O Microsoft Word tem um recurso de mala direta que vincula um documento do Word às informações armazenadas em um arquivo de dados, denominado fonte de dados. A fonte de dados pode ser um banco de dados. Antes da fusão, você pode criar e gerenciar um banco de dados dentro do Word. O banco de dados é salvo como um arquivo de banco de dados do Access no Word.
Dica
Na verdade, você não executará a mala direta; no entanto, você deve selecionar o tipo de documento de mala direta que está criando antes de criar o banco de dados.
Layout do Documento Principal
Abra um documento do Word em branco.
Vídeo do dia
No Mailings guia, clique Iniciar mala direta e selecione Diretório. UMA Diretório tipo de documento informa ao Word para criar uma lista e usar campos de uma fonte de dados, como um banco de dados.
Personalizar campos de banco de dados
Clique Selecione os Destinatários e selecione Digite Nova Lista para abrir o Nova Lista de Endereços caixa de diálogo. Use-o para personalizar os campos que serão usados no banco de dados. Clique
Personalizar colunas. O Personalizar Lista de Endereços a caixa de diálogo aparece.- Para remover nomes de campo, selecione o nome do campo e clique em Excluir e clique sim para remover o nome do campo.
- Para editar os nomes dos campos, selecione o nome do campo e clique em Renomear, a Renomear campo caixa de diálogo for exibida, altere o nome do campo e clique em OK.
- Para adicionar nomes de campo adicionais, clique em Adicionar, a Adicionar campo caixa de diálogo aparecer, digite um novo nome de campo e clique em OK.
- Para alterar a ordem dos nomes dos campos, realce o nome de um campo e clique Subir ou Mover para Baixo.
Clique OK quando tiver terminado. O Nova Lista de Endereços A caixa de diálogo exibe os nomes dos campos personalizados em uma tabela.
Insira as informações do banco de dados
Digite os dados em cada campo. Use a tecla Tab para mover de um campo para outro. Clique Nova entrada para mover para o próximo registro no banco de dados. Depois de digitar o último registro, não clique Nova entrada para mover para um novo registro.
Verifique os registros e faça quaisquer alterações
- Para editar um registro, realce os dados e digite as alterações.
- Para pesquisar um registro, clique em Achar, a Encontrar entrada caixa de diálogo for exibida, digite a (s) palavra (s) de pesquisa e clique em Encontre o próximo.
- Para excluir um registro, clique no quadrado localizado à esquerda do primeiro campo, clique em Excluir entrada e clique sim para remover o registro.
Clique OK quando terminar.
Salvar banco de dados e documento principal
O Salvar lista de endereços a caixa de diálogo aparece. Escolha onde deseja salvar o arquivo de banco de dados, digite o nome do arquivo e clique Salve .
Dica
Digite apenas o nome do arquivo e o Word adicionará a extensão .mdb, salvando o arquivo como um arquivo de banco de dados do Microsoft Access.
Salve o documento principal, um diretório em branco vinculado ao banco de dados, caso você decida fazer uma mala direta mais tarde. Feche o documento principal e Sair do Word.
Ver banco de dados
Navegue até o arquivo de banco de dados do Access e abra-o. O Microsoft Access é aberto. Clique Office_Address_List debaixo de Mesas o título e a tabela de banco de dados criada no Word são exibidos.
Retornar ao banco de dados e editar dados
Abra o documento principal em palavra. O Microsoft Word a caixa de diálogo aparece. Clique sim para que o documento principal possa recuperar informações do banco de dados. No Mailings guia, clique Editar lista de destinatários. O Mala diretaDestinatários a caixa de diálogo aparece. Sob o título Fonte de dados, selecione o nome do arquivo de banco de dados. Clique Editar e a Editar fonte de dados a caixa de diálogo aparece. Edite os dados. Quando terminar, clique OK e clique sim para atualizar o banco de dados. No Mala diretaDestinatários caixa de diálogo, você pode refinar as informações do banco de dados usando Organizar, Filtro, Encontre duplicatas, Achardestinatário e Validar endereços opções.
Clique OK quando terminar. Feche o documento principal. Clique Salve . Sair do Word.
Dica
Você pode executar uma mala direta de diretório no Word usando o banco de dados criado e o documento principal.
