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Uma teleconferência é uma chamada em grupo entre colegas, familiares ou amigos. Uma pessoa inicia a chamada e passa as informações para as outras. Como o nome sugere, você está realizando uma conferência ou reunião por telefone. Existem várias vantagens e desvantagens da teleconferência que você deve considerar antes de escolher este método de reunião.
Você pode configurar uma teleconferência em questão de minutos. Existem serviços de teleconferência online que permitem que você faça login, defina a data e a hora da sua chamada e recuperar um número de telefone e número de identificação pessoal, ou PIN, para distribuir aos participantes da chamada quase imediatamente. Os participantes da chamada também têm muita flexibilidade. Os chamadores podem sair e voltar à discussão sempre que desejarem.
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Capacidade de gravar
Outra vantagem da teleconferência é que você tem o comprovante de quem participou da chamada e também pode gravá-la. Portanto, se houver alguma disputa ou dúvida sobre os termos de um acordo verbal feito por telefone, você pode simplesmente consultar a gravação ou a transcrição da chamada. Você também pode enviar um e-mail para cada participante com uma cópia da chamada. Isso ajudará seus clientes, colegas e funcionários a serem mais eficientes. Por exemplo, se você estava discutindo um projeto a ser concluído, um funcionário pode repetir a chamada para ser claro sobre sua função no projeto.
Difícil de oficializar
Em uma reunião normal, geralmente uma pessoa é designada para atuar como parlamentar no processo. O parlamentar é uma pessoa neutra que evita que a discussão saia do assunto, medeia argumentos e mantém o encontro curto. No entanto, quando você está tendo uma reunião por telefone, é menos provável que as pessoas respeitem e reconheçam o parlamentar. Como resultado, uma teleconferência pode ser difícil de gerenciar e oficializar.
Impessoal
Como essa teleconferência substitui uma reunião presencial real, essa pode ser uma maneira muito impessoal de conduzir negócios ou discutir questões com seu grupo. Você não pode olhar nos olhos de uma pessoa quando ela está falando ou observar seus movimentos para avaliar seu humor, significado ou intenção. É mais difícil para os membros desenvolverem uma forte conexão uns com os outros. Se você substituir as reuniões face a face pela teleconferência, os membros do seu grupo podem, com o tempo, começar a se desconectar uns dos outros.
