nu pierdeți zerouri.

De asemenea, nu vă puteți folosi contactele Outlook ca sursă de date decât dacă ați făcut din Outlook programul implicit de e-mail.

Poate fi mai simplu să utilizați doar Word ca sursă de date, mai ales dacă aveți experiență cu Word, dar nu cunoașteți profund despre celelalte instrumente de productivitate de birou ale Microsoft.

Iată cum puteți crea și tipări rapid etichete de corespondență de bază în majoritatea edițiilor Word, toate în Word, fără a trece prin rutina completă pas cu pas a asistentului de îmbinare a corespondenței, care necesită mai mult timp.

În Word, accesați meniul Fișier. Selectați document nou și apoi document necompletat.

în fila Mailings, accesați grupul Start Mail Merge și alegeți Start Mailing Merge, Etichete. În caseta de dialog Opțiuni de etichetă, bifați dacă intenționați să utilizați o imprimantă cu alimentare continuă sau cu coli.

Apoi, sub Informații despre etichetă, alegeți furnizorul de etichete și numărul produsului care corespunde pachetului de etichete pe care îl veți folosi. Apăsați OK.

Accesați Selectați destinatari și alegeți Tastați o listă nouă.

În caseta de dialog Listă nouă de adrese care apare, tastați informații pentru fiecare membru al listei de corespondență în fiecare coloană, după caz. (Am făcut acest lucru mai jos cu o listă scurtă de personaje fictive.)

Utilizați tasta Tab fie pentru a trece de la o coloană la alta, fie pentru a trece la următorul rând din tabel. Pentru a crea un rând nou în tabel, alegeți Intrare nouă sau apăsați ALT+N.

O funcție ușor de utilizat numită Personalizați coloanele vă oferă multă flexibilitate asupra informațiilor de inclus în etichetele dvs. de corespondență. După cum se indică mai jos, puteți elimina coloane precum Titlu sau Adresă Linia 2. Ați putea la fel de bine să eliminați numerele de telefon și adresele de e-mail, deoarece oricum acestea nu sunt de obicei necesare pe etichetele de adrese.

De asemenea, în Personalizarea coloanelor, puteți adăuga coloane noi, puteți redenumi coloanele existente sau puteți modifica ordinea coloanelor din listă. După ce ați făcut toate modificările pe care le doriți coloanelor, alegeți OK.

Când ați terminat de adăugat toate persoanele dorite în lista dvs., faceți clic pe OK.

În caseta de dialog Salvare listă de adrese, dați un nume noului fișier, apoi alegeți Salvare.

După ce ați adăugat toate adresele la lista de corespondență, veți ajunge în cele din urmă cu o listă de Destinatari de îmbinare prin corespondență care arată cam așa:

Word nu știe neapărat cum doriți să fie proiectate etichetele dvs. În pasul următor, mergeți la Bloc de adrese pentru a defini unde ar trebui să apară adresele pe etichete.

După ce selectați Blocare adrese, faceți clic pe OK. Word va insera blocul de adrese în prima etichetă de adresă de pe pagină. După aceea, selectați Actualizați toate etichetele pentru a reproduce agenda de adrese pe toate etichetele din întreaga pagină.

Pe pagina Previzualizare rezultate, ar trebui să vedeți o previzualizare a tuturor adreselor de pe pagină.

Dacă totul pare a fi gata, accesați Finish & Merge pentru a vă imprima etichetele. Dacă ați întâmpinat vreo problemă sau dacă ați decis că doriți etichete cu aspect mai elegant, reveniți la meniul Fișier și începeți un nou document necompletat.

Reveniți la grupul Start Mail Merge, de data aceasta selectând vrăjitorul – cel din Mail Merge, desigur, nu cel din Dorothy’s Land of Oz.