Configure regras complexas com várias condições ou exceções para gerenciar seu e-mail.
Uma caixa de entrada de e-mail ocupada logo pode se encher com uma mistura de mensagens urgentes e importantes ou completamente irrelevantes e triviais. Uma forma de separar o joio do e-mail é definir regras que filtrem automaticamente as mensagens em pastas diferentes à medida que chegam à sua caixa de entrada. O Outlook oferece muitas opções de regras para filtrar mensagens por palavras-chave, remetente, assunto, conta ou campo de endereço. Uma das regras de filtro mais comumente usadas desvia e-mails de uma pessoa ou grupo de pessoas específico - digamos, seu chefe, um cliente ou os membros de uma equipe de projeto - da caixa de entrada para uma pasta dedicada. Use o recurso Regras e Alertas no Outlook 2013 para filtrar e organizar seus e-mails automaticamente.
Passo 1
Clique na guia "Arquivo".
Clique na guia “Arquivo” na faixa do menu principal de qualquer tela do Outlook.
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Passo 2
Selecione "Gerenciar regras e alertas".
Selecione o botão "Gerenciar regras e alertas" na tela de informações.
etapa 3
Clique em "Nova regra".
Clique no botão "Nova regra" na janela de diálogo Regras e alertas. Você também pode alterar as configurações das regras existentes nesta janela de diálogo.
Passo 4
Escolha um modelo de regra.
Selecione seu modelo de regra preferido na lista da seção "Selecionar um modelo" da janela de diálogo do Assistente de Regras. O Outlook oferece modelos de regras que abrangem muitas tarefas de filtragem de e-mail. Uma das regras mais usadas filtra mensagens de uma pessoa ou grupo de pessoas para uma pasta específica. Selecione "Mover mensagens de alguém para uma pasta" e clique no link sublinhado "pessoas ou grupo público" no painel de descrição da regra.
Etapa 5
Selecione um contato.
Clique duas vezes em cada contato em seu catálogo de endereços do Outlook para adicioná-los ao campo "De". Clique no botão "OK".
Etapa 6
Especifique uma pasta.
Clique no link da pasta "especificada" no painel de descrição da regra na caixa de diálogo do Assistente de Regras.
Etapa 7
Selecione a pasta.
Clique para selecionar a pasta do Outlook que você deseja usar para armazenar mensagens filtradas pela regra. O painel "Escolha uma pasta:" exibe todas as pastas disponíveis do Outlook. Clique no botão "OK".
Etapa 8
Clique em “Avançar”.
Revise suas configurações de regra. Você pode adicionar ou remover pessoas ou alterar o destino da pasta clicando nesses links no painel de descrição da regra. Clique em "Avançar" quando estiver pronto para prosseguir.
Etapa 9
Selecione as condições da regra.
Clique para selecionar qualquer outra condição que deseja incluir na regra; por exemplo, habilitar a caixa de seleção "enviado apenas para mim" significa que o Outlook aplicará a regra apenas aos e-mails enviados apenas para você.
Etapa 10
Selecione exceções de regra.
Selecione quaisquer exceções à sua regra; por exemplo, optar por "exceto se enviado apenas para mim" significa que o Outlook não seguirá a regra para e-mails enviados apenas para você. Muitas das exceções e condições incluem ações configuráveis. Por exemplo, se você selecionar a exceção "exceto se o assunto contiver palavras específicas", clique no link sublinhado "palavras específicas" e selecione as palavras a serem adicionadas à regra. Clique no botão "Avançar".
Etapa 11
Adicione um nome de regra.
Insira um nome para a regra no campo aplicável. Clique para selecionar "Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na caixa de entrada" se desejar aplicar a regra a todas as mensagens existentes na caixa de entrada. Clique no botão "Concluir" para concluir a configuração e sair do Assistente de Regras.
Etapa 12
Aplique as mudanças.
Selecione "Aplicar" e depois "OK" para implementar a regra e sair da janela de diálogo Regras e alertas.
Gorjeta
O Outlook também oferece uma opção de filtro para ajudá-lo a pesquisar seus e-mails em busca de mensagens com base em critérios específicos, como data de recebimento, status de importância ou se havia um anexo. Clique na guia "Página inicial", clique em "Filtrar e-mail" no grupo Ferramentas de localização e selecione o filtro de pesquisa de e-mail de sua preferência na lista suspensa.
O filtro de lixo eletrônico do Outlook move automaticamente as mensagens suspeitas de spam para a pasta Lixo Eletrônico. Você pode ajustar essas configurações para bloquear remetentes ou adicionar remetentes a uma lista segura. Vá para "Página inicial", "Lixo" e depois "Opções de lixo eletrônico" para verificar e alterar as configurações de lixo eletrônico do Outlook.
