Conteúdo
- Etapa 1: prepare seus dados
- Etapa 2: experimente uma recomendação
- Etapa 3: personalize sua tabela dinâmica
- Etapa 4: crie suas próprias tabelas dinâmicas do zero
- Passo 5: Invista em algum aprendizado
Antes de começarmos, para que exatamente servem as tabelas dinâmicas? Simplificando, as tabelas dinâmicas permitem observar os mesmos dados de diferentes maneiras e de diferentes ângulos, para facilitar a realização de análises aprofundadas e a identificação de tendências importantes. Ao avaliar resultados de vendas, por exemplo, você pode querer olhar para uma pessoa individual, um produto específico ou um período de tempo específico. Com uma tabela dinâmica, você pode criar um conjunto de informações e depois mudar facilmente seu foco de uma coisa para outra — uma análise que seria tediosa de ser realizada manualmente.
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Observe que você precisará do versão completa do Excel 2016 para usar tabelas dinâmicas. A Plataforma Universal do Windows (UWP) Versão do Excel para Windows 10 não inclui isso e muitos outros recursos avançados do Excel. Finalmente, se você quiser experimentar novos recursos do Excel, junte-se ao Programa Office Insider e talvez seja o primeiro a experimentar uma nova função de tabela dinâmica.
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Etapa 1: prepare seus dados
Talvez a etapa mais importante no uso de tabelas dinâmicas do Excel seja organizar cuidadosamente seus dados. A maneira mais fácil de fazer isso é usar Tabelas Excel, que permite adicionar linhas que serão incluídas em sua tabela dinâmica sempre que você atualizar. Mas, no mínimo, você deseja que seus dados estejam em formato tabular, com cabeçalhos de coluna informativos e com dados consistentes dentro das colunas.
Por exemplo, digamos que você deseja analisar as informações de vendas da sua empresa. Você tem seis vendedores que vendem três produtos em diversas regiões. Seus produtos são personalizados para cada cliente e, portanto, os preços variam. Aqui está um exemplo de tabela com informações fictícias para lhe dar uma ideia de como os dados podem ser organizados com uma tabela dinâmica em mente.
A tabela foi criada simplesmente inserindo primeiro os dados, depois selecionando todo o intervalo e indo em Inserir > Tabela. Novamente, você não precisa realizar esta etapa, mas é recomendada se quiser adicionar mais linhas de dados posteriormente e facilitar a atualização de sua tabela dinâmica.
Mark Coppock/Tendências Digitais
Etapa 2: experimente uma recomendação
O Excel está cheio de truques bacanas para facilitar o trabalho com os dados e, sempre que possível, tentará adivinhar o que você deseja realizar e, em seguida, executará algumas etapas automaticamente. Essa natureza útil é demonstrada aqui pela ferramenta Tabelas Dinâmicas Recomendadas, que analisa seus dados e oferece algumas opções lógicas sobre como analisar e apresentar as coisas.
Para usar uma tabela dinâmica recomendada, basta ir em Inserir > Tabelas Dinâmicas Recomendadas. O Excel apresentará algumas opções para você considerar. Em nosso exemplo, o Excel oferece a criação de 10 tabelas dinâmicas diferentes que analisam vários ângulos diferentes em nossos dados de vendas. Observe que a forma como você rotula suas colunas é importante; O Excel lê esses cabeçalhos e oferece recomendações que fazem mais sentido. Se você quiser observar os preços de venda, por exemplo, não use o termo “custo”, pois o Excel baseará sua recomendação de acordo.
Uma recomendação é “Soma do total de vendas por cliente”. Se escolhermos essa opção, o Excel prosseguirá com a criação da tabela dinâmica.
Mark Coppock/Tendências Digitais
Observe que a tabela dinâmica exibe apenas os dados pertinentes à nossa análise atual. No lado direito, você encontrará os critérios que o Excel usou para criá-lo na caixa de diálogo Campos da Tabela Dinâmica. Abordaremos o que cada um desses campos significa na próxima seção sobre personalização.
Etapa 3: personalize sua tabela dinâmica
Cada um dos itens nesta caixa de diálogo é importante para determinar como sua tabela dinâmica funcionará. Clique na engrenagem de configuração para alterar a aparência desta caixa de diálogo para o que funcionar melhor para você.
Seleção de campos
Aqui, você escolhe quais colunas incluir em sua tabela dinâmica. A forma como esses dados serão preenchidos na tabela dinâmica é determinado pelo tipo de dados que eles representam – Excel descobrirá se você deve adicionar uma coluna à sua tabela dinâmica ou adicionar os dados do campo dentro do mesa. Por exemplo, se você selecionar “Itens”, o Excel presumirá que você deseja adicionar o número de itens para cada cliente.
Mark Coppock/Tendências Digitais
Por outro lado, se você selecionar “Data”, o Excel coloca os dados na tabela e organiza as vendas de acordo com a data em que ocorreram.
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Ao trabalhar em suas próprias tabelas dinâmicas, você pode experimentar para ver como a adição e a remoção de campos afetam os dados exibidos. Você descobrirá que o Excel faz um ótimo trabalho ao fazer seleções que fazem sentido, mas também pode mudar as coisas se as escolhas do Excel não fizerem sentido.
