Dacă conduceți o afacere mică, salariile reprezintă o parte costisitoare și consumatoare de timp a operațiunilor.
Credit imagine: ijeab/iStock/GettyImages
Dacă conduceți o afacere mică, salariile reprezintă o parte costisitoare și consumatoare de timp a operațiunilor. Cu toate acestea, datorită tehnologiei, nu trebuie să plătiți un serviciu terță parte sau să investiți în software scump pentru a crea cecuri pe hârtie. Puteți imprima cu ușurință cecurile de salarizare din Excel, dar este esențial să aveți hârtie și cerneală potrivite pentru imprimare, pentru a vă asigura că angajații dvs. își pot depune plata.
Verificați tipărirea șablonului Excel
Primul pas dacă doriți să imprimați cecuri de salarizare din Excel este să găsiți un șablon. Acestea le puteți găsi cu ușurință printr-o căutare pe web. Șabloanele de bază furnizate cu Excel nu includ verificări, dar puteți găsi șabloane utile pentru documentația de sprijin, cum ar fi foile de pontaj.
Videoclipul zilei
Odată ce ați găsit și descărcat un șablon de imprimare a cecului pentru Excel, introduceți informații specifice destinatarului și banilor plătiți. Salvați cecul ca PDF, pe care apoi îl puteți imprima și distribui angajatului.
Nu este suficient să ai un șablon PDF de imprimare a cecurilor. Instituțiile financiare sunt diligente în prevenirea fraudei, așa că nu puteți tipări un cec pe hârtie simplă și îl dați drept oficial. Dacă este posibil, obține cerințele de la instituțiile financiare pe care le folosesc angajații dvs. pentru a vă asigura că cecurile dvs. nu vor fi refuzate. Acestea pot include specificații pentru hârtie, dimensiune și font.
Găsirea hârtiei potrivite
După ce utilizați șablonul de imprimare a cecurilor în Excel și creați cecurile în format PDF, următorul pasul este să confirmați că hârtia și cerneala pe care trebuie să le utilizați pentru verificări funcționează cu imprimanta pe care o aveți deja avea. Dacă nu, trebuie să mergeți la cumpărături pentru o imprimantă nouă.
Când imprimați cecul pe o imprimantă, acesta trebuie să fie pe o hârtie mai grea decât o utilizați pentru imprimarea de zi cu zi. De exemplu, banca Americii solicită ca verificările să fie pe hârtie care are următoarele specificații:
- Dimensiuni între 7,75 pe 2,75 inchi și 8,75 pe 3,667 inci
- Între 24 lb. și 44 lb. greutate
- Granulele hârtiei rulează orizontal.
Vestea bună este că poți Cumpărăhârtie de imprimare a cecurilor care satisface majoritatea cerințelor băncii. Vizitați un magazin local de articole de birou sau cumpărați online și asigurați-vă că hârtia este compatibilă cu tipul de imprimantă pe care o aveți.
Găsirea cernelii potrivite
Nu vă puteți efectua verificările printr-o imprimantă folosind cartușe de cerneală standard. Băncile cer Recunoașterea caracterelor cu cerneală magnetică cerneală sau toner pentru cecuri. Dacă imprimați pe o imprimantă cu jet de cerneală, aveți nevoie de cerneală MICR, în timp ce imprimarea cecurilor pe o imprimantă laser necesită toner MICR.
Dacă intenționați să imprimați cecuri de salarizare din Excel, ar trebui să acordați atenție și cerințelor băncii privind cerneala. Cu Bank of America, nu puteți utiliza modul duplex pentru a vă imprima cecurile. Dacă cecurile dvs. de plată sunt pe două fețe, spatele trebuie să fie imprimat cu cerneală non-MICR. Dacă profitați de funcțiile de securitate pentru a preveni manipularea, cum ar fi filigranele sau golurile chimice, asigurați-vă că procesul de imprimare este în conformitate cu reglementările băncilor de destinație.
