Dados da planilha em um tablet.
Crédito da imagem: Pixsooz / iStock / Getty Images
O modo compartilhado no Excel 2007, 2010 e 2013 rastreia todas as alterações feitas em uma pasta de trabalho e permite que até 256 usuários em uma rede colaborem simultaneamente. Sem o modo compartilhado, qualquer usuário que acessar um arquivo após o primeiro usuário pode abri-lo apenas no modo somente leitura. No entanto, o compartilhamento de uma pasta de trabalho limita severamente os recursos disponíveis do Excel, então desative-o na guia Revisão para recuperar a funcionalidade quando você for a única pessoa usando um arquivo.
Ativar ou desativar o modo compartilhado
Para alternar o modo compartilhado, clique em "Compartilhar pasta de trabalho" e marque ou desmarque a caixa "Permitir alterações ..." na guia Edição. Como alternativa, remova um usuário específico de uma pasta de trabalho compartilhada selecionando um usuário na guia Edição e pressionando "Remover usuário". Desativando o modo compartilhado causa várias alterações imediatas em uma pasta de trabalho, portanto, antes de desligá-lo, verifique os efeitos para ter certeza de que você está pronto para desligá-lo compartilhamento.
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Efeitos da desativação do modo compartilhado
Assim que você desativa o compartilhamento, todos os outros usuários perdem a capacidade de salvar as alterações, mesmo se ainda estiverem trabalhando ativamente em um arquivo. Desativar o compartilhamento também apaga o histórico de alterações, que mantém um registro de todas as modificações. Para manter esse histórico, pressione "Rastrear alterações" na guia Revisão e selecione "Realçar alterações". Defina a opção "Quando" para "Todos" e marque "Listar alterações em uma nova planilha." Abra a nova folha de histórico, selecione toda a lista de alterações, copie-a pressionando "Ctrl-C", inicie um novo pasta de trabalho e cole a lista pressionando “Ctrl-V”. Como alternativa, salve uma segunda cópia de sua pasta de trabalho e desative o compartilhamento em apenas um versão. Esse método garante que você retenha a lista de alterações e uma cópia do livro cujo conteúdo corresponda a essas alterações.
Desvantagens do modo compartilhado
Apesar dos benefícios do modo compartilhado, habilitar o recurso impede que você e todos os outros usuários acessem vários recursos básicos do Excel. Por exemplo, você não pode mesclar ou dividir células, criar tabelas, excluir planilhas ou inserir objetos como imagens. O Excel torna as opções indisponíveis no modo compartilhado, incluindo quase toda a guia Inserir. Ao desligar o modo compartilhado, você recupera o acesso a todos esses recursos. Como alternativa, se precisar desses recursos, mas tiver vários colaboradores, você posso ainda edita uma pasta de trabalho em vários computadores, mesmo sem o modo compartilhado - mas não simultaneamente.
Mova-se para trás e para a frente
Se você precisa do modo compartilhado e dos recursos desativados pelo modo compartilhado, mas não está preocupado em rastrear o histórico de alterações, ative e desative o compartilhamento conforme necessário. A maioria dos recursos desabilitados pelo modo compartilhado funcionam bem, desde que existam no arquivo antes do compartilhamento - você simplesmente não pode alterá-los com ele habilitado. Por exemplo, para adicionar uma imagem, desative o compartilhamento, insira a imagem e reative o compartilhamento. Uma limitação importante: você não pode compartilhar uma pasta de trabalho contendo uma tabela. Para remover uma tabela sem perder dados, clique com o botão direito na tabela, escolha “Tabela” e clique em “Converter para intervalo”.
