Como fazer backup de e-mails, contatos e muito mais no Outlook

Para muitos profissionais, o Microsoft Outlook é o centro do seu fluxo de trabalho. Sendo esse o caso, é importante garantir que os arquivos do aplicativo – seus registros de e-mails, contatos e calendários – sejam periodicamente salvos em backup em um local seguro. Da mesma forma, se você estiver mudando para um novo PC, é muito mais fácil recarregar um único arquivo do que passar pelo tedioso processo de configurar suas contas de e-mail novamente. Felizmente, o Outlook simplifica o backup manual de sua conta e configurações e a reimportação delas para fácil configuração. O guia abaixo se aplica ao Office 2010, Office 2013 e Office 2016.

Fazendo backup de seus arquivos

Passo 1: Para começar a fazer backup de seus arquivos no Outlook 2013 e 2016, clique no botão Arquivo menu e selecione Abrir e exportar no menu à esquerda.

Passo 2: Clique no Importar/Exportar para abrir o Assistente de Importação e Exportação, que também o expulsará do sistema de menu sensível ao toque – é melhor ter um teclado e mouse convencionais ou touchpad para as etapas a seguir. No Outlook 2010, clique em

Arquivo, selecione Opções, e clique Avançado.

Etapa 3: Clique Exportar para abrir o assistente. As etapas a seguir são idênticas para todas as três versões do Outlook.

Passo 4: Selecione Exportar para um arquivo na lista de ações e clique em Próximo, o que resultará em duas opções. Selecione Arquivo de dados do Outlook (.pst), e clique Próximo de novo. Na próxima tela, selecione quais arquivos e pastas você deseja fazer backup. Na maioria das vezes, você desejará criar um backup completo dos arquivos de uma conta. Para fazer isso, basta clicar no endereço de e-mail associado à conta, o primeiro item da lista, e clicar Próximo. Certifique-se de que Incluir subpastas é verificado para que você capture todas as informações.

Etapa 5: Se você quiser ter maior controle sobre o backup, clique em uma pasta de e-mail individual, na seção Contatos ou Calendários ou em qualquer uma das outras opções da lista. Por padrão, também será feito backup de todas as pastas dentro de uma pasta selecionada. Para desativar esse comportamento, desmarque a caixa marcada incluir subpastas. Para remover mensagens de e-mail específicas do backup, como mensagens enviadas para ou do seu endereço pessoal, clique em filtros. Nesta tela, você pode criar uma busca por palavra, assunto ou campo do corpo, de ou para endereço, ou horário. Filtros mais avançados, incluindo tamanho, sinalizadores e classificações de importância, estão disponíveis no Mescolhas de minério e Avançado guias. Quando terminar de configurar seus filtros, clique em OK para retornar ao menu de exportação.

Etapa 6: A próxima tela permite que você selecione o local e o nome do seu arquivo de backup. Clique Navegare navegue até a pasta desejada, nomeie o arquivo e clique em OK. A janela do navegador será fechada.

Etapa 7: Clique Terminar. Você pode adicionar uma senha a este arquivo para segurança extra ou deixar ambos os campos em branco se não quiser atribuir uma senha. Então clique OK para criar o arquivo de backup. Lembre-se de que pode demorar alguns segundos se você tiver muitos e-mails armazenados no Outlook.

Gerenciando backups

O arquivo PST que você acabou de criar pode ser movido ou copiado como qualquer outro arquivo. Isso torna mais fácil mantê-lo seguro; basta jogá-lo em uma unidade USB, arrastá-lo para um disco rígido externo ou carregá-lo na nuvem para manter um registro de seus e-mails fisicamente separados do seu computador. Esteja ciente de que o arquivo é muito grande – 1.000 e-mails equivalem a cerca de 100 MB, em nossos testes – e, portanto, talvez você não consiga enviá-lo pelos canais habituais.

Lembre-se de que este não é um arquivo ativo, o que significa que não registrará ou fará backup de nenhum e-mail que você receber ou enviar depois você o cria. Para um arquivo mais atualizado, o Outlook armazena automaticamente seus e-mails e outras configurações em um arquivo PST no Documentos > Arquivos do Outlook pasta sob seu nome de usuário. Este arquivo está sempre atualizado, mas como é armazenado localmente, é vulnerável a falhas. Você pode reduzir o risco de perder e-mails, itens de calendário e contatos recentes configurando um programa de backup ou armazenamento em nuvem para monitorar a pasta Arquivos do Outlook.

Importando backups

Passo 1: O processo de importação de arquivos de backup PST é semelhante ao de criá-los. No Outlook 2013 e 2016, clique em Arquivo na janela principal do Outlook e selecione Abrir e exportar da série de opções. Em seguida, selecione Importar/Exportar para abrir o Assistente de Importação e Exportação. No Outlook 2010, clique em Arquivo, selecione Abrir”, e clique Importar. As etapas abaixo se aplicam a todas as três versões do Outlook.

Passo 2: Clique Importar de outro programa ou arquivo, seguido pela Próximo. Depois, selecione Arquivo de dados do Outlook e clique Próximo de novo. Clique Navegare navegue até o arquivo que deseja importar, na máquina local, no dispositivo externo ou em algum lugar em uma rede conectada. No Opções área, você pode optar por substituir e-mails e contatos duplicados por itens importados, permitir a criação de duplicatas ou simplesmente não importar duplicatas.

Etapa 3: Se o backup do qual você está importando for mais recente que os e-mails que você tem atualmente no Outlook, selecione Substituir duplicatas. Se o backup for mais antigo que os e-mails atuais no Outlook, selecione Não importe duplicatas. Geralmente não há necessidade de selecionar Permitir a criação de duplicatas a menos que você saiba que precisa de informações específicas dos arquivos antigos e novos. Clique Próximo quando estiver pronto para prosseguir.

Passo 4: Nesta tela, selecione quais pastas serão importadas e para onde deseja importá-las. Se você estiver importando as informações de uma única conta, basta clicar Arquivo de dados do Outlook. Você também pode selecionar pastas individuais ou filtrar o arquivo, assim como na seção acima. Clique Terminar quando estiver pronto e, se solicitado, digite a senha associada ao seu arquivo. É isso! Seus e-mails e outras configurações aparecerão no Outlook assim que o processo de importação for concluído.

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