As tarefas do Outlook ajudam a gerenciar seus itens importantes da lista de tarefas pendentes.
Crédito da imagem: Andreas Rodriguez / iStock / Getty Images
Você pode integrar a metodologia Getting Things Done de David Allen com o Microsoft Outlook 2013 usando categorias, sinalizadores de acompanhamento e prioridades. Embora você possa configurar manualmente o Outlook em seu PC para implementar a metodologia GTD, vários suplementos do Outlook oferecem ferramentas avançadas de integração GTD. Você pode criar tarefas diretamente de seus outros itens do Outlook, como e-mail e compromissos e, em seguida, atribuí-los a projetos e listas de ações para ajudá-lo a processar sua caixa de entrada com mais eficiência.
Configurando Manualmente o Outlook para GTD
Passo 1
Insira cada um de seus projetos no Outlook como categorias para que você possa associar itens a projetos específicos. Clique com o botão direito em um e-mail, compromisso ou tarefa, clique em "Categorizar" e em "Todas as categorias". Clique no botão "Novo…". Adicione cada nome de projeto e atribua uma cor.
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Passo 2
Converta outros itens do Outlook em tarefas à medida que chegarem ao seu conhecimento. Por exemplo, você pode converter uma mensagem de e-mail em uma tarefa. Arraste e solte um compromisso, mensagem de correio, contato ou uma nota em "Tarefas" no painel de navegação para criar automaticamente uma nova tarefa a partir do conteúdo do item.
etapa 3
Atribua sinalizadores e prioridades às suas tarefas. Abra uma tarefa e clique nos comandos no grupo Acompanhamento da faixa inicial em Tarefas para adicionar um sinalizador. Clique no botão "Prioridade" no grupo Marcas para marcar um item como "Alta Importância". Você pode usar este indicador para marcar seus itens de ação seguindo a metodologia GTD.
Passo 4
Visualize sua lista de tarefas por projeto, data ou importância. Clique em “Tarefas” no painel de navegação. Clique na guia "Exibir". Selecione uma das opções de visualização disponíveis na caixa suspensa no grupo Disposição. Por exemplo, selecione "Categorias" para organizar suas tarefas por projetos, "Data de início" ou "Data de vencimento" para organizar suas tarefas por data ou "Prioridade" para organizar suas tarefas por prioridade.
Usando o suplemento NetCentrics GTD Outlook
Passo 1
Baixe e instale a versão de avaliação gratuita do complemento Getting Things Done Outlook da NetCentrics. Este suplemento foi desenvolvido para simplificar sua capacidade de processar itens do Outlook seguindo a metodologia de David Allen.
Passo 2
Selecione uma das ações principais na barra de ferramentas NetCentrics para processar seus itens do Outlook em tarefas. Por exemplo, selecione uma dessas ações do grupo Getting Things Done da faixa de opções Home: "Ação", "Próxima Ação", "Delegar", "Adiar" ou "Algum dia." Quando você seleciona um desses comandos de um item de correio, uma tarefa é arquivada em sua respectiva pasta e a ação é atribuída ao tarefa.
etapa 3
Gerencie todos os seus projetos em andamento usando o Project Central. Clique no botão "Project Central" no grupo Getting Things Done da faixa de opções Home. Você pode usar esta janela para ajudá-lo a organizar tarefas em projetos específicos.
Passo 4
Gere um relatório do projeto. Clique no botão de menu "Projeto" no Project Central e, em seguida, clique em "Criar Relatório…". Selecione as opções para incluir em seu relatório. Por exemplo, selecione "Data de vencimento" na lista suspensa Classificar tarefas por. Clique em "OK" para gerar seu relatório. Clique no botão Imprimir para imprimir seu relatório - ele está rotulado com um ícone semelhante a uma impressora.
Usando o suplemento TaskCracker para Outlook
Passo 1
Baixe e instale a versão de avaliação gratuita de 30 dias do TaskCracker for Outlook. TaskCracker ajuda a organizar seus itens do Outlook usando uma representação visual de suas tarefas e projetos com uma interface de arrastar e soltar.
Passo 2
Clique no comando "Abrir TaskCracker" no grupo Abrir da faixa de opções TaskCracker. Como alternativa, você pode clicar em “TaskCracker” na parte inferior do painel de pastas à esquerda.
etapa 3
Organize suas tarefas com base na prioridade. Clique em uma tarefa, arraste-a para outro quadrante dentro da tela do TaskCracker e solte-a para atribuir a tarefa a essa prioridade. Você pode usar este método para atribuir ações rapidamente à sua lista de tarefas sem ter que abrir cada tarefa individual.
