Instruções passo a passo para fazer uma planilha do Excel

Quando você trabalha com dados, as planilhas podem ser uma maneira prática de organizar tudo em um formato fácil de entender. As planilhas são ideais para definir orçamentos, acompanhar o andamento de projetos e planejamento. Na era pré-tecnologia, as empresas usavam livros-razão em papel para rastrear essas coisas, mas agora o Microsoft Excel é a ferramenta de escolha. Felizmente, criar e atualizar planilhas do Excel é relativamente simples.

Uma planilha tem a mesma configuração, seja no papel ou na tela do computador. Você tem filas que começam no topo e continuam durante a duração dos dados. Há também colunas, que começa no lado esquerdo da planilha e continua à direita até onde for necessário. O ponto onde uma linha encontra uma coluna correspondente é chamado de célula.

No Microsoft Excel, cada linha recebe um número, enquanto cada coluna tem um

Se você tiver o Microsoft Office, o Excel está incluído no pacote. Vá para sua lista de aplicativos e escolha Microsoft Excel na lista. Selecione Arquivo e Novo para abrir uma nova planilha com o título padrão de Livro 1. Na parte inferior da tela, há uma guia que diz Folha1.

Assim como no Microsoft Word, você tem uma faixa na parte superior da tela que permite personalizar o documento e formatar as células. Debaixo Casa, você pode usar o texto em negrito ou alterar o tipo e o tamanho da fonte. Você também pode alterar o alinhamento do texto dentro de cada célula para alinhado à esquerda, alinhado à direita ou centralizado.

Uma coisa que pode ser confusa inicialmente é a terminologia. Cada novo documento que você abre no Excel é chamado de pasta de trabalho. Em cada pasta de trabalho, você cria uma planilha, que verá como uma guia na parte inferior da tela. Por padrão, uma nova planilha é chamada de Planilha1, mas você pode clicar com o botão direito nela e escolher Renomear para dar o nome que você deseja.

Para criar uma nova planilha, clique no + símbolo próximo à guia da planilha na parte inferior da tela. Você pode inserir uma planilha entre duas que já criou clicando com o botão direito em uma guia e escolhendo Inserir Folha. Você pode mover as páginas clicando na guia desejada e arrastando-a para a direita ou esquerda de onde ela está localizada no momento.

Um dos recursos mais úteis de uma planilha do Excel é o seu AutoSum recurso. Para ver como essa fórmula funciona, digite uma série de números em uma coluna e clique na célula em branco abaixo do último número. Na faixa de opções, clique em Fórmulas e AutoSum. Você verá a fórmula para o AutoSum pop-up na última caixa - por exemplo, = SOMA (A1: A4). Quando você clica Entrar, a fórmula totaliza as linhas acima dela e insere a soma na caixa que contém a fórmula.

Você também pode escrever suas próprias fórmulas. Conforme você fica mais confortável com esse recurso, pode estender o que pode fazer no aplicativo. Na fórmula de AutoSoma = SOMA (A1: A4), por exemplo, a fórmula está direcionando o Excel para totalizar os itens nas linhas A1 a A4.

Ao começar a trabalhar com grandes volumes de dados, você sentirá uma necessidade cada vez maior de gerenciar tudo com mais eficiência. UMA mesa dinâmica é integrado ao Excel como uma forma de organizar informações facilmente. Em vez de classificar manualmente as linhas e mais linhas de informações, você pode configurar as coisas para obter rapidamente os dados de que precisa.

Com uma tabela dinâmica, você não está reorganizando a planilha do Excel ou alterando os dados dentro dela. Em vez disso, você está girando os dados de uma maneira diferente - daí o nome "pivô" - para vê-los de uma direção diferente. Você pode inserir as informações manualmente ou deixar que o Excel faça o trabalho por você.

Se você deseja criar uma tabela dinâmica para sua planilha do Excel, a maneira mais fácil é permitir que a Microsoft recomende uma para você. Debaixo Inserir, clique na seta suspensa ao lado de Mesas e escolher Recomendar tabelas dinâmicas. Nesse ponto, a Microsoft apresenta várias opções para organizar seus dados.

Se você estiver se sentindo aventureiro, pode criar sua própria tabela dinâmica com base nos dados inseridos. Debaixo Inserir, vá para a seta suspensa ao lado de Mesas e selecione Tabela Dinâmica. Você pode escolher inserir sua tabela dinâmica na planilha existente ou iniciar uma nova planilha com as informações. Depois de selecionar Entrar, você poderá começar a construir seu relatório.

Outro recurso útil do Excel é o painel de controle, que pode rastrear seus dados em um só lugar. À medida que as empresas tendem a tomar decisões baseadas em dados, esse tipo de informação de fácil acesso está se tornando essencial. A melhor maneira de garantir o sucesso ao construir um painel é primeiro planejar o que você espera ganhar com isso. As métricas que você precisa reunir devem ser listadas muito antes de você começar a construir.

Quando estiver pronto para começar, importe seus dados para o Excel, se ainda não estiver lá. Em seguida, abra uma nova pasta de trabalho e configure uma ou duas planilhas extras adicionando guias na parte inferior. As folhas extras são onde você oculta seus dados extras. Em seguida, adicione um gráfico de Gantt escolhendo Inserir, Gráficos e a segunda opção. Para inserir seus dados, clique com o botão direito no gráfico e escolha Selecione os dados.