Filtros
Arraste itens da lista de seleção de campos para a seção “Filtros” se quiser limitar quais dados são mostrados. Por exemplo, se você arrastar “Cliente” para a seção “Filtros”, poderá facilmente mostrar apenas os dados de um ou de uma seleção de clientes.
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Colunas
Ao arrastar os campos para a seção “Colunas”, você pode expandir a forma como seus dados estão sendo relatados. Novamente, quando você arrasta um campo para esta seção, o Excel tentará descobrir como você deseja que os dados sejam apresentados. Por exemplo, se você arrastar “Data” para a seção “Colunas”, o Excel exibirá as vendas resumidas para o período mais lógico, que neste caso é por mês. Isso seria útil se sua principal preocupação fosse quanto foi vendido mensalmente, observando os padrões de compra dos clientes.
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Linhas
Da mesma forma, você pode arrastar campos para a seção “Linhas” para incorporar dados diferentes nas linhas da tabela dinâmica. Novamente, se arrastarmos “Data” para a seção “Linhas”, o Excel irá dividir as vendas por cliente por mês, mas os dados serão resumidos por cliente e não por mês como no exemplo anterior. Nesse caso, você está mais preocupado com quanto vendeu para cada cliente, mas também deseja identificar tendências baseadas no tempo.
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Valores
Finalmente, a seção “Valores” determina como você está analisando seus dados. Em todos os nossos exemplos até agora, analisamos as vendas totais. Se você clicar na tecla de seta para baixo nesta seção, poderá definir as configurações do campo de valor para ver um cálculo numérico diferente.
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Por exemplo, digamos que você queira observar as médias de vendas em vez das vendas totais. Você simplesmente selecionaria “Média” na caixa de diálogo de configurações do campo de valor. Você também pode definir o formato numérico para que os resultados façam mais sentido.
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Agora, em vez de considerar as vendas totais por cliente e, em seguida, calcular um total geral, estamos analisando as vendas médias por empresa e, em seguida, as vendas médias em toda a empresa. Isso seria útil para avaliar quais clientes estão acima ou abaixo da média em vendas, por exemplo, e, portanto, quais merecem mais (ou menos) atenção. Em nosso exemplo, talvez a Acme Engineering e a Jones Roofing não mereçam tanta atenção de vendas quanto as outras.
Claramente, as tabelas dinâmicas oferecem uma série de opções para facilitar o fatiamento e a divisão de seus dados. O truque para usar tabelas dinâmicas de maneira eficaz é decidir exatamente o que você deseja ver antes de começar a aplicar as opções. Você também deseja ter certeza de que seus dados correspondem à forma como você organizou sua tabela e como nomeou seus cabeçalhos. Quanto mais cuidadoso você tiver ao configurar as coisas, mais eficazes serão suas tabelas dinâmicas.
Etapa 4: crie suas próprias tabelas dinâmicas do zero
Depois de experimentar o recurso de tabela dinâmica e compreender como as várias opções afetam seus dados, você poderá começar a criar uma tabela dinâmica do zero. O processo é semelhante a usar uma recomendação, só que você vai em Inserir > Tabela Dinâmica e seleciona manualmente seus dados como primeira etapa.
No nosso caso, isso significa selecionar Tabela1, mas também podemos selecionar um intervalo de dados ou extrair de uma fonte de dados externa. Também podemos decidir se queremos criar uma nova planilha ou colocar a tabela dinâmica próxima aos nossos dados em um determinado local da planilha existente.
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Depois de fazermos nossa seleção, somos apresentados a uma tabela dinâmica em branco e à caixa de diálogo Campos da tabela dinâmica.
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Criar nossa própria tabela dinâmica é apenas uma simples questão de selecionar campos e determinar como queremos que os dados sejam calculados e exibidos. Digamos que queremos ver o desempenho dos vendedores por mês, com um total geral de vendas no ano. Selecionaríamos os campos “Vendedor”, “Data” e “Total de Vendas”, arrastaríamos o campo “Vendedor” para a seção “Filtros” e configuraríamos os valores para serem exibidos como moeda. O Excel adiciona automaticamente os itens de data relevantes à seção “Linhas” e assume que queremos ver as somas.
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Por padrão, o Excel mostrará todos os dados de todos os vendedores. Também podemos selecionar um único vendedor para ver apenas seus dados. Neste caso, vemos que Judy French teve vendas em apenas três meses, embora o total das suas vendas tenha sido significativo. Isso poderia significar que seu processo de vendas era mais longo porque ela estava perseguindo baleias em vez de peixes – uma conclusão valiosa, se correta. Talvez investir em um assistente para ajudar Judy a fechar suas vendas mais rapidamente fosse uma boa ideia.
Mark Coppock/Tendências Digitais
Passo 5: Invista em algum aprendizado
Se você quiser obter realmente bom no uso de tabelas dinâmicas do Excel, invista algum tempo aprendendo um pouco mais sobre como ele usa os vários tipos de dados. A Microsoft oferece seus próprios recursos de treinamento e há uma série de treinadores terceirizados considerar.
Geralmente, porém, isso significa aprofundar-se no Excel de uma forma que está além do escopo deste guia. No entanto, esperamos que agora você veja como as tabelas dinâmicas podem ser uma ferramenta poderosa na análise de seus dados e é relativamente fácil começar, desde que você tenha seus dados configurados no tipo certo de mesa. E não podemos enfatizar o suficiente o quão importante é saber o que você deseja realizar com sua tabela dinâmica antes de começar.
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