Entre os muitos usos comerciais do Excel está a criação de agendas. Se você administra uma empresa com funcionários de meio período que seguem uma programação semanal, o Excel pode ser útil. Seguindo um breve tutorial do Excel, você pode começar a criar uma programação para sua equipe.

Para criar uma programação, abra o Excel e insira Horários no Pesquisar todos os modelos caixa no canto superior direito. Escolha o modelo que melhor se adapta ao que você está tentando fazer. Neste caso, é provável que Programação de turno de funcionário ou Turno semanal de funcionários cronograma. Uma vez lá, você pode digitar os nomes fictícios com seus próprios nomes de funcionários, adicionar linhas e excluir cabeçalhos para que possa alterar os horários listados.

As macros são uma ferramenta útil da Microsoft que permite economizar etapas demoradas, designando comandos simples para tarefas mais complicadas que você executa todos os dias. Criar e usar macros é surpreendentemente fácil, especialmente quando você pega o jeito. Primeiro, você precisa adicionar o Desenvolvedor guia escolhendo Excel > Preferências > Faixa de Opções e Barra de Ferramentas. Verifica a Desenvolvedor caixa na lista à direita e salve a alteração.

Para fazer uma macro, escolha Macro de registro no Desenvolvedor aba. Nomeie a macro, insira a tecla de atalho para a qual deseja apontar a ação e pressione OK. Execute imediatamente a ação que deseja gravar e pressione Pare de gravar no Desenvolvedor aba. Sempre que desejar realizar essa ação, basta pressionar a sequência de palavras-chave que você especificou quando gravou a macro.

Listas longas de números podem ser enfadonhas. Você pode incrementar qualquer planilha do Excel adicionando elementos visuais. Um gráfico de pizza é uma ótima maneira de mostrar porcentagens, com cada seção da pizza representando um segmento das informações que você está transmitindo.

Para criar um gráfico de pizza, primeiro você precisa ter os dados em uma planilha. Se você entrevistou 100 pessoas, faça uma lista em uma coluna das respostas e o número de pessoas que escolheram cada resposta na coluna diretamente ao lado dela. Selecione as informações que deseja incluir no gráfico de pizza e escolha Inserir na barra de menu e Torta. Em seguida, selecione o estilo de sua preferência.

Um gráfico de barras é melhor para mostrar como algo mudou ao longo do tempo ou para comparar vários itens entre si. Se você fez uma pesquisa com um grande grupo de pessoas sobre os tópicos nos quais elas estão mais interessadas, por exemplo, você pode usar um gráfico de barras para mostrar como os homens e mulheres responderam em cada área de assunto.

Depois de inserir as informações em uma planilha do Excel, selecione os dados que deseja incluir e escolha Inserir > Gráfico > Bar na barra de menu. As informações são exibidas como um gráfico de barras automaticamente. Você pode alterar o layout do novo gráfico de barras na faixa de opções na parte superior da tela, incluindo a adição elementos do gráfico, ajustando rapidamente o layout e alterando as cores que estão sendo usadas para ilustrar seu dados.

Muitas empresas consideram uma planilha do Excel uma ferramenta útil para organizar e gerenciar grandes listas de mala direta. Embora existam aplicativos de banco de dados mais complexos para empresas que têm listas de mala direta pesadas, o Excel pode funcionar muito bem para empresas que ainda estão construindo e ampliando um banco de dados de clientes. Também pode ser uma maneira rápida e fácil de criar etiquetas de mala direta a partir de uma pequena lista de nomes que você escolheu online ou de respostas a uma promoção.

Antes de criar etiquetas de endereçamento, primeiro você precisa construir a lista de endereçamento de uma forma que possa ser facilmente transformada em endereços. Se quiser imprimir etiquetas, no entanto, você precisará ir ao Microsoft Word e escolher o tipo de correspondência que deseja enviar no Iniciar mala direta drop-down em Mailings. Se você quiser usar a lista que configurou no Excel, clique na seta suspensa ao lado de Selecione os Destinatários e escolher Use uma lista existente. Em seguida, conecte seu documento Excel.

Nenhum tutorial do Excel estaria completo sem revisar como imprimir o documento que você criou. Imprimir no Excel pode ser um pouco complicado, exigindo algumas etapas extras se você quiser linhas de grade ou precisar controlar a área do documento que deseja imprimir. Uma vez que uma pasta de trabalho pode conter várias planilhas, você também precisa se certificar de que está imprimindo apenas as planilhas de que precisa.

Antes de imprimir, selecione as planilhas que deseja imprimir. Se você quiser imprimir várias folhas, mantenha pressionada a Mudança enquanto clica nas guias. Escolher Arquivo > Imprimir > Mostrar detalhes. Aqui você pode escolher se deseja imprimir as planilhas ativas ou a pasta de trabalho inteira, além de escolher a orientação. Se você quiser imprimir linhas de grade ou cabeçalhos, no entanto, você precisa indicar que antes de escolher Arquivo > Imprimir selecionando Opções de folha debaixo de Layout da página guia e marcando as caixas para imprimir esses itens